Betriebsrat und KI-Transkription: was § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG verlangt, bevor Sie ein Tool einführen

Ein KI-Werkzeug, das Meetings mitschreibt, ist in aller Regel mitbestimmungspflichtig. § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG greift bei technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen, und die Arbeitsgerichte lesen "bestimmt" als "objektiv geeignet". Auf die Absicht des Arbeitgebers kommt es nicht an. Wer ein solches Werkzeug einführen will, verhandelt es deshalb mit dem Betriebsrat, bevor es eingeschaltet wird, und nicht hinterher.

Zum Rechtlichen: Dieser Text ordnet ein, er ersetzt keine Beratung. Eine Betriebsvereinbarung ist ein ausgehandeltes Dokument, das zu Ihrem Betrieb, zu Ihren Meetingarten und zu Ihrem Datenschutzkonzept passen muss. Holen Sie sich arbeitsrechtliche Unterstützung und binden Sie Ihre Datenschutzbeauftragte oder Ihren Datenschutzbeauftragten früh ein. Ein Muster zum Ausfüllen finden Sie hier bewusst nicht, weil ein Muster in dieser Frage mehr Schaden anrichtet als es hilft.

Was der Paragraf wörtlich sagt

§ 87 Abs. 1 BetrVG beginnt mit dem Satz: "Der Betriebsrat hat, soweit eine gesetzliche oder tarifliche Regelung nicht besteht, in folgenden Angelegenheiten mitzubestimmen". Nummer 6 lautet dann: "Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen" (Gesetzestext auf gesetze-im-internet.de, abgerufen im September 2026).

Der Streit entzündet sich fast immer an zwei Wörtern: "dazu bestimmt". Wer den Satz zum ersten Mal liest, versteht ihn als Absichtserklärung, und genau daraus entsteht der häufigste Irrtum in diesen Gesprächen. Das Bundesarbeitsgericht liest ihn anders. In seinem Beschluss vom 16. Juli 2024 zur Einführung eines Headset-Systems formuliert der Erste Senat: "Zur Überwachung 'bestimmt' sind technische Einrichtungen, wenn sie objektiv geeignet sind, Verhaltens- oder Leistungsinformationen über den Arbeitnehmer zu erheben und/oder aufzuzeichnen. Auf die subjektive Überwachungsabsicht des Arbeitgebers kommt es nicht an" (BAG, Beschluss vom 16.07.2024, 1 ABR 16/23, abgerufen im September 2026).

Damit läuft der Satz "wir wollen doch niemanden überwachen" ins Leere. Er ist kein Argument gegen das Mitbestimmungsrecht, sondern eine Zusage, und der Ort für Zusagen ist die Betriebsvereinbarung.

Ein Transkript ist ohne Weiteres geeignet. Es hält fest, wer gesprochen hat, wie lange, wer welche Zusage gegeben hat und wer über eine Stunde hinweg gar nichts gesagt hat. Redeanteile und Verlässlichkeit bei Zusagen sind daraus eine Abfrage entfernt. Ob jemand das vorhat, ändert an der Einordnung nichts.

Ein zweiter Punkt betrifft die Frage, mit wem Sie überhaupt verhandeln. Wird ein Werkzeug unternehmensweit und einheitlich eingeführt, kann die Zuständigkeit beim Gesamtbetriebsrat liegen statt bei den einzelnen Betriebsräten. Das Bundesarbeitsgericht hat das für die unternehmenseinheitliche Nutzung von Microsoft Office 365 so entschieden (BAG, Beschluss vom 08.03.2022, 1 ABR 20/21, abgerufen im September 2026). Klären Sie diese Frage zuerst. Eine Vereinbarung mit dem falschen Gremium kostet Sie die ganze Verhandlung noch einmal.

Der Unterschied, der die Verhandlung am stärksten verändert

Zwei Einführungsmodelle werden oft vermengt, obwohl ihr Risikobild völlig verschieden ist. Mitbestimmungspflichtig sind beide, aber sie führen zu sehr unterschiedlichen Vereinbarungen.

Beschreiben Sie also nicht "wir führen KI-Transkription ein", sondern welche der beiden Formen Sie meinen. Wenn Sie beides wollen, sind das zwei Regelungsgegenstände, nicht einer.

Die Fakten, die der Betriebsrat verlangen wird

Kommen Sie mit Antworten, nicht mit einer Produktbroschüre. Die folgenden Fragen kommen fast immer, und sie kommen in dieser Reihenfolge.

