Datenschutz Erklärung

1. Einleitung

Kalima ("wir", "uns", "unser") verpflichtet sich, Ihre Privatsphäre zu schützen. Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir Ihre personenbezogenen Daten erheben, verwenden, offenlegen und schützen, wenn Sie unsere mehrsprachige Transkriptions- und Übersetzungsplattform ("Dienst") nutzen. Sie steht im Einklang mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und weiteren anwendbaren Datenschutzgesetzen.

2. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

• Kalima Labs UG (haftungsbeschränkt)
• [Anschrift: noch zu ergänzen], Deutschland
• Vertreten durch den Geschäftsführer: [Geschäftsführer/in: noch zu ergänzen]
• Handelsregister: [Registergericht und HRB-Nummer: noch zu ergänzen]
• [USt-IdNr.: noch zu ergänzen]

Bei Fragen oder Anliegen zu Ihren personenbezogenen Daten erreichen Sie unsere Datenschutz-Kontaktstelle unter [email protected]. Wir haben keinen gesonderten Datenschutzbeauftragten bestellt; über diese Adresse erreichen Sie das für den Datenschutz zuständige Team.

3. Welche Daten wir erheben

3.1 Kontodaten

Bei der Registrierung erheben wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Anmeldedaten. Wenn Sie sich über Google anmelden, erhalten wir Ihre Google-Profildaten (Name, E-Mail-Adresse, Profilbild).

3.2 Nutzungsdaten

Wir erheben automatisch Informationen darüber, wie Sie den Dienst nutzen, einschließlich Sitzungsdauer, genutzter Funktionen und Leistungskennzahlen.

3.3 Audiodaten

Zur Transkription übertragene Audiodaten werden in Echtzeit verarbeitet und nicht dauerhaft gespeichert, es sei denn, Sie entscheiden sich ausdrücklich dafür, eine Sitzung aufzuzeichnen und zu speichern. Die gesamte Audioverarbeitung erfolgt auf Servern in der EU, um die Einhaltung der DSGVO zu gewährleisten.

3.4 Cookies und ähnliche Technologien

Wir verwenden essenzielle Cookies für die Authentifizierung und Sitzungsverwaltung. Optionale Analyse- und Marketing-Cookies werden nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gesetzt. Einzelheiten und Einstellungen finden Sie in unserem Cookie-Banner.

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Vertragserfüllung - zur Bereitstellung des von Ihnen gebuchten Dienstes.
• Einwilligung - für optionale Cookies, Marketingkommunikation und Analyse.
• Berechtigtes Interesse - für Sicherheit, Betrugsprävention und Verbesserung des Dienstes.
• Rechtliche Verpflichtung - zur Einhaltung geltender Gesetze und Vorschriften.

5. Wie wir Ihre Daten nutzen

• Um den Dienst bereitzustellen, zu betreiben und zu verbessern.
• Um Ihre Identität zu authentifizieren und Ihr Konto zu verwalten.
• Um Zahlungen abzuwickeln und Abonnements zu verwalten.
• Um dienstbezogene Mitteilungen zu versenden (z. B. Abrechnung, Sicherheitshinweise).
• Um Nutzungsmuster zur Leistung und Zuverlässigkeit zu überwachen und auszuwerten (mit Einwilligung).
• Um technische Probleme und Sicherheitsbedrohungen zu erkennen, zu verhindern und zu beheben.

6. Datenweitergabe und Dritte

Wir geben personenbezogene Daten ausschließlich an Dienstleister (Auftragsverarbeiter) weiter, die in unserem Auftrag tätig sind, und zwar in folgenden Kategorien:

