Aufgaben aus Besprechungen in Asana anlegen
Nennt die KI-Zusammenfassung von Kalima eine Aufgabe, wird daraus eine Aufgabe in Asana: eine pro Punkt, mit Person und Frist so, wie sie gesagt wurden, und einem Link zur Aufnahme.
Kalima liefert jede Aufgabe genau einmal. Eine neu erstellte Zusammenfassung legt dieselbe Aufgabe also nicht ein zweites Mal an.
Was vereinbart wurde, steht im Tool, in dem gearbeitet wird
Jede Besprechung endet mit ein paar Dingen, die jemand zugesagt hat. Solange niemand sie ins Projekttool überträgt, stehen sie nur im Transkript, und man erinnert sich erst daran, wenn es zu spät ist.
Kalima findet die Aufgaben im Gespräch, die Automatisierung legt sie an. Das funktioniert bei Teambesprechungen, Kundengesprächen und Planungsrunden gleichermaßen.
Warum Aufgaben aus Besprechungen verloren gehen
Die Aufgaben wurden ausgesprochen, aufgeschrieben hat sie niemand.
Aufgaben bleiben in den Notizen
Was in Besprechungsnotizen steht, ist niemandem zugewiesen, hat kein Datum und steht auf keiner Liste.
Doppelte Einträge und Lücken
Schreiben mehrere Personen mit, landen manche Aufgaben doppelt im Tool und andere gar nicht.
Keine Spur, woher eine Aufgabe kommt
Eine Aufgabe ohne Zusammenhang lässt die zuständige Person rätseln, was genau vereinbart war.
So legen Sie Asana-Aufgaben aus Kalima an
Die Schritte mit Zapier. Mit n8n oder Make läuft derselbe Ablauf über einen API-Schlüssel.
Kalima mit Zapier verbinden
Öffnen Sie in Kalima Einstellungen, Integrationen und auf der Karte von Zapier Zu Zapier. Bestätigen Sie den Zugriff in dem Kalima-Fenster, das sich öffnet.
New Action Item als Auslöser wählen
Er löst einmal pro Aufgabe aus, wenn eine neue KI-Zusammenfassung sie nennt. Beschränken Sie ihn auf ein Projekt oder einen Arbeitsbereich, wenn nur bestimmte Aufnahmen Aufgaben anlegen sollen.
Create Task von Asana hinzufügen
Setzen Sie die Aufgabe als Namen ein, und die zuständige Person, die gesprochene Frist und den Link zur Aufnahme in die Beschreibung.
Einschalten
Von da an wird jede neue Aufgabe zu genau einer Aufgabe in dem Asana-Projekt, das Sie gewählt haben.
Was jede Aufgabe mitbringt
Felder aus der Aufgabe und der Aufnahme, aus der sie stammt.
Die Aufgabe, wie sie vereinbart wurde
Eine kurze, umsetzbare Zeile, geschrieben aus dem Gespräch.
Person und Frist im gesprochenen Wortlaut
Person und Termin so, wie sie genannt wurden, zum Beispiel Anna und bis Freitag. Beides kann leer sein, wenn niemand es gesagt hat.
Genau einmal geliefert
Behält eine neu erstellte Zusammenfassung eine Aufgabe, behält diese ihre ID. Asana bekommt sie also nicht zweimal.
Ein Link zur Aufnahme
Öffnet die Besprechung in Kalima für alle, die Zugriff darauf haben, mit Transkript und Ton dessen, was vereinbart wurde.
So nutzen Teams die Verbindung
Derselbe Auslöser funktioniert auch mit anderen Aufgabentools.
Vor der Aufnahme
Kalima läuft auf Ihrem eigenen Gerät, deshalb sieht es im Meeting niemand. Gerade darum sollten Sie die Aufnahme ankündigen: Informieren Sie alle Beteiligten, bevor Sie starten, und holen Sie ihre Zustimmung ein. Setzen Sie Kalima im Unternehmen ein, stimmen Sie das vorher mit Ihrem Datenschutzbeauftragten und, falls es einen gibt, dem Betriebsrat ab.
Fragen zu Asana
Häufige Fragen zum Anlegen von Asana-Aufgaben aus Kalima.
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