Bewerbungsgespräch aufzeichnen und transkribieren: was in Deutschland erlaubt ist (und was für Mitarbeitergespräche gilt)

Ein Bewerbungsgespräch dürfen Sie aufzeichnen, wenn alle Beteiligten damit einverstanden sind. Nur reicht dieses Einverständnis weiter als gedacht in die eine Richtung und weniger weit als gedacht in die andere: Strafrechtlich ist die Zustimmung aller der einzig sichere Weg, denn § 201 StGB schützt das gesprochene Wort unabhängig davon, wie gut Ihre Gründe sind. Datenschutzrechtlich dagegen trägt genau diese Zustimmung wenig, weil eine Einwilligung im Bewerbungsverfahren regelmäßig als nicht freiwillig gilt. Für die meisten Personalabteilungen läuft das auf dieselbe Antwort hinaus: kein Videoarchiv, sondern ein angekündigtes Transkript mit kurzer Aufbewahrung und einer festen Löschfrist.

Drei Dinge, die im Gespräch über Aufzeichnungen ständig vermischt werden

Die meisten Ratgeber behandeln „aufzeichnen" als eine einzige Handlung. In der Praxis sind es drei, und sie unterscheiden sich in Aufwand, Risiko und Nutzen erheblich.

Wer diese drei Ebenen trennt, landet fast immer bei der dritten. Sie löst das Problem, das Personalerinnen und Personaler wirklich haben, nämlich gleichzeitig zuhören und mitschreiben zu müssen, und sie erzeugt den kleinsten Datenbestand.

Warum die Einwilligung der Bewerberin hier weniger trägt, als Sie annehmen

Das Häkchen im Bewerbungsportal beruhigt, löst aber die Frage nicht. Artikel 7 Absatz 4 DSGVO verlangt, dass bei der Beurteilung der Freiwilligkeit „dem Umstand in größtmöglichem Umfang Rechnung getragen" wird, ob eine Leistung von einer Einwilligung abhängig gemacht wird. Erwägungsgrund 43 nennt den Kern: Eine Einwilligung liefert keine gültige Rechtsgrundlage, „wenn zwischen der betroffenen Person und dem Verantwortlichen ein klares Ungleichgewicht besteht" (Verordnung (EU) 2016/679, EUR-Lex).

Für das Beschäftigungsverhältnis buchstabiert § 26 Absatz 2 BDSG das aus: Für die Freiwilligkeit sind „insbesondere die im Beschäftigungsverhältnis bestehende Abhängigkeit der beschäftigten Person sowie die Umstände, unter denen die Einwilligung erteilt worden ist, zu berücksichtigen". Und § 26 Absatz 8 BDSG stellt klar, dass Bewerberinnen und Bewerber als Beschäftigte im Sinne der Vorschrift gelten (§ 26 BDSG). Wer sich gerade bewirbt, befindet sich in der denkbar ungünstigsten Verhandlungsposition. Der Europäische Datenschutzausschuss formuliert dasselbe für ganz Europa und rät in seinen Leitlinien 05/2020 zur Einwilligung davon ab, Einwilligung im Beschäftigungskontext überhaupt als Rechtsgrundlage zu wählen.

Ein zweiter Punkt kommt hinzu, den viele Vorlagen noch nicht abbilden. Der Europäische Gerichtshof hat am 30. März 2023 in der Rechtssache C-34/21 eine im Wortlaut vergleichbare hessische Vorschrift für unvereinbar mit Artikel 88 DSGVO erklärt, und die Aufsichtsbehörden diskutieren seitdem offen, was das für § 26 Absatz 1 Satz 1 BDSG bedeutet (FAQ des LfDI Baden-Württemberg). Praktisch heißt das: Stützen Sie ein Aufzeichnungskonzept nicht allein auf diese eine Norm, und lassen Sie die Rechtsgrundlage vor dem Rollout prüfen.

Fragen müssen Sie trotzdem, allein wegen § 201 StGB. Die Zustimmung ist nur nicht das Ende der Prüfung, sondern ihr Anfang. Danach kommen die eigentlichen Fragen: Brauchen wir die Aufnahme überhaupt, wie lange, und was passiert, wenn jemand nein sagt.

