Welche KI-Meeting-Assistenten Ihrem Meeting beitreten und welche auf Ihrem Gerät aufnehmen

Die meisten KI-Meeting-Assistenten arbeiten mit einem Bot. Er wählt sich als eigener Teilnehmer ein, steht unter einem Namen wie „Notetaker“ in der Teilnehmerliste und zeichnet das Gespräch von innerhalb der Plattform auf. Eine zweite Gruppe verzichtet darauf: Diese Programme nehmen den Ton auf, der ohnehin schon auf Ihrem Gerät läuft. Es kommt also kein Bot als Teilnehmer hinzu, und in der Teilnehmerliste erscheint niemand Zusätzliches. Kalima gehört zur zweiten Gruppe.

Seit dem Frühjahr 2026 ist dieser Unterschied nicht mehr nur kosmetisch. Google Meet sortiert Beitrittsanfragen, die es für heikel hält, in eine eigene Warteschlange, in der die Standardaktion „ablehnen“ lautet. Und Microsoft Teams liefert eine Richtlinie aus, mit der Administratoren externe Bots erkennen und im Wartebereich festhalten. Diese Seite zeigt, welcher Anbieter welchen Weg geht, mit der Herstellerseite hinter jeder Angabe und dem Prüfdatum. Danach geht es darum, was ein beitretender Bot tatsächlich zu sehen bekommt und die Aufnahme auf dem eigenen Gerät nicht.

Was ein beitretender Bot eigentlich ist

Ein Meeting-Bot ist ein eigenes Konto, das sich wie jeder andere Gast in Ihr Gespräch einwählt. Meist braucht er Zugriff auf Ihren Kalender, um zu wissen, wann er beitreten soll, er braucht die Erlaubnis einzutreten, und er hinterlässt eine sichtbare Spur in der Teilnehmerliste. Bei einem wiederkehrenden internen Abstimmungstermin mag das unproblematisch sein. Bei einem Kundengespräch, einem Vorstellungsgespräch oder einer Preisverhandlung ist ein unerklärter zusätzlicher Teilnehmer ein Thema, bevor überhaupt jemand etwas gesagt hat.

Die Aufnahme auf dem eigenen Gerät funktioniert umgekehrt. Das Programm nimmt den Ton auf, den Ihr Rechner ohnehin verarbeitet: Ihr Mikrofon, den Ton der Besprechung, der aus Ihren Lautsprechern kommt, oder beides gemischt. Es gibt kein zweites Konto und keine Beitrittsanfrage, die anderen sehen also genau die Personen, die sie erwarten. Und weil das Programm nie mit der Meeting-Plattform spricht, ist es auch an keine gebunden.

Keiner der beiden Wege ist automatisch der richtige. Ein Bot nimmt weiter auf, wenn Sie selbst auflegen, er sitzt in Besprechungen, an denen Sie gar nicht teilnehmen, und er holt sich häufig die Untertitel und den Chat der Plattform dazu. Genau das wollen manche Teams. Die Aufnahme auf dem Gerät setzt voraus, dass Sie dabei sind, und sie braucht entweder eine installierte Anwendung oder einen Browser, der den Ton eines Tabs freigeben kann.

Wer Ihrer Besprechung beitritt und wer nicht

Jede Angabe unten stammt von der Herstellerseite selbst, abgerufen am 22. September 2026. „Nicht angegeben“ heißt, dass die Seite dazu nichts sagt, nicht, dass die Antwort nein lautet. Preise und Aufnahmearten ändern sich in diesem Markt schnell, prüfen Sie die verlinkte Seite also, bevor Sie sich auf eine Zeile verlassen.

Aufnahme ohne Bot als Teilnehmer ist inzwischen eine Kategorie, kein Alleinstellungsmerkmal

Das gehört deutlich gesagt, weil die Werbung in diesem Markt oft etwas anderes nahelegt. Auf dem eigenen Gerät aufzunehmen, statt einen Bot in die Besprechung zu schicken, war einmal die Ausnahme. Im September 2026 ist es eine gewöhnliche Option: Fathom bietet sie als Beta für den Mac, Notta für Mac und Windows, Krisp führt sie in seinem günstigsten kostenpflichtigen Tarif, tl;dv hat eine Desktop-Anwendung für Mac und Windows nachgereicht, und Granola, Jamie sowie Bliro sind von Anfang an so gebaut. Tactiq hatte nie einen Bot, weil die Chrome-Erweiterung die Live-Untertitel der Besprechung selbst mitliest.

