Gesprächsnotizen in HubSpot ablegen

Nach einem Verkaufs- oder Kundengespräch geht die KI-Zusammenfassung von Kalima als Notiz an den passenden Kontakt oder Deal in HubSpot: was besprochen wurde, was entschieden wurde und wer als Nächstes was tut.

Die Kalima-Desktop-App nimmt den Ton des Gesprächs auf Ihrem Computer auf. Das funktioniert mit jedem Telefonie- oder Videotool, und kein Aufnahme-Bot erscheint im Gespräch mit Ihrem Kunden.

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Laptop mit einem Transkript auf einem Schreibtisch, ein Förderband bringt Karten mit Zusammenfassung, Aufgabe und Dokument zu einem Ordner, einem Chatfenster und einer Aufgabenliste

Gesprächsnotizen im CRM, ohne sie abzutippen

Ein CRM ist nur so gut wie die Notizen darin, und die Notiz nach einem Gespräch fällt als Erstes weg, wenn das nächste schon wartet. Die Einzelheiten, an denen ein Abschluss hängt, bleiben im Kopf einer Person.

Kalima schreibt die Zusammenfassung aus dem Transkript. Die Automatisierung legt sie dort ab, wo der Rest des Teams sie sucht.

Warum Gesprächsnotizen verloren gehen

Ein Gespräch zu protokollieren kostet Minuten, die zwischen zwei Terminen niemand hat.

Notizen entstehen aus dem Gedächtnis

Später geschrieben, bleibt in der Notiz das Wesentliche, aber Zahlen, Namen und Einwände gehen verloren, auf die es im nächsten Gespräch ankommt.

Nächste Schritte werden nicht verfolgt

Was dem Kunden zugesagt wurde, steht in einem E-Mail-Entwurf oder nirgends, und ob nachgefasst wird, hängt am Gedächtnis.

Bei Übergaben fehlt der Zusammenhang

Übernimmt eine Kollegin oder ein Kollege einen Kunden, findet sie oder er einen Kontakt ohne die Vorgeschichte der Gespräche.

So legen Sie Kalima-Zusammenfassungen in HubSpot ab

Die Schritte mit Zapier. Mit n8n oder Make läuft derselbe Ablauf über einen API-Schlüssel.

Verkaufsgespräche in einem Kalima-Projekt sammeln

Nehmen Sie Kundengespräche in einem Projekt wie Vertrieb auf, damit die Automatisierung nur diese Aufnahmen aufgreift.

New AI Summary als Auslöser verwenden

Verbinden Sie Kalima in Zapier über Einstellungen, Integrationen und beschränken Sie den Auslöser auf Ihr Vertriebsprojekt.

Den Kontakt oder Deal finden

Fügen Sie den Suchschritt von HubSpot hinzu und suchen Sie den Datensatz, zum Beispiel über den Firmen- oder Kontaktnamen, den Sie in den Namen der Aufnahme schreiben.

Die Notiz anlegen

Legen Sie bei diesem Datensatz eine Notiz an und ordnen Sie Überblick, Entscheidungen, Aufgaben und den Link zur Aufnahme zu.

Illustration von zwei Kolleginnen und Kollegen an einem Schreibtisch: Ein Mikrofon nimmt das Gespräch auf, ein Laptop zeigt vier zugeschaltete Teilnehmende, davor liegen eine Transkriptkarte mit Sprecherpunkten und eine Zusammenfassungskarte

Was beim Datensatz ankommt

Eine gegliederte Notiz, nach jedem Gespräch im selben Aufbau.

Was besprochen wurde

Überblick und Kernpunkte des Gesprächs in wenigen Sätzen.

Entscheidungen und nächste Schritte

Was vereinbart wurde, und jede Aufgabe mit Person und Frist, so wie sie im Gespräch genannt wurden.

Offene Fragen

Worauf der Kunde noch eine Antwort braucht, bereit für das Nachfassen.

Der Weg zurück zum Transkript

Ein Link, der das Gespräch in Kalima öffnet, mit dem genauen Wortlaut und dem Ton.

Einrichtungen für Vertrieb und Kundenbetreuung

So verbinden Teams ihre Gespräche mit dem CRM.

Was Sie brauchenWie Kalima hilftErgebnis

Notizen zum ErstgesprächNew AI Summary im Vertriebsprojekt, dann eine HubSpot-NotizJedes Erstgespräch beim Kontakt dokumentiert

Nachfassen, das auch passiertNew Action Item, dann eine Aufgabe in HubSpotJeder zugesagte nächste Schritt als Aufgabe, mit der Frist im gesprochenen Wortlaut

Regelmäßige KundengesprächeNew AI Summary in einem Kundenprojekt, dann eine Notiz beim UnternehmenEine fortlaufende Historie aller Termine

Vor der Aufnahme

Kalima läuft auf Ihrem eigenen Gerät, deshalb sieht es im Meeting niemand. Gerade darum sollten Sie die Aufnahme ankündigen: Informieren Sie alle Beteiligten, bevor Sie starten, und holen Sie ihre Zustimmung ein. Setzen Sie Kalima im Unternehmen ein, stimmen Sie das vorher mit Ihrem Datenschutzbeauftragten und, falls es einen gibt, dem Betriebsrat ab.

Fragen zu HubSpot

Häufige Fragen zum Ablegen von Kalima-Zusammenfassungen in HubSpot.

Für Zapier brauchen Sie Kalima Plus oder höher. n8n und Make verbinden sich mit einem API-Schlüssel, und den gibt es ab Pro.

Aus dem, was Sie ihr mitgeben: Die meisten Teams benennen die Aufnahme nach dem Unternehmen oder dem Kontakt und lassen den Suchschritt von HubSpot den Datensatz über diesen Namen finden. Aufnahmen lassen sich während oder nach dem Gespräch umbenennen.

Sagen Sie allen im Gespräch, dass Sie aufnehmen und transkribieren, und halten Sie sich an die Regeln zur Einwilligung, die für Sie gelten. Kalima kündigt sich nicht selbst an, das Ansagen liegt also bei Ihnen.

Nur das, was Sie in die Notiz übernehmen. Die meisten Teams schicken die Zusammenfassung und den Link, das vollständige Transkript bleibt dann in Kalima.

Legen Sie Ihre nächste Gesprächszusammenfassung in HubSpot ab

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