§ 201 StGB kennt keine Interessenabwägung

Der Datenschutz wägt ab. Das Strafrecht nicht. § 201 Absatz 1 StGB stellt unter Strafe, wer „unbefugt das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen auf einen Tonträger aufnimmt oder eine so hergestellte Aufnahme gebraucht oder einem Dritten zugänglich macht", und sieht dafür Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder Geldstrafe vor (§ 201 StGB).

Ein Bewerbungsgespräch ist nichtöffentlich, ob es im Besprechungsraum oder in einer Videokonferenz stattfindet. „Unbefugt" entfällt erst, wenn alle Beteiligten einverstanden sind. Deshalb steht die Zustimmung aller am Anfang jedes Aufzeichnungskonzepts, und deshalb ist eine stillschweigende Duldung kein tragfähiger Ersatz. Die Regel gilt in beide Richtungen: Eine Bewerberin, die das Gespräch heimlich mit dem Telefon aufnimmt, fällt unter dieselbe Vorschrift.

Der Mittelweg, der in der Praxis funktioniert

Zwischen „wir zeichnen alles auf" und „wir schreiben von Hand mit" liegt ein Verfahren, das die meisten Häuser tragen können:

1. Kündigen Sie es in der Einladung an, in einem Satz, mit dem Zweck, der Aufbewahrungsdauer und dem Hinweis, dass ein Nein das Verfahren nicht beeinflusst.
2. Fragen Sie am Anfang des Gesprächs noch einmal, bevor die Erfassung startet, und halten Sie die Antwort fest. Formulierungsvorschläge finden Sie unter Formulierungen für die Einwilligung zur Aufzeichnung.
3. Erfassen Sie Ton statt Video, sofern nicht ein zeitversetztes Interview zwingend ein Bild braucht.
4. Arbeiten Sie mit dem Transkript, nicht mit der Aufnahme. Sobald die Notiz steht, hat die Tonspur ihren Zweck erfüllt.
5. Löschen Sie den Ton und behalten Sie eine redigierte Notiz, die die Auswahlkriterien abbildet und nicht jede Nebenbemerkung.
6. Bieten Sie eine Kopie an. Wer eine Kopie bekommt, empfindet die Aufzeichnung deutlich seltener als Überwachung, und das Auskunftsrecht nach Artikel 15 DSGVO läuft dann ohnehin ins Leere.

Der fünfte Schritt ist der wichtigste. Ein Wortprotokoll über Gehaltsvorstellungen, Kündigungsgründe und private Umstände will niemand in der Personalakte haben. Die redigierte Notiz ist nicht der Kompromiss, sie ist das bessere Dokument.

KI-Verordnung: zwei Stellen, die jedes Interview-Werkzeug betreffen

Kein deutscher Ratgeber zum Thema nennt sie bisher, und beide sind für die Auswahl eines Werkzeugs entscheidender als die Frage nach der Aufnahme selbst.

Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe f verbietet den Einsatz von KI-Systemen, um Emotionen einer natürlichen Person am Arbeitsplatz und in Bildungseinrichtungen abzuleiten, ausgenommen aus medizinischen oder Sicherheitsgründen. Das Verbot gilt seit dem 2. Februar 2025 (Artikel 5 KI-Verordnung, Umsetzungszeitplan). Jede Funktion, die aus einem Bewerbungsgespräch einen Begeisterungswert, eine Stimmungskurve oder einen Selbstbewusstseinsindex macht, ist damit in der EU vom Tisch. Führt ein Anbieter so etwas vor, ist das kein Zusatznutzen, sondern ein Ausschlusskriterium.

Anhang III Nummer 4 Buchstabe a stuft Systeme, die für die Einstellung oder Auswahl natürlicher Personen und insbesondere für die Bewertung von Bewerberinnen und Bewerbern bestimmt sind, als Hochrisiko ein (Anhang III). Die Pflichten aus Kapitel III greifen dafür ab dem 2. Dezember 2027.

