Meeting aufzeichnen und transkribieren: was in Deutschland erlaubt ist

In Deutschland dürfen Sie ein Meeting aufzeichnen oder transkribieren, wenn alle Teilnehmenden davon wissen und einverstanden sind. Fehlt diese Zustimmung, ist bereits die Aufnahme des nichtöffentlich gesprochenen Wortes nach § 201 Abs. 1 Nr. 1 StGB strafbar, und zwar unabhängig davon, wie gut Ihre datenschutzrechtliche Begründung ist. Mit der Zustimmung sind Sie allerdings noch nicht fertig: Die DSGVO verlangt zusätzlich eine Rechtsgrundlage nach Art. 6, eine Information nach Art. 13 und eine Löschfrist. In Betrieben mit Betriebsrat kommt § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG dazu.

Drei Rechtsgebiete, die gleichzeitig gelten

Die meisten Beiträge zu diesem Thema werfen drei Fragen in einen Topf, die getrennt beantwortet werden müssen. Eine saubere Einwilligung erledigt die strafrechtliche Frage, ersetzt aber keine Rechtsgrundlage. Eine tragfähige Rechtsgrundlage macht die Aufnahme nicht automatisch „befugt“ im Sinne des Strafrechts. Und beides zusammen ersetzt die Mitbestimmung des Betriebsrats nicht.

Alle drei Ebenen müssen stimmen. In welcher Reihenfolge Sie sie abarbeiten, ist gleichgültig. Dass keine fehlt, ist es nicht.

Vier Situationen, vier Antworten

Ob eine Aufzeichnung zulässig ist, hängt weniger vom Werkzeug ab als von der Konstellation im Raum. Diese vier decken den Großteil der Praxis ab.

Drei Zeilen davon verdienen eine Erläuterung.

Externe stimmen nicht dadurch zu, dass sie erscheinen. Bei internen Terminen kann eine Betriebsvereinbarung die Grundlage tragen. Gegenüber Kundschaft, Bewerbenden oder Partnerunternehmen gibt es keine solche Struktur. Fragen Sie hier ausdrücklich, und zwar bevor die Aufzeichnung läuft, nicht in der ersten aufgezeichneten Minute.

Beim Mitarbeitergespräch ist die Einwilligung das schwächste Glied. § 26 Abs. 2 BDSG verlangt, bei der Beurteilung der Freiwilligkeit „die im Beschäftigungsverhältnis bestehende Abhängigkeit“ zu berücksichtigen. Genau in einem Beurteilungs- oder Konfliktgespräch ist diese Abhängigkeit am größten. Die Einwilligung ist grundsätzlich schriftlich oder elektronisch einzuholen, und über Zweck und Widerrufsrecht ist in Textform zu informieren. Wer das ernst nimmt, landet in diesen Gesprächen meist bei einem handschriftlichen Protokoll.

Beim Webinar liegt die Grenze bei der Wortmeldung. § 201 StGB schützt das nichtöffentlich gesprochene Wort. Ein Vortrag vor einem offenen, unbestimmten Publikum fällt in der Regel nicht darunter. Sobald aber jemand aus einem überschaubaren, angemeldeten Kreis eine Frage stellt, ist die Einordnung nicht mehr eindeutig. Die saubere Lösung ist banal: Sagen Sie zu Beginn, dass aufgezeichnet wird, und bieten Sie an, Fragen schriftlich im Chat zu stellen.

Was § 201 StGB genau verbietet

Der Wortlaut ist kurz. Bestraft wird, „wer unbefugt das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen auf einen Tonträger aufnimmt oder eine so hergestellte Aufnahme gebraucht oder einem Dritten zugänglich macht“.

Drei Dinge daran werden regelmäßig übersehen.

Erstens liegt das ganze Gewicht auf dem Wort „unbefugt“. Die Zustimmung der Sprechenden lässt die Strafbarkeit entfallen. Sie muss nicht schriftlich sein, aber Sie sollten sie belegen können, und dafür ist ein Satz im Transkript oder in der Terminserie der einfachste Weg.

Zweitens ist nicht nur das Aufnehmen erfasst, sondern auch das Gebrauchen und das Weitergeben an Dritte. Wer ein Transkript weiterleitet, das jemand anders ohne Zustimmung erstellt hat, begeht eine eigene Tat. An dieser Vorschrift scheitern weitergeleitete Meeting-Zusammenfassungen, nicht an der Aufnahme selbst.

Drittens genügt eine Ankündigung allein nicht. Eine Ankündigung informiert, sie fragt nicht. Nach verbreiteter Auffassung stimmt zu, wer nach einem unmissverständlichen Hinweis weiterspricht. Verlassen Sie sich darauf nicht in Situationen mit Machtgefälle, also gegenüber Beschäftigten, Studierenden oder Bewerbenden. Dort brauchen Sie eine echte, dokumentierte Antwort.

