Dieser Vertrag gilt zwischen dem Kunden als Verantwortlichem und der ByteHawk GmbH, Fährstraße 217, 40221 Düsseldorf, als Auftragsverarbeiter („Kalima“). Er ist nach Abschnitt 7 der Nutzungsbedingungen Teil des Vertrags über die Nutzung von Kalima und gilt, sobald ein Unternehmen Kalima nutzt und dabei personenbezogene Daten verarbeitet, für die es selbst verantwortlich ist. Eine gesonderte Unterschrift ist nicht nötig.
1. Gegenstand und Dauer
Kalima verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden, um ihm den Dienst bereitzustellen: Aufnahme, Transkription, Übersetzung, KI-Funktionen, Speicherung, Freigabe und Export. Der Vertrag läuft so lange wie der Hauptvertrag und endet mit ihm. Pflichten, die über das Vertragsende hinaus wirken, etwa zur Löschung, bleiben bestehen.
2. Art der Verarbeitung
- Zweck: Bereitstellung des Dienstes nach dem Hauptvertrag.
- Arten von Daten: Audioaufnahmen und hochgeladene Dateien, Transkripte, Übersetzungen, Sprechernamen, Titel und Notizen, KI-Zusammenfassungen und KI-Chats, Freigabeeinstellungen sowie Konto- und Nutzungsdaten der Mitglieder des Kunden. Je nach Inhalt der Gespräche können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) enthalten sein.
- Betroffene Personen: Nutzer und Teammitglieder des Kunden, Gesprächsteilnehmer, deren Stimme aufgenommen wird, und Personen, die in Aufnahmen oder Dateien genannt werden.
Konto-, Abrechnungs- und Nutzungsdaten, die Kalima für eigene Zwecke verarbeitet, etwa für Abrechnung, Sicherheit und die Verbesserung des Dienstes, fallen nicht unter diesen Vertrag. Dafür ist Kalima selbst Verantwortlicher, und es gilt die Datenschutzerklärung.
3. Weisungen
Kalima verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Kunden, es sei denn, das Recht der EU oder Deutschlands verpflichtet Kalima zu einer anderen Verarbeitung. In diesem Fall teilt Kalima dem Kunden das vorher mit, soweit das Gesetz es nicht verbietet. Weisungen sind dieser Vertrag, die Einstellungen und Aktionen des Kunden im Dienst und schriftliche Weisungen per E-Mail an privacy@meetkalima.com. Hält Kalima eine Weisung für rechtswidrig, weist Kalima den Kunden unverzüglich darauf hin.
4. Vertraulichkeit
Alle Personen, die bei Kalima Zugang zu den Daten haben, sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Ist der Kunde Berufsgeheimnisträger im Sinne von § 203 StGB, verpflichtet Kalima diese Personen zusätzlich ausdrücklich zur Geheimhaltung und weist sie auf die strafrechtlichen Folgen einer Verletzung hin.
5. Sicherheit
Kalima trifft die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, die in Anlage 2 beschrieben sind. Kalima darf sie weiterentwickeln, solange das Schutzniveau nicht sinkt.
6. Unterauftragsverarbeiter
Der Kunde erteilt eine allgemeine Genehmigung für den Einsatz der in Anlage 1 genannten Unterauftragsverarbeiter. Kalima verpflichtet jeden von ihnen vertraglich auf ein Schutzniveau, das diesem Vertrag entspricht, und haftet für sie wie für eigenes Handeln. Bevor Kalima einen Unterauftragsverarbeiter hinzufügt oder ersetzt, informiert Kalima die Inhaber der Kundenkonten mindestens 14 Tage vorher per E-Mail. Der Kunde kann in dieser Zeit aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen. Finden die Parteien keine Lösung, kann der Kunde den Hauptvertrag zum Zeitpunkt der Änderung kündigen. Die vollständige Anlage 1 mit allen Namen finden Kunden jederzeit nach der Anmeldung in der Liste der Unterauftragsverarbeiter.
Übermittlungen in Länder außerhalb der EU erfolgen nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 bis 49 DSGVO. Die jeweilige Garantie ist in Anlage 1 angegeben.
7. Unterstützung und Datenpannen
Kalima unterstützt den Kunden bei der Beantwortung von Anfragen betroffener Personen, bei der Sicherheit der Verarbeitung, bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und bei der Konsultation der Aufsichtsbehörde, soweit die Informationen dafür bei Kalima liegen. Viele Anfragen kann der Kunde selbst im Dienst erledigen, etwa durch Export oder Löschung von Aufnahmen. Wendet sich eine betroffene Person direkt an Kalima, leitet Kalima die Anfrage an den Kunden weiter.