Kalima ist also nicht der einzige Anbieter, der Ihre Teilnehmerliste unverändert lässt, und etwas anderes zu behaupten wäre unredlich. Andere können außerdem Dinge, die Kalima nicht kann. Fathom bewirbt im Gratistarif unbegrenzte Aufnahmen und Transkripte, das ist deutlich großzügiger als der Gratistarif von Kalima. Granola und Jamie haben mobile Apps; Kalima ist eine Weboberfläche mit Desktop-Anwendung und lässt sich als PWA installieren, eine eigene Mobil-App gibt es nicht. Und wenn Sie ausdrücklich einen Bot brauchen, der in Besprechungen sitzt, an denen Sie selbst nicht teilnehmen, ist Kalima das falsche Werkzeug, und Otter, Read AI oder Sally haben die passende Bauform.

Innerhalb der Gruppe ohne Bot unterscheidet sich vor allem die Reichweite. Tactiq hängt an Chrome und an den Untertiteln der Plattform. Die Betriebsart von Fathom ist eine Mac-Beta. Kalima nimmt auf, was Ihr Rechner abspielt oder hört, unter Windows, unter macOS auf Apple Silicon und unter Linux, dazu im Browser, und übersetzt dabei live in eine andere Sprache. Das bewirbt keiner der anderen Anbieter aus der Tabelle auf seiner Preisseite. Entscheiden Sie nach der Eigenschaft, die Sie wirklich brauchen, nicht nach dem Schlagwort.

Was sich 2026 geändert hat

Beide großen Änderungen dieses Jahres gehen in dieselbe Richtung: Die Plattformen geben Organisatoren und Administratoren einen Schalter für fremde Bots an die Hand. Das sind Kontrollen, die genau so wirken sollen. Wenn Ihre Organisation eine davon eingeschaltet hat, ist die Antwort, um Freigabe zu bitten, und nicht, einen Umweg zu suchen.

Google Meet: eine zweite Warteschlange, die im Zweifel ablehnt

Im Februar 2026 kündigte Google einen „safeguarded guest admit flow“ für Meet an. Beitrittsanfragen landen seitdem in zwei Warteschlangen, und Google beschreibt die zweite als Anfragen von Verbindungen, bei denen der Gastgeber vor der Zustimmung eher genauer hinsehen sollte. Entscheidend ist dieser Satz: „The default action for entries in this queue is to deny entry.“ Die Auslieferung begann am 24. März 2026 für Rapid-Release-Domains und am 7. April 2026 für Scheduled-Release-Domains und gilt für alle Google-Workspace-Kunden, für Workspace Individual sowie für private Google-Konten (Google Workspace Updates, geprüft am 22.09.2026).

Google selbst nennt keine Notizassistenten. Die Anbieter tun es. Im Hilfebereich von Metaview steht, seit Ende März 2026 kennzeichne Google Meet alle Meeting-Bots einschließlich Metaview im Wartebereich mit dem Hinweis „potential risks“, und das sei „a Google-wide change affecting all notetakers“ (support.metaview.ai). Airspeed schreibt seinen Kundinnen und Kunden, „Google Meet now defaults to 'Deny' for bots flagged as potential risks“, und erklärt Schritt für Schritt, wie der Gastgeber den Bot von Hand zulässt (docs.goairspeed.com). tl;dv nutzt die Änderung auf der eigenen Produktseite als Argument für die Aufnahme über den Systemton (tldv.io/desktop-app). Alle drei Seiten am 22. September 2026 geprüft.

In der Praxis bedeutet das für alle, die einen Bot einsetzen: eine zusätzliche Freigabe pro Besprechung, in jeder Besprechung, durch einen Gastgeber, der vielleicht gerade nicht darauf achtet.

Microsoft Teams: eine Richtlinie, die Bots erkennt und im Wartebereich festhält

Microsoft benennt den Grund für die Funktion ungewöhnlich offen. Externe Besprechungsassistenten könnten „record or transcribe meetings without participant awareness“, Besprechungsdaten „in third-party systems outside of the organization's compliance boundaries“ ablegen und „compliance, privacy, and data leakage risks“ verursachen. Teams erkennt externe KI-Bots deshalb beim Beitritt anhand „a combination of infrastructural and behavioral signals“.