Daraus folgen zwei Linien. Ein reines Transkriptionswerkzeug bewertet niemanden und darf auch nicht so verkauft werden. Und wer an ein Transkript eine eigene Bewertungslogik anbaut, etwa eine Rangfolge aus Textbausteinen, baut ein System nach Anhang III, mit allem, was daran hängt. Das ist eine Entscheidung für die Rechtsabteilung und nicht für einen Testlauf im Recruiting.

Löschfristen, die auch das Transkript umfassen

Die übliche Faustregel „Bewerbungsunterlagen nach sechs Monaten löschen" stammt nicht aus einem Gesetz, sondern aus zwei Fristen, die zusammengerechnet werden. § 15 Absatz 4 AGG verlangt, dass ein Entschädigungsanspruch „innerhalb einer Frist von zwei Monaten schriftlich geltend gemacht werden" muss, gerechnet ab Zugang der Absage (§ 15 AGG). § 61b Absatz 1 ArbGG gibt danach drei Monate für die Klage (§ 61b ArbGG). Zwei plus drei Monate plus etwas Puffer für den Postweg ergeben die sechs Monate, die Datenschutzberatungen üblicherweise empfehlen. Es ist eine begründete Praxis, keine gesetzliche Frist.

Entscheidend ist, was die Frist alles abdeckt. In den meisten Häusern ist der Löschlauf auf das Bewerbermanagementsystem eingestellt, während vier andere Kopien unberührt bleiben:

• die Tonaufnahme, die ohnehin früher verschwinden sollte, idealerweise sobald das Transkript steht,
• das Transkript selbst, in der Regel außerhalb des Bewerbermanagementsystems,
• die automatisch erzeugte Zusammenfassung, falls Sie eine erstellen lassen,
• der Freigabelink, über den jemand aus dem Fachbereich mitgelesen hat.

Nehmen Sie diese vier Positionen in dasselbe Löschkonzept auf wie den Lebenslauf. Bei einer Einstellung gilt etwas anderes: Dann wandert nicht das Transkript in die Personalakte, sondern höchstens die redigierte Notiz, und auch die braucht eine eigene Begründung.

Welches Personalgespräch verträgt überhaupt ein Transkript?

Die ehrliche Antwort unterscheidet sich je Gesprächstyp deutlich, und bei zwei der vier häufigsten lautet sie nein.

Der rote Faden: Je näher ein Gespräch an einer Bewertung der Person liegt, desto weniger verträgt es ein Wortprotokoll. Ein Transkript ändert, was Menschen sagen. Bei einer Retrospektive ist das ein kleiner Preis, bei einem Entwicklungsgespräch ist es der Verlust des Gesprächs.

Der Betriebsrat entscheidet mit, bevor Sie testen

§ 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG gibt dem Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei „Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen" (§ 87 BetrVG). Nach ständiger Praxis genügt es, dass eine Einrichtung zur Überwachung objektiv geeignet ist. Eine Transkriptionslösung, die Sprecherinnen und Sprecher unterscheidet, ist das, auch wenn niemand sie so nutzen will.

Das Mitarbeitergespräch ist unmittelbar betroffen, weil dort Beschäftigte des Betriebs aufgezeichnet würden, das Bewerbungsgespräch mittelbar über die eingesetzte Technik. Reden Sie also mit dem Gremium, bevor der Testbetrieb startet, und nicht danach. Was in eine Betriebsvereinbarung gehört, steht in KI-Transkription und Mitbestimmung.

„Darf mein künftiger Arbeitgeber das?" Die Sicht der Bewerberinnen und Bewerber

Ein Aufzeichnungshinweis erscheint, oder jemand erwähnt beiläufig ein Notizwerkzeug. Sie können nein sagen. Eine Einwilligung im Bewerbungsverfahren ist nur dann eine, wenn sie ohne Nachteil verweigert werden kann, und genau das ist die Probe aufs Exempel. Ein Unternehmen, das ein Nein nicht folgenlos hinnimmt, hat kein Einwilligungsproblem, sondern ein größeres.