Zwei Punkte werden dabei regelmäßig unterschätzt. Die Sprecherzuordnung ist der Unterschied zwischen einem Textblock und einer personenbezogenen Auswertung. Und die Live-Übersetzung verdoppelt den Bestand, weil dieselbe Äußerung ein zweites Mal in einer anderen Sprache vorliegt, was Löschkonzepte gern übersehen.

Eine Tagesordnung für das erste Gespräch

Ein Termin, in dem alles einmal auf den Tisch kommt, spart drei Termine mit Nachlieferungen.

1. Anlass und Zweck. Welches Problem Sie lösen, und warum Notizen von Hand nicht reichen. Ohne diesen Punkt wirkt die Einführung wie Selbstzweck.
2. Systembeschreibung. Was das Werkzeug tut, was es nicht tut, wo die Daten liegen, wer der Anbieter ist.
3. Einführungsmodell. Selbst gestartet oder zentral geschaltet, nach der Tabelle oben.
4. Meetingarten. Für welche Besprechungen es gelten soll und ausdrücklich für welche nicht.
5. Auswertungsverbot. Was mit den Daten nie geschehen darf und wie das technisch abgesichert wird.
6. Rechte der Beschäftigten. Widerspruch im Einzelfall, Einsicht, Korrektur, Löschung.
7. Erprobung und Bewertung. Wie lange, mit welcher Gruppe, nach welchen Kriterien entschieden wird.

Rechnen Sie damit, dass der Betriebsrat eine Sachverständige oder einen Sachverständigen hinzuzieht. Bei KI ist das kein Misstrauen, sondern die gesetzliche Regel: "Muss der Betriebsrat zur Durchführung seiner Aufgaben die Einführung oder Anwendung von Künstlicher Intelligenz beurteilen, gilt insoweit die Hinzuziehung eines Sachverständigen als erforderlich" (§ 80 Abs. 3 BetrVG, abgerufen im September 2026). Wer dagegen argumentiert, verliert Zeit und Vertrauen.

Schon vor jeder Mitbestimmung besteht außerdem eine Unterrichtungspflicht. § 90 BetrVG verlangt rechtzeitige Unterrichtung und Beratung über die Planung "von technischen Anlagen, von Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufen einschließlich des Einsatzes von Künstlicher Intelligenz" (§ 90 BetrVG, abgerufen im September 2026). "Rechtzeitig" heißt: während Sie noch Alternativen haben, nicht nach der Vertragsunterschrift.

Was eine Betriebsvereinbarung abdecken sollte

Das Folgende ist eine Gliederung, kein Text zum Abtippen. Jeder Punkt steht mit dem Satz dabei, an dem er in der Praxis hängen bleibt.

1. Geltungsbereich. Welche Betriebe, welche Beschäftigtengruppen, ob leitende Angestellte erfasst sind. Strittig wird meist, ob externe Dienstleistende und Leiharbeitskräfte mitgeregelt werden, die formal gar nicht dem Betriebsrat unterstehen.
2. Meetingarten. Eine Positivliste wirkt in der Verhandlung besser als eine Negativliste. Strittig sind fast immer Personalgespräche, Mitarbeitergespräche, Krankenrückkehrgespräche und alles, was in Richtung Bewerbung oder Abmahnung geht.
3. Wer darf eine Aufnahme starten. Personenkreis, Anlass und die Frage, ob eine Aufnahme abgelehnt werden kann, ohne dass das jemand begründen muss. Der Konflikt liegt selten beim Personenkreis, sondern beim folgenlosen Widerspruch im Einzelfall.
4. Speicherorte und Löschfristen. Konkrete Tage oder Wochen statt "so kurz wie möglich". Strittig ist meist nicht die Frist selbst, sondern wer die Löschung auslöst und wie der Betriebsrat das überprüfen kann.
5. Auswertungsverbot für Leistungs- und Verhaltenskontrolle. Der Kern der ganzen Vereinbarung. Strittig wird die Reichweite: Ein reines Verbot der gezielten Auswertung genügt vielen Gremien nicht, sie wollen zusätzlich ein Verwertungsverbot für arbeitsrechtliche Maßnahmen.
6. Zugriffsrechte. Wer sieht welche Transkripte, wer darf sie teilen, was passiert bei Abwesenheit oder Austritt. Strittig sind Administrationsrechte, weil technische Zugriffsmöglichkeiten fast immer weiter reichen als die vereinbarten fachlichen.
7. Rechte der Beschäftigten. Einsicht in die eigenen Daten, Korrektur falsch erkannter Aussagen, Löschung, Beschwerdeweg. Strittig ist die Korrektur: Ein Transkript ist eine Wiedergabe, kein Protokoll, und beide Seiten meinen bei "falsch" oft Verschiedenes.
8. Evaluationsklausel. Ein fester Termin, an dem beide Seiten prüfen, ob die Annahmen gestimmt haben. Strittig ist die Rechtsfolge: Der Betriebsrat will eine Abschaltmöglichkeit, der Arbeitgeber eine Gesprächspflicht.
9. Laufzeit und Kündigung. Befristung, Kündigungsfrist und was nach einer Kündigung mit den vorhandenen Daten geschieht. Strittig ist die Nachwirkung, weil ohne Regelung genau der Zustand zurückkehrt, den niemand wollte.

Ein Punkt verdient eigene Erwähnung, weil er der eigentliche Grund ist, sich die Mühe zu machen. Eine Betriebsvereinbarung ist eine Kollektivvereinbarung im Sinne von Art. 88 Abs. 1 DSGVO, und § 26 Abs. 4 BDSG lässt die Verarbeitung von Beschäftigtendaten "auf der Grundlage von Kollektivvereinbarungen" ausdrücklich zu. Sie kann also die Rechtsgrundlage tragen, auf die man sonst eine Einwilligung stützen müsste, deren Freiwilligkeit im Arbeitsverhältnis ohnehin angreifbar ist.

Automatisch geschieht das nicht. Art. 88 Abs. 2 DSGVO verlangt "geeignete und besondere Maßnahmen zur Wahrung der menschlichen Würde, der berechtigten Interessen und der Grundrechte der betroffenen Person", und die Vereinbarung muss Art. 5 und 6 DSGVO erfüllen, bei besonderen Datenkategorien zusätzlich Art. 9. Eine Vereinbarung, die den Einsatz nur erlaubt und sonst nichts regelt, trägt nichts. Sagen Sie deshalb nie, eine Betriebsvereinbarung mache Einwilligungen generell entbehrlich. Sie kann es, wenn sie inhaltlich hält.

Und sie bindet nur, wen der Betriebsrat vertritt. Sobald Kundinnen, Bewerber oder externe Partner mit am Tisch sitzen, gilt wieder das Allgemeine: vorher sagen, dass mitgeschrieben wird, die Zustimmung aller einholen und die Nutzungsbedingungen der Konferenzsoftware prüfen. § 201 StGB schützt das nichtöffentlich gesprochene Wort, und das Wort "unbefugt" im Gesetzestext ist der ganze Unterschied. Formulierungen dafür stehen im Beitrag zu Ansagen vor der Aufnahme.

Was Sie über Kalima sagen können

Wenn Kalima das Werkzeug ist, über das gesprochen wird, zählen im Gremium diese Punkte. Sie sind bewusst nüchtern gehalten, weil im Betriebsrat jede Marketingformulierung gegen Sie arbeitet.

Die Aufnahme läuft auf dem Gerät der Person, die sie startet. Kalima tritt der Besprechung nicht als zusätzlicher Teilnehmer bei, es erscheint also niemand Zusätzliches in der Teilnehmerliste, und es gibt keine Automatik, die sich in Termine einwählt. Umgekehrt heißt das: Die Hinweispflicht gegenüber den anderen liegt bei der aufnehmenden Person, nicht beim System, und genau das gehört in die Vereinbarung.

Eine Sitzung gehört der Person, die sie aufgenommen hat. Sie ist privat, bis sie aktiv geteilt wird, und die Freigabe lässt sich jederzeit widerrufen. Die Rollen in einer Organisation (Inhaber, Administrator, Mitglied, Betrachter) steuern Mitgliederverwaltung, Teams und Abrechnung, sie verschaffen keinen pauschalen Lesezugriff auf die Aufnahmen anderer (Rollen und Berechtigungen). Beschäftigte können einzelne Sitzungen jederzeit selbst löschen, eine Kopie ihrer Daten anfordern und ihr Konto selbst löschen lassen (Ihre Daten und Ihre Privatsphäre).