Was die DSGVO zusätzlich verlangt

Auch wenn alle zustimmen: Ein Transkript enthält identifizierbare Aussagen identifizierbarer Personen und ist damit ein personenbezogenes Datum. Das gilt für den Text selbst, ganz ohne Audiodatei. Die Löschung der Tonspur ändert daran nichts.

Damit gelten die üblichen Pflichten:

• Rechtsgrundlage nach Art. 6. In der Praxis kommen lit. a (Einwilligung), lit. b (Vertragsdurchführung) und lit. f (berechtigtes Interesse) in Betracht. Legen Sie sich vorher fest und schreiben Sie es auf. Ein nachträglich gewähltes berechtigtes Interesse überzeugt keine Aufsichtsbehörde.
• Information nach Art. 13. Zum Zeitpunkt der Erhebung, also vor dem Start, und nicht versteckt in einer verlinkten Datenschutzerklärung. Dazu gehören Verantwortlicher, Zweck, Rechtsgrundlage, Empfänger, Speicherdauer und die Rechte der Betroffenen.
• Zweckbindung. Ein Transkript, das für ein Protokoll erstellt wurde, ist keine Grundlage für eine Leistungsbewertung. Das ist der Punkt, an dem aus einem Datenschutzthema ein arbeitsrechtliches wird.
• Speicherdauer und Löschung. Legen Sie eine Frist fest, bevor Sie anfangen, und halten Sie sie ein. „Bis auf Weiteres“ ist keine Frist.

Der Text und die Artikelnummern stehen im Amtsblatt-Text der DSGVO, Art. 6 zur Rechtmäßigkeit der Verarbeitung und Art. 13 zu den Informationspflichten bei der Erhebung.

Kommt ein KI-gestütztes Werkzeug zum Einsatz, bleibt die Verantwortung bei der Stelle, die es einsetzt. Die Datenschutzkonferenz hat dazu am 6. Mai 2024 die Orientierungshilfe „Künstliche Intelligenz und Datenschutz“ veröffentlicht. Sie richtet sich an Verantwortliche und behandelt Auswahl, Einsatz und Rechtsgrundlage. Sie ist der Maßstab, an dem deutsche Aufsichtsbehörden Ihre Werkzeugwahl messen werden.

Wann der Betriebsrat mitbestimmen muss

§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG gibt dem Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der „Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen“, soweit keine gesetzliche oder tarifliche Regelung besteht.

Ein Transkriptionswerkzeug erfasst, wer wie lange gesprochen hat, und es erzeugt eine durchsuchbare Aufzeichnung dessen, was gesagt wurde. In der betrieblichen Praxis wird „dazu bestimmt“ weit ausgelegt: Es kommt auf die objektive Eignung zur Überwachung an, nicht auf eine Überwachungsabsicht der Geschäftsführung. Rechnen Sie also damit, dass der Betriebsrat das Mitbestimmungsrecht geltend macht, und zwar bereits bei der Einführung, nicht erst bei der ersten Auswertung.

Das ist keine schlechte Nachricht. Eine Betriebsvereinbarung kann als Kollektivvereinbarung nach Art. 88 DSGVO die Rechtsgrundlage tragen, die eine Einwilligung im Beschäftigungsverhältnis oft nicht trägt. Sie räumt damit ein Problem ab, das Sie ohnehin haben. Wie ein solcher Prozess abläuft, steht im Beitrag zu Betriebsrat und KI-Transkription.

Ändert eine Transkription ohne Aufzeichnung etwas?

Diese Frage kommt in jedem zweiten Gespräch: Wenn kein Audio gespeichert wird, sondern nur Text entsteht, ist dann überhaupt etwas „aufgenommen“? Die ehrliche Antwort hat zwei Ebenen, und nur eine davon ist überhaupt interessant.

Strafrechtlich gibt es ein Argument, mehr aber auch nicht. § 201 Abs. 1 Nr. 1 StGB verlangt die Aufnahme „auf einen Tonträger“. In der Fachliteratur wird daher vertreten, dass eine rein flüchtige Verarbeitung im Arbeitsspeicher, die nirgends abgelegt wird, den Tatbestand nicht erfüllt. Vertreten wird diese Position unter anderem in einer Analyse einer strafrechtlichen Kanzlei zu KI-Transkription und § 201 StGB. Das ist eine Meinung, keine gefestigte Rechtsprechung. Sie ist umstritten und gerichtlich nicht geklärt. Vor allem endet sie in dem Moment, in dem ein Werkzeug Audio zwischenspeichert, und das tun praktisch alle, allein um Netzwerkaussetzer zu überbrücken. Bauen Sie darauf keine Entscheidung.

Für Kalima gilt dieses Argument ausdrücklich nicht. Im Browser aufgenommenes Audio wird für die Transkription verarbeitet und auf dem Speicherkontingent Ihres Tarifs abgelegt, damit Sie die Sitzung später anhören und zu jeder Stelle springen können. Es liegt also eine gespeicherte Tonaufnahme vor. Wer mit Kalima aufzeichnet, braucht dieselbe Zustimmung wie bei jedem anderen Mitschnitt.