Drei Fragen, die höflich und zugleich präzise sind: Wer liest das Transkript, wie lange wird es aufbewahrt, und bekomme ich eine Kopie? Die Kopie steht Ihnen über das Auskunftsrecht nach Artikel 15 DSGVO ohnehin zu, die freundliche Variante ist nur die schnellere. Fühlt es sich im Nachhinein falsch an, verlangen Sie nach der Absage die Löschung und berufen sich auf die oben genannten Fristen.

Wovon abzuraten ist: selbst heimlich mitschneiden. § 201 StGB gilt auch für Sie, und eine heimlich entstandene Aufnahme ist in einem Verfahren regelmäßig nicht verwertbar. Sie trügen das Risiko ohne den Nutzen.

Wenn Sie transkribieren: was Kalima tut und was es nicht tut

Kalima erstellt aus einem Gespräch ein Transkript mit Sprecherkennzeichnung und auf Wunsch eine strukturierte Zusammenfassung mit Kernpunkten, Entscheidungen und Aufgaben. Es bewertet niemanden, vergibt keine Punktzahlen, erstellt keine Rangfolge von Bewerberinnen und Bewerbern und leitet keine Stimmung oder Emotion ab. Das ist keine Funktionslücke, sondern die Linie aus Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe f und Anhang III der KI-Verordnung.

Die Erfassung läuft auf dem Gerät der interviewenden Person, über Mikrofon, Systemton oder beides gemischt. Der Videokonferenz tritt dabei nichts bei, in der Teilnehmerliste erscheint niemand Zusätzliches. Genau deshalb müssen Sie die Aufzeichnung aussprechen: Es gibt kein Symbol, das die Frage für Sie stellt. Die Ankündigung im ersten Satz ersetzt das Signal, das andere Werkzeuge durch ihren sichtbaren Teilnehmer erzeugen.

Die Daten liegen in der EU, die Verbindungen sind verschlüsselt, und weder Aufnahmen noch Transkripte werden zum Training von Modellen verwendet. Freigabe ist standardmäßig aus. Für die versprochene Kopie erzeugen Sie im Studio einen Freigabelink, auf Wunsch mit Ablaufdatum; dort löschen Sie eine Sitzung auch wieder. Datenexport und Kontolöschung laufen über den Konto-Bereich. Die Einzelheiten stehen auf der Seite zu Datenschutz und Sicherheit, und Kalima für Teams ist der Einstieg für mehrere Personen.

Ob Ihr konkretes Verfahren zulässig ist, entscheidet trotzdem nicht der Anbieter, sondern Ihre Rechtsabteilung oder Ihre Datenschutzbeauftragte.

Häufige Fragen

Darf ich ein Bewerbungsgespräch aufzeichnen, wenn die Bewerberin zustimmt?

Für § 201 StGB ist die Zustimmung aller Beteiligten der sichere Weg, und ohne sie sollten Sie nicht aufzeichnen. Datenschutzrechtlich ist die Zustimmung damit aber nicht erledigt: Wegen des Abhängigkeitsverhältnisses gilt eine Einwilligung im Bewerbungsverfahren regelmäßig als nicht freiwillig. Sie brauchen also zusätzlich eine tragfähige Rechtsgrundlage, eine Zweckbindung und eine Löschfrist.

Reicht ein Hinweis in der Einladung?

Als Ankündigung ja, als Einwilligung nein. Ein Hinweis, der keine Widerspruchsmöglichkeit lässt, erzeugt keine Freiwilligkeit. Kündigen Sie in der Einladung an, fragen Sie zu Beginn des Gesprächs noch einmal, und machen Sie deutlich, dass ein Nein das Verfahren nicht beeinflusst.

Wie lange darf ich das Transkript aufbewahren?

Eine feste gesetzliche Frist gibt es nicht. Die verbreitete Praxis von etwa sechs Monaten nach der Absage leitet sich aus zwei Monaten für die schriftliche Geltendmachung nach § 15 Absatz 4 AGG und drei Monaten für die Klage nach § 61b Absatz 1 ArbGG ab, plus Puffer. Wichