Transkripte, Zusammenfassungen und Aufgaben automatisch an Ihre anderen Tools senden

Die meisten Besprechungen liefern drei Dinge, die es wert sind, behalten zu werden: was gesagt wurde, was entschieden wurde und wer als Nächstes was tut. Kalima hält alle drei fest. Schwierig ist, wo sie danach landen. Eine Zusammenfassung hilft dem Team nur, wenn jemand sie in den Kanal stellt, und eine Aufgabe wird nur erledigt, wenn sie in der Aufgabenliste ankommt.

Kalima gibt diese Ergebnisse jetzt selbst an Ihre anderen Tools weiter. Es verbindet sich mit Zapier, n8n und Make und bietet für alles, was diese nicht abdecken, eine REST-API.

Drei Automatisierungen, mit denen Sie anfangen sollten

Die Zusammenfassung im Team-Kanal. Auslöser: New AI Summary. Aktion: eine Nachricht in Slack oder Teams. Wer nicht dabei war, liest das Ergebnis wenige Minuten nach Ende der Besprechung, ohne dass jemand es aufschreiben muss.

Aufgaben im Aufgaben-Tool. Auslöser: New Action Item. Aktion: eine Aufgabe in Asana, Todoist, Linear oder wo immer Ihr Team arbeitet. Verantwortliche und Fälligkeit gibt Kalima mit, wenn die Zusammenfassung sie nennt.

Transkripte dort archiviert, wo sie hingehören. Auslöser: New Transcript. Aktion: eine Datei in Google Drive oder eine Seite in Notion. Mit einem Filter auf das Projekt landen Kundengespräche im Kundenordner.

Ohne Code mit Zapier

Mit Zapier sind Sie am schnellsten startklar. Kalima hat dort eine eigene App mit:

• Auslösern: New Transcript, Recording Started, Transcription Failed, New AI Summary, New Action Item, New Moment, New Project
• Aktionen: Upload Recording, Create AI Summary, Export Transcript, Name Speakers, Rename Recording, Move Recording, Create Project, Create Share Link
• Suchen: Find Recording, Find Recording by Keyword, Find Project

Verbunden wird aus Kalima heraus: Einstellungen › Integrationen, dann auf der Zapier-Karte Zu Zapier, und Sie nehmen die Einladung zur Kalima-App an. Fragt Zapier nach Ihrem Konto, öffnet sich ein Kalima-Fenster, in dem Sie den Zugriff erlauben. Aufnahme, Projekt und Arbeitsbereich wählen Sie über ihren Namen aus, IDs müssen Sie nicht nachschlagen.

Zapier gibt es ab dem Tarif Plus. Zapier prüft in festen Abständen, ob es Neues gibt. Wie oft, hängt von Ihrem Zapier-Tarif ab.

Eigene Abläufe in n8n und Make

n8n und Make verbinden sich über ihre HTTP-Module und einen Kalima-API-Schlüssel, den Sie unter Einstellungen › Integrationen › API-Schlüssel anlegen. Wählen Sie Nur lesen, wenn der Ablauf nur Aufnahmen, Transkripte und Zusammenfassungen abruft, und Lesen und schreiben, wenn er auch Dateien hochlädt, Aufnahmen umbenennt oder verschiebt oder Zusammenfassungen anfordert. Kalima zeigt den Schlüssel nur einmal, kopieren Sie ihn also sofort. API-Schlüssel gibt es ab dem Tarif Pro.

Die genauen Einstellungen für Knoten und Module stehen in der Anleitung zu Automatisierungen. Kurz gesagt, für neue Transkripte: Rufen Sie GET /recordings?status=finished auf, merken Sie sich die höchste sequence und übergeben Sie sie beim nächsten Lauf als afterSequence. Dann bekommen Sie nur, was neu ist.

Feeds, die jedes Element genau einmal liefern

Bei einer Integration geht selten der erste Lauf schief, sondern der hundertste: die doppelt gepostete Zusammenfassung, die Aufgabe, die nach einer Änderung an der Zusammenfassung noch einmal angelegt wird. Die API von Kalima ist um Feeds herum gebaut, die genau das vermeiden.

• Fertige Aufnahmen kommen einmal in ihren Feed, wenn nichts mehr hineinaufgenommen wird und sich das Transkript zwei Minuten lang nicht geändert hat.
• Zusammenfassungen erscheinen einmal beim Erstellen und erneut mit höherer version, wenn sie neu erstellt oder bearbeitet werden. So entscheiden Sie selbst, ob eine Aktualisierung wichtig ist.
• Aufgaben behalten ihre ID, wenn eine neu erstellte Zusammenfassung die Aufgabe beibehält. Sie werden also nicht doppelt geliefert.
• Momente erscheinen mit ihrem KI-Titel und ihrer Stelle in der Aufnahme.

Alles Weitere steht in der Referenz zur REST-API: Audio zur Transkription hochladen, eine Aufnahme mit Transkript und Zusammenfassung lesen, sie als Text, Markdown, SRT, VTT oder JSON exportieren, Sprecher benennen, sie in ein Projekt verschieben und den Freigabelink einschalten. Die maschinenlesbare Beschreibung liegt unter /api/v1/openapi.json.

Wohin die Daten gehen

Eine Automatisierung kopiert Inhalte aus Besprechungen in einen anderen Dienst, und dieser Dienst speichert und verarbeitet sie auf seinen eigenen Servern. Zapier läuft in den USA, Make bietet eine EU-Region an, und n8n können Sie auf Ihrem eigenen Server betreiben. Bei Besprechungen mit Kundendaten oder Themen, bei denen Ihr Betriebsrat nachfragen würde, zählt diese Entscheidung mehr als jede Funktion. Unser Beitrag zu KI-Transkription und Betriebsrat behandelt die Fragen, die dabei meist aufkommen.

Den Zugriff behalten Sie in der Hand: Zapier erscheint unter Einstellungen › Integrationen › Verbundene Apps, wo Widerrufen ihn beendet, und ein API-Schlüssel funktioniert nicht mehr, sobald Sie ihn widerrufen.

Fangen Sie mit einer Automatisierung an

Nehmen Sie die, die am meisten Tipparbeit spart, meist die Zusammenfassung im Team-Kanal, und lassen Sie sie eine Woche laufen. Die Anleitung zu Automatisierungen führt Schritt für Schritt durch Zapier, n8n und Make, und die Übersicht der Integrationen hat eine eigene Seite für jede Plattform und für häufige Ziele wie Slack, Notion und Asana. Für n8n gibt es einen fertigen Workflow zum Importieren.