Datenschutzrechtlich ändert sich ohnehin nichts. Der Text ist ein personenbezogenes Datum, er braucht eine Rechtsgrundlage, eine Information nach Art. 13 und eine Löschfrist. Wer das Audio weglässt, verringert Datenmenge und Risiko, aber keine einzige Pflicht. Ausführlicher steht das im Beitrag zu Transkription ohne Aufzeichnung.

Was Sie vor dem nächsten Termin tun

Wo Kalima in dieser Frage steht

Kalima nimmt den Ton auf Ihrem eigenen Gerät auf, über Mikrofon, Systemton oder beides gemischt. Es verbindet sich nicht mit Zoom, Teams oder Meet, und es erscheint niemand Zusätzliches in der Teilnehmerliste. Das ist eine Aussage darüber, wie der Ton erfasst wird, und kein Weg, die Zustimmung der anderen zu umgehen. Sagen Sie zu Beginn des Termins, dass Sie mitschreiben lassen, genau wie Sie es bei jedem anderen Werkzeug tun müssten.

Beitragen kann Kalima die praktischen Teile: Die Server stehen in Deutschland, Audio und Transkripte werden nicht für das Training von Modellen verwendet, Sitzungen sind privat, bis Sie sie freigeben, und Sie können Ihre Daten selbst exportieren und löschen. Welche Daten gespeichert werden und wie Export und Löschung ablaufen, steht in der Hilfe zu Daten und Datenschutz und auf der Seite zu Sicherheit und Vertrauen.

Häufige Fragen

Darf ich ein Teams-Meeting aufzeichnen, ohne alle zu fragen?

Nein. Dass Microsoft Teams eine Aufzeichnungsschaltfläche anbietet und allen ein Hinweissymbol anzeigt, ersetzt die Zustimmung nicht. Die Anzeige ist eine Information, keine Einwilligung. Für das Strafrecht kommt es auf die Zustimmung aller Sprechenden an, nicht auf die Funktionen der Software.

Ist es strafbar, ein Online-Meeting ohne Einwilligung aufzunehmen?

Ja, das kann es sein. § 201 Abs. 1 Nr. 1 StGB sieht für das unbefugte Aufnehmen des nichtöffentlich gesprochenen Wortes Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder Geldstrafe vor. Der Versuch ist strafbar, und bei Amtsträgern erhöht sich der Rahmen auf bis zu fünf Jahre. Strafbar ist außerdem, eine solche Aufnahme zu gebrauchen oder weiterzugeben.

Reicht ein Hinweis in der Kalendereinladung als Einwilligung?

Als Information nach Art. 13 DSGVO ist er ein guter Anfang, als Einwilligung reicht er allein nicht. Eine Einwilligung setzt eine Reaktion der betroffenen Person voraus. Sagen Sie den Hinweis deshalb zu Beginn noch einmal laut und geben Sie den Anwesenden Gelegenheit zu widersprechen, bevor die Aufnahme läuft.

Darf mein Arbeitgeber Besprechungen aufzeichnen?

Nur mit einer Grundlage, und das ist im Beschäftigungsverhältnis selten die Einwilligung, weil § 26 Abs. 2 BDSG die Abhängigkeit im Arbeitsverhältnis bei der Freiwilligkeit berücksichtigt wissen will. In der Praxis läuft es auf eine Betriebsvereinbarung hinaus. Gibt es einen Betriebsrat, hat er nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bei der Einführung mitzubestimmen. Wenden Sie sich an ihn oder an die Datenschutzbeauftragte Ihres Hauses.

Ist ein Transkript ohne Audioaufnahme datenschutzrechtlich harmlos?

Nein. Der Text enthält identifizierbare Aussagen identifizierbarer Personen und ist damit ein personenbezogenes Datum. Rechtsgrundlage, Information und Löschfrist sind genauso erforderlich wie bei einer Tonaufnahme. Weniger Daten bedeuten weniger Risiko, aber keine Pflicht weniger.

Was gilt in Österreich und in der Schweiz?

In Österreich stellt § 120 öStGB den Missbrauch von Tonaufnahmegeräten unter Strafe: Abs. 1 erfasst das Aufzeichnen einer Äußerung, die nicht für die aufnehmende Person bestimmt war, Abs. 2 das Zugänglichmachen einer Aufnahme ohne Einverständnis der sprechenden Person. In der Schweiz gelten Art. 179bis bis Art. 179quater StGB neben dem revidierten Datenschutzgesetz, und der EDÖB verlangt die vorherige, informierte Zustimmung aller Beteiligten. In allen drei Ländern trägt der Weg über die Zustimmung aller.

Weiterführend

• Aufzeichnungshinweis und Einwilligung: fertige Textbausteine
• Betriebsrat und KI-Transkription
• Transkription ohne Aufzeichnung: was sich rechtlich ändert
• Warum kein Bot Ihrem Meeting beitritt
• Daten und Datenschutz in Kalima