Wird Kalima eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten bekannt, meldet Kalima sie dem Kunden unverzüglich per E-Mail und stellt die Informationen bereit, die der Kunde für seine Meldung nach Art. 33 und 34 DSGVO braucht.
8. Löschung und Rückgabe
Der Kunde kann seine Daten während der Laufzeit jederzeit exportieren und löschen. Gelöschte Aufnahmen und die zugehörigen Daten entfernt Kalima innerhalb von 30 Tagen endgültig. Nach Ende des Vertrags gibt Kalima dem Kunden nach dessen Wahl die Daten über die Exportfunktion zurück oder löscht sie, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Kopien in Datenbanksicherungen werden spätestens nach sieben Tagen überschrieben.
9. Nachweise und Kontrollen
Kalima stellt dem Kunden auf Anfrage die Informationen bereit, die zum Nachweis der Pflichten aus diesem Vertrag nötig sind. Darüber hinaus kann der Kunde nach angemessener Vorankündigung, während der üblichen Geschäftszeiten und ohne Störung des Betriebs Kontrollen durchführen oder durch einen zur Verschwiegenheit verpflichteten Prüfer durchführen lassen.
10. Schlussbestimmungen
Für die Haftung gelten die Regelungen des Hauptvertrags, soweit Art. 82 DSGVO nichts anderes vorschreibt. Bei Widersprüchen zwischen diesem Vertrag und dem Hauptvertrag geht dieser Vertrag vor, soweit es um den Schutz personenbezogener Daten geht. Es gilt deutsches Recht. Diese deutsche Fassung ist maßgeblich.
Anlage 1: Unterauftragsverarbeiter
| Anbieter | Zweck | Ort der Verarbeitung | Garantie |
|---|---|---|---|
| netcup GmbH, Karlsruhe | Server für Anwendung und Datenbank | Deutschland | Nicht erforderlich (EU) |
| Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen | Datenspeicherung | Deutschland | Nicht erforderlich (EU) |
| Anbieter für Spracherkennung, USA | Spracherkennung und Übersetzung von Audio | EU | EU-Standardvertragsklauseln |
| OpenRouter, Inc., New York, USA | Weiterleitung von KI-Anfragen (Zusammenfassungen, Chat, Titel) an Sprachmodelle | EU | EU-Standardvertragsklauseln |
| Cloudflare, Inc., San Francisco, USA | Auslieferung, Transportverschlüsselung, Schutz vor Angriffen und Bots | Weltweites Netzwerk | EU-Standardvertragsklauseln |
| Mailjet SAS (Sinch), Paris | Versand von E-Mails, etwa Einladungen und Freigaben | EU | Nicht erforderlich (EU) |
| Functional Software, Inc. (Sentry), San Francisco, USA | Fehler- und Leistungsüberwachung | Deutschland | EU-Standardvertragsklauseln |
| PostHog, Inc., San Francisco, USA | Produktanalyse | EU (Frankfurt) | EU-Standardvertragsklauseln |
Anlage 2: Technische und organisatorische Maßnahmen
- Zutritt: Die Server stehen in Rechenzentren der in Anlage 1 genannten Anbieter, die den physischen Zutritt kontrollieren.
- Zugang: Passwörter werden nur als Hash gespeichert. Anmeldungen sind gegen automatisierte Angriffe geschützt. Administrativer Zugang ist auf einen kleinen, berechtigten Personenkreis beschränkt.
- Zugriff: Rollen in Organisationen und Teams bestimmen, wer welche Aufnahmen sehen darf. Systemzugriffe folgen dem Prinzip der geringsten Rechte.
- Weitergabe und Speicherung: Verbindungen sind per TLS verschlüsselt. Für gespeicherte Aufnahmen und Transkripte setzt Kalima zusätzlich Verschlüsselung auf Anwendungsebene ein.
- Trennung: Die Daten verschiedener Kunden sind logisch voneinander getrennt. Entwicklung und Produktion laufen auf getrennten Systemen.
- Eingabekontrolle: Verwaltungsaktionen werden protokolliert.
- Verfügbarkeit: Daten werden regelmäßig gesichert. Der Betrieb wird laufend überwacht.
- Überprüfung: Kalima überprüft Sicherheit und Datenschutz regelmäßig und behebt gefundene Schwachstellen.
- KI: Inhalte des Kunden werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
Weitere Einzelheiten zu diesen Maßnahmen erhalten Kunden auf Anfrage an privacy@meetkalima.com.
Fragen zu diesem Vertrag richten Sie bitte an privacy@meetkalima.com.