Kalima mit Zapier automatisieren

Die Kalima-App bei Zapier gibt jedes neue Transkript, jede KI-Zusammenfassung und jede Aufgabe an die Apps weiter, mit denen Ihr Team arbeitet, und übernimmt von dort Audiodateien zur Transkription.

Sie verbinden Zapier in den Integrations-Einstellungen von Kalima und bestätigen den Zugriff in einem Kalima-Fenster. Es gibt keinen Schlüssel zu kopieren, und Sie können die Verbindung jederzeit trennen.

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Laptop mit einem Transkript auf einem Schreibtisch, ein Förderband bringt Karten mit Zusammenfassung, Aufgabe und Dokument zu einem Ordner, einem Chatfenster und einer Aufgabenliste

Ihre Aufnahmen landen dort, wo die Arbeit weitergeht

Ein Transkript, das in Kalima bleibt, hilft vor allem der Person, die aufgenommen hat. Mit Zapier steht die Zusammenfassung kurz nach dem Ende der Aufnahme im Teamkanal, die Aufgaben stehen in der Aufgabenliste und das Transkript liegt im gemeinsamen Ordner.

Das funktioniert bei Besprechungen, Interviews, Vorlesungen, Verkaufsgesprächen und Sprachnotizen gleich. Alles, was Kalima transkribiert, kann einen Zap starten.

Warum Ergebnisse nach der Aufnahme liegen bleiben

Das Transkript ist fertig. Der nächste Schritt hängt trotzdem davon ab, dass jemand daran denkt.

Zusammenfassungen werden von Hand kopiert

Nach jedem Gespräch fügt jemand das Ergebnis in einen Kanal oder eine E-Mail ein. An vollen Tagen fällt genau dieser Schritt weg.

Aufgaben bleiben im Transkript stecken

Was mündlich vereinbart wurde, hilft erst, wenn es in dem Tool steht, in dem die Arbeit verfolgt wird, und bei der Person, die dafür zuständig ist.

Audiodateien kommen von überall her

Aufnahmen liegen in Google Drive, in Dropbox oder im Posteingang. Jede muss heruntergeladen und wieder hochgeladen werden, bevor jemand sie lesen kann.

So verbinden Sie Kalima mit Zapier

Die Einrichtung dauert wenige Minuten in Kalima und Zapier und braucht keinen Code.

Die Zapier-Karte in Kalima öffnen

Öffnen Sie in Kalima die Einstellungen, wählen Sie Integrationen und auf der Karte von Zapier Zu Zapier. Zapier bittet Sie, die Einladung zur Kalima-App anzunehmen.

Den Zugriff in einem Kalima-Fenster bestätigen

Wenn ein Zap nach Ihrem Kalima-Konto fragt, öffnet sich ein Kalima-Fenster. Melden Sie sich bei Bedarf an und wählen Sie Zugriff erlauben. Ihr Passwort sieht Zapier nie.

Auslöser und Aktion wählen

Der Auslöser New AI Summary zusammen mit Send Channel Message von Slack schickt zum Beispiel jede neue Zusammenfassung in einen Kanal. Überblick, Kernpunkte, Entscheidungen und Aufgaben kommen als eigene Felder an. Die Namen der Schritte zeigt Zapier auf Englisch.

Den Zap einschalten

Zapier fragt in festen Abständen bei Kalima nach neuen Einträgen. Wie oft, hängt von Ihrem Zapier-Tarif ab. Jedes Transkript, jede Zusammenfassung und jede Aufgabe kommt genau einmal an.

Illustration von zwei Kolleginnen und Kollegen an einem Schreibtisch: Ein Mikrofon nimmt das Gespräch auf, ein Laptop zeigt vier zugeschaltete Teilnehmende, davor liegen eine Transkriptkarte mit Sprecherpunkten und eine Zusammenfassungskarte

Was die Kalima-App bei Zapier bietet

Sieben Auslöser, acht Aktionen und drei Suchen decken den Weg von der fertigen Aufnahme bis zur Nacharbeit ab.