• Anbieter der Transkriptionsverarbeitung - Audiodaten für die Echtzeit-Spracherkennung, verarbeitet auf EU-Servern.
• Anbieter der KI-Verarbeitung - Textdaten für Zusammenfassungen, Chat- und Übersetzungsfunktionen.
• Anbieter der Cloud-Infrastruktur - Hosting und Datenspeicherung in der EU.
• Produktanalyse und Sitzungsaufzeichnung (PostHog) - Nutzungsanalyse, Sitzungsaufzeichnungen (Session Replay), Umfragen und Feature-Flags, gehostet in der EU und über einen eigenen Reverse-Proxy angebunden. Wird nur mit Ihrer Einwilligung geladen und beendet sich, sobald Sie diese widerrufen. Die Sitzungsaufzeichnung ist stark maskiert (sämtliche Texte und Formularfelder werden verborgen) und auf den Studio-, Transkript- und Freigabeseiten vollständig deaktiviert, sodass niemals Transkript- oder Sitzungsinhalte aufgezeichnet werden. PostHog kann aus Ihrer IP-Adresse einen groben, länderbezogenen Standort ableiten; Ihre IP-Adresse wird nicht zu Ihrer Identifizierung genutzt.
• Fehler- und Leistungsüberwachung (Sentry) - Fehlerberichte, Leistungsmessungen und Anwendungsprotokolle, gehostet in der EU (Deutschland). Sentry verwendet keine Sitzungsaufzeichnung. Wir übermitteln weder Ihre IP-Adresse noch Cookies an Sentry und identifizieren Sie ausschließlich über eine interne Konto-ID, niemals über Ihren Namen oder Ihre E-Mail-Adresse. Der Dienst läuft nur im Produktivbetrieb, wird nur mit Ihrer Einwilligung geladen und beendet sich, sobald Sie diese widerrufen. Ein Filter entfernt Geheimnisse und bekannte Inhaltsfelder aus jedem Bericht, bevor er Ihr Gerät verlässt.
• Authentifizierungsanbieter (Google) - nur, wenn Sie die Anmeldung über Google nutzen.
• Zahlungsdienstleister (Stripe) - für die Abrechnung von Abonnements und Guthaben.

Manche betrieblichen Ereignisse, etwa Abrechnungs- und Abonnementänderungen über Stripe, die Kontoerstellung sowie der Start oder Abschluss einer Aufnahme, werden unabhängig von Ihrer Cookie-Einstellung über PostHog auf unseren Servern erfasst, weil sie aus Zahlungs-Webhooks und Hintergrundprozessen stammen, die Ihren Browser nie zu Gesicht bekommen. Diese Ereignisse enthalten niemals Transkript- oder KI-Inhalte, sind ausschließlich Ihrer internen Konto-ID zugeordnet und dienen der Vertragserfüllung und dem Betrieb des Dienstes, nicht der einwilligungsbasierten Analyse. Außerdem verwenden wir Feature-Flags, um zu bestimmen, welche Produktfunktionen für Ihr Konto aktiviert sind; das ist eine funktionale Entscheidung über den Funktionsumfang Ihres Produkts, kein Tracking, und kann auch dann greifen, wenn Sie der Analyse widersprochen haben.

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte und verwenden Ihre Gespräche nicht zum Training von KI-Modellen.

7. Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange Ihr Konto aktiv ist oder soweit dies zur Bereitstellung des Dienstes erforderlich ist. Gelöschte Sitzungen und zugehörige Daten werden innerhalb von 30 Tagen endgültig entfernt. Sie können die Löschung Ihres Kontos jederzeit verlangen.

8. Ihre Rechte (DSGVO)

Als betroffene Person haben Sie nach der DSGVO folgende Rechte:

• Auskunft - eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten anzufordern.
• Berichtigung - unrichtige oder unvollständige Daten korrigieren zu lassen.
• Löschung- die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen ("Recht auf Vergessenwerden").
• Einschränkung - die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken zu lassen.
• Datenübertragbarkeit - Ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format zu erhalten.
• Widerspruch - der auf berechtigtem Interesse beruhenden Verarbeitung zu widersprechen.
• Widerruf der Einwilligung - eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Um eines dieser Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns unter [email protected]. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen. Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.

9. Internationale Datenübermittlungen

Die primäre Datenverarbeitung findet innerhalb der Europäischen Union statt. Soweit Übermittlungen außerhalb der EU erforderlich sind (z. B. für die KI-Verarbeitung), stellen wir angemessene Garantien sicher, einschließlich EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) oder gleichwertiger Mechanismen.

10. Datensicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten, darunter Verschlüsselung bei der Übertragung (TLS) und AES-256-Verschlüsselung im Ruhezustand, Zugriffskontrollen sowie regelmäßige Sicherheitsbewertungen.

11. Datenschutz von Minderjährigen

Der Dienst richtet sich nicht an Kinder unter 16 Jahren. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern unter 16 Jahren. Sollten Sie der Ansicht sein, dass wir versehentlich solche Daten erhoben haben, kontaktieren Sie uns bitte umgehend.

12. Änderungen dieser Richtlinie

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Wesentliche Änderungen teilen wir Ihnen per E-Mail oder über eine In-App-Benachrichtigung mit. Das oben angegebene Datum ("Gültig ab") weist auf die jeweils aktuelle Fassung hin.

13. Kontakt

Bei datenschutzbezogenen Fragen, Anliegen oder Anfragen wenden Sie sich an unsere Datenschutz-Kontaktstelle unter [email protected].