Audio und Transkripte werden in der EU gespeichert, Verbindungen sind verschlüsselt, und Gespräche werden nicht für das Training von Modellen verwendet (Vertrauen und Sicherheit). Eine automatische Löschfrist bringt Kalima nicht mit: Löschen ist heute eine Handlung, keine Voreinstellung. Eine Frist in Ihrer Vereinbarung ist also ein organisatorischer Prozess, den jemand verantworten muss. Sprechen Sie das von sich aus an.

Eine Emotions- oder Stimmungserkennung gibt es nicht, ebenso wenig eine Bewertung, ein Ranking oder einen Punktwert für einzelne Personen. Ehrlich bleiben sollten Sie dennoch bei zwei Funktionen: Die automatische Sprecherzuordnung trennt die Stimmen und lässt sich benennen, und eine KI-Zusammenfassung kann Teilnehmende mit ihren Beiträgen aufführen, wenn Namen vergeben wurden. Beides ist nützlich, und beides ist genau das, wogegen sich ein Auswertungsverbot richtet. Sagen Sie es selbst, bevor es jemand findet.

Häufige Fragen

Brauchen wir eine Betriebsvereinbarung, wenn nur einzelne Beschäftigte das Werkzeug für ihre eigenen Meetings nutzen?

Sobald der Arbeitgeber die Nutzung duldet, beschafft oder bezahlt, spricht viel dafür, dass es sich um eine Einführung und Anwendung im Sinne von § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG handelt. Die reine Tatsache, dass die Beschäftigten selbst auf den Knopf drücken, nimmt dem Gremium das Mitbestimmungsrecht nicht. Der Unterschied liegt im Inhalt der Vereinbarung, nicht in ihrer Notwendigkeit.

Reicht die Einwilligung der Beschäftigten statt einer Betriebsvereinbarung?

Die Einwilligung ist im Beschäftigungsverhältnis ein schwaches Fundament. § 26 Abs. 2 BDSG verlangt ausdrücklich, die bestehende Abhängigkeit und die Umstände der Erteilung zu berücksichtigen, und die Einwilligung muss schriftlich oder elektronisch erfolgen. Vor allem aber ersetzt eine individuelle Einwilligung kein kollektives Mitbestimmungsrecht: Das eine ist Datenschutzrecht, das andere Betriebsverfassungsrecht.

Darf der Arbeitgeber Meetings ohne Zustimmung des Betriebsrats transkribieren?

Bei einem mitbestimmungspflichtigen Sachverhalt ohne Einigung entscheidet nach § 87 Abs. 2 BetrVG die Einigungsstelle, und ihr Spruch ersetzt die Einigung. Ein Alleingang ist also nicht nur riskant, er ist auch der langsamere Weg.

Örtlicher Betriebsrat oder Gesamtbetriebsrat?

Das hängt davon ab, ob eine betriebsübergreifende Regelung aus zwingenden Gründen erforderlich ist. Für die unternehmenseinheitliche Nutzung eines zentralen Systems hat das Bundesarbeitsgericht die Zuständigkeit des Gesamtbetriebsrats bejaht (Beschluss vom 08.03.2022, 1 ABR 20/21). Klären Sie das vorab, sonst verhandeln Sie zweimal.

Was gilt für Bewerbungsgespräche und Personalgespräche?

Behandeln Sie diese Gesprächsarten getrennt und schließen Sie sie im Zweifel aus. Das Machtgefälle ist hier am größten, eine freiwillige Einwilligung entsprechend schwer zu begründen, und das Transkript eines Kritikgesprächs ist genau die Art Dokument, die später vor dem Arbeitsgericht auftaucht. Eine Positivliste der erfassten Meetingarten löst das.

Und wenn es im Betrieb gar keinen Betriebsrat gibt?

Dann entfällt die Mitbestimmung, aber nichts anderes. Die DSGVO gilt unverändert, § 201 StGB schützt weiterhin das gesprochene Wort, und das Verbot der Emotionserkennung am Arbeitsplatz greift ebenfalls. Eine schriftliche Nutzungsregelung ist auch ohne Gremium sinnvoll, schon damit alle dieselbe Auskunft geben.

Weiterführend

• Meetings aufzeichnen: was in Deutschland erlaubt ist
• Was Sie vor der Aufnahme sagen sollten: Formulierungen für Meetings
• Teams transkribieren, ohne die Besprechung aufzuzeichnen
• Kalima für Teams
• Vertrauen, Sicherheit und Datenverarbeitung
• Ihre Daten und Ihre Privatsphäre