Die Einstellung sitzt in den Besprechungsrichtlinien unter „Meeting Join and Lobby“, heißt „Manage external bots and their access to meetings“ und entspricht dem PowerShell-Attribut ExternalBotAccessMode. Es gibt zwei Werte: AllowBots, dabei werden Bots weder erkannt noch markiert, und RequireApprovalWhenDetected, das Microsoft als Standard kennzeichnet. Im Standardfall werden erkannte Bots im Wartebereich festgehalten, bis sie ausdrücklich zugelassen werden, und zwar „irrespective of the lobby configuration for the meeting“. Organisatoren bekommen vor dem Zulassen zusätzlich einen Warnhinweis. Zwei Einschränkungen nennt Microsoft ebenfalls: Manche Bots werden nicht erkannt, und gelegentlich werden Menschen fälschlich als Bot eingestuft, was der Organisator über die Option „This is not a bot“ korrigieren kann (Microsoft Learn, Seitenstand 22. Mai 2026, geprüft am 22.09.2026).

Was ein beitretender Bot bekommt und die Aufnahme auf dem Gerät nicht

Ehrlich zusammengefasst ist das weniger, als die Werbung sonst verspricht. Die Aufnahme auf dem eigenen Gerät nimmt einen Empfänger und einen Teilnehmer aus dem Raum. Sie macht eine Aufnahme nicht rechtmäßig, sie macht Einwilligung nicht entbehrlich, und sie hebt keine Betriebsregel auf, nach der Besprechungen nicht aufgezeichnet werden.

Sagen Sie den anderen, dass Sie mitschreiben

Daran ändert keine Aufnahmetechnik etwas, und das gehört vor jede Bequemlichkeit.

Sagen Sie zu Beginn laut, dass Sie transkribieren, und sagen Sie, was mit dem Text passiert. Wenn jemand widerspricht, hören Sie auf. In Deutschland stellt § 201 Abs. 1 Nr. 1 StGB es unter Strafe, „das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen auf einen Tonträger“ aufzunehmen, mit Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder Geldstrafe (gesetze-im-internet.de, geprüft am 22.09.2026). Das entscheidende Wort im Gesetz ist „unbefugt“. Die informierte Einwilligung aller Sprechenden ist deshalb der sichere Weg, und sie hängt an der Aufnahme selbst, nicht daran, ob ein Bot beteiligt war. In Betrieben mit Betriebsrat kommt die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG dazu, die für technische Einrichtungen gilt, „die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen“. Auch die Nutzungsbedingungen der Plattform und die Regeln Ihres Arbeitgebers können strenger sein als das Gesetz.

Ein Programm, das nicht in der Teilnehmerliste steht, ist kein Programm, um Menschen ohne ihr Einverständnis aufzunehmen. Wenn eine Plattform oder eine Administration Notizassistenten in Ihrer Organisation gesperrt hat, ist das eine Entscheidung, die man respektiert und über die man spricht, und kein Hindernis, das man umgeht. Dazu gibt es einen eigenen Beitrag: Was tun, wenn Ihre Organisation KI-Notizassistenten sperrt.

Wie Kalima den Ton erfasst

Kalima nimmt den Ton auf Ihrem eigenen Gerät auf. Es tritt also kein Bot als Teilnehmer bei, und in der Teilnehmerliste erscheint niemand Zusätzliches. Sie starten eine Sitzung, wählen die Tonquelle und sprechen.

• Mikrofon nimmt Sie und alle im Raum auf.
• Ton vom Computer transkribiert, was Ihr Rechner wiedergibt: eine Videokonferenz, ein Webinar, eine aufgezeichnete Vorführung, ein Telefonat über Lautsprecher.
• Beide Schalter an kombiniert beides, sodass Ihre Fragen und die andere Stimme im selben Transkript landen.

Im Browser läuft der Systemton über die Freigabeabfrage, und Sie müssen dort die Option zum Teilen des Tons ankreuzen, sonst wird nichts erfasst. Manche Browser geben nur den Ton eines Tabs frei, nicht den des gesamten Systems. Die Desktop-App erfasst System- und Besprechungston nativ und gibt es für Windows 10 und 11 (64 Bit), für Macs mit Apple Silicon und für Linux als .deb-Paket oder AppImage; auf Macs mit Intel-Prozessor läuft Kalima im Browser. Die Einzelheiten stehen unter Audioquellen und Qualität und Desktop-App installieren.