Ein Auslöser für jedes Ergebnis

New Transcript, New AI Summary, New Action Item, New Moment, Recording Started, Transcription Failed und New Project. Jeden Auslöser können Sie auf ein Projekt oder einen Arbeitsbereich beschränken.

Aktionen für Ihre Aufnahmen

Upload Recording, Create AI Summary, Export Transcript, Name Speakers, Rename Recording, Move Recording, Create Project und Create Share Link.

Suchen ohne IDs

Find Recording, Find Recording by Keyword und Find Project. Felder für Aufnahmen nehmen auch den genauen Namen oder den Kalima-Link an, Felder für Projekte den Projektnamen. Eine ID kopieren Sie nie.

Zugriff, den Sie zurücknehmen können

Zapier verbindet sich über eine Anmeldung, die Sie bestätigen, nicht über einen geteilten Schlüssel. Entfernen Sie Zapier unter Einstellungen, Integrationen, Verbundene Apps, und der Zugriff endet sofort.

Zaps, die Teams zuerst einrichten

Kombinationen, die am meisten Kopierarbeit sparen.

Was Sie brauchenWie Kalima hilftErgebnis

Das Ergebnis jedes Gesprächs teilenNew AI Summary, dann eine Nachricht in Slack oder Microsoft TeamsÜberblick, Entscheidungen und Aufgaben im Kanal, ohne dass jemand sie aufschreibt

Vereinbarungen nachverfolgenNew Action Item, dann eine Aufgabe in Asana, Trello oder TodoistEine Aufgabe pro Punkt, mit zuständiger Person und Frist so, wie sie genannt wurden

Ein Archiv der TranskripteNew Transcript, Export Transcript, dann ein Upload in Google Drive oder DropboxFür jede Aufnahme eine Text-, Markdown- oder Untertiteldatei im gemeinsamen Ordner

Dateien von anderswo transkribierenEine neue Datei in Google Drive, Dropbox oder einer E-Mail, dann Upload RecordingJede neue Audio- oder Videodatei wird transkribiert, ohne dass jemand Kalima öffnet

Vor der Aufnahme

Kalima läuft auf Ihrem eigenen Gerät, deshalb sieht es im Meeting niemand. Gerade darum sollten Sie die Aufnahme ankündigen: Informieren Sie alle Beteiligten, bevor Sie starten, und holen Sie ihre Zustimmung ein. Setzen Sie Kalima im Unternehmen ein, stimmen Sie das vorher mit Ihrem Datenschutzbeauftragten und, falls es einen gibt, dem Betriebsrat ab.

Fragen zu Zapier

Häufige Fragen zur Nutzung von Kalima mit Zapier.

Plus oder höher. Wie oft Zapier nach neuen Einträgen fragt und wie viele Aufgaben Ihre Zaps ausführen dürfen, hängt von Ihrem Zapier-Tarif ab, nicht von Kalima.

Nur das, was Ihre Zaps abfragen. Zapier speichert und verarbeitet diese Daten auf eigenen Servern in den USA. Passt das nicht zu Ihren Datenschutzvorgaben, können Sie n8n auf Ihrem eigenen Server betreiben.

Standardmäßig ja: Eine neu erstellte oder bearbeitete Zusammenfassung löst New AI Summary erneut aus, mit einer höheren Versionsnummer. Schalten Sie im Auslöser Only the First Summary of a Recording ein, um solche Fälle zu ignorieren.

Ja. Upload Recording transkribiert die Datei wie jeden anderen Upload, und die transkribierte Dauer wird von Ihrem Kalima-Guthaben abgezogen. Create AI Summary verbraucht eine Zusammenfassung aus Ihrem Tarif.

Schalten Sie den Zap aus, oder entfernen Sie Zapier in Kalima unter Einstellungen, Integrationen, Verbundene Apps. Damit stoppen alle Zaps, die Ihr Kalima-Konto nutzen, auf einmal.

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