Weil Kalima nie mit der Meeting-Plattform spricht, funktioniert dieselbe Sitzung für Zoom, Teams, Meet, Webex, einen Slack-Huddle, ein Gespräch in Discord oder zwei Menschen an einem Tisch, und sie funktioniert auch dann, wenn die Transkription wegen einer Lizenz oder einer Gastrolle ausgegraut ist. Dazu übersetzt Kalima während des Gesprächs live in eine andere Sprache. Was Sie aufgeben, ist genau das, was ein Bot gut kann: Kalima kann keine Besprechung besuchen, in der Sie nicht selbst sitzen.

Wohin die Transkripte danach gehen und wer sie öffnen kann, ist eine eigene Frage. Dazu gibt es Wer auf das Meeting-Transkript zugreifen kann und die Seite zu Vertrauen und Datenschutz.

Häufige Fragen

Tritt meinem Meeting ein Bot bei, wenn ich Kalima nutze?

Nein. Kalima verbindet sich nicht mit Zoom, Teams, Google Meet oder Webex und fragt Ihren Kalender nicht ab. Es nimmt den Ton auf, der ohnehin auf Ihrem Gerät läuft. Es gibt also kein zweites Konto, keine Beitrittsanfrage und keinen neuen Namen in der Teilnehmerliste. Sagen Sie den anderen trotzdem, dass Sie mitschreiben.

Sieht der Gastgeber, dass ich transkribiere?

Kalima steht nicht in der Teilnehmerliste, weil es nicht in der Besprechung ist. Das ist eine Eigenschaft der Technik und kein Grund, sich darauf zu verlassen. Sagen Sie zu Beginn, dass Sie transkribieren. Das ist redlich, es ist oft auch rechtlich geboten, und es ist die einzige Variante, die es übersteht, wenn die andere Seite später davon erfährt.

Warum hat Google Meet meinen Notizassistenten abgelehnt?

Seit Ende März 2026 sortiert Meet Beitrittsanfragen in zwei Warteschlangen, und in der zweiten lautet die Standardaktion „ablehnen“. Anbieter berichten, dass ihre Bots dort landen. Der Gastgeber muss den Bot in jeder einzelnen Besprechung von Hand zulassen. Wenn Sie ein Transkript brauchen, ohne jedes Mal nachzufragen, stellt ein Programm, das den Ton auf Ihrem eigenen Gerät aufnimmt, gar keine Beitrittsanfrage.

Kann unsere IT KI-Notizassistenten in Teams sperren?

Ja, und nach Microsofts dokumentiertem Standard werden sie bereits festgehalten: ExternalBotAccessMode steht auf RequireApprovalWhenDetected und hält erkannte externe Bots unabhängig von den Wartebereichseinstellungen der Besprechung fest, bis ein Organisator sie ausdrücklich zulässt. Microsoft weist darauf hin, dass die Erkennung in beide Richtungen nicht fehlerfrei ist.

Welche Anbieter nehmen unter Windows ohne Bot als Teilnehmer auf?

Stand 22. September 2026 und nach den jeweils eigenen Herstellerseiten: Notta Desktop, die Desktop-Anwendung von tl;dv, Bliro, Jamie und Kalima geben Windows für die Aufnahme auf dem Gerät an. Bei Fathom ist diese Betriebsart eine Beta für den Mac, und Tactiq läuft als Chrome-Erweiterung mit einer nativen Anwendung nur für den Mac. Krisp führt „Bot-free“ im Tarif Core, nennt auf der Preisseite aber kein Betriebssystem.

Brauche ich keine Einwilligung, wenn ich auf dem eigenen Gerät aufnehme?

Doch. Nach der DSGVO bleiben Sie Verantwortlicher, weil Sie über Zwecke und Mittel entscheiden, und § 201 StGB knüpft an die Aufnahme selbst an, nicht daran, ob ein Bot im Raum war. Ohne den zusätzlichen Teilnehmer fällt ein Empfänger des Tons weg. An Ihrer Pflicht, die anderen zu informieren, ändert das nichts.

Weiterführend

• Was tun, wenn Ihre Organisation KI-Notizassistenten sperrt: die Gründe hinter einer Sperre und die Wege, die innerhalb der Regeln bleiben.
• Wer auf das Meeting-Transkript zugreifen kann: wo der Text landet und wer ihn öffnen kann.
• Kalima im Vergleich: Gegenüberstellungen mit den Anbietern aus der Tabelle.
• Vertrauen und Datenschutz: was Kalima speichert, wo und wie lange.
• Teams-Transkription ausgegraut oder nicht verfügbar: die Ursachen in Lizenz, Richtlinie und Gastrolle, und ein Transkript, das keine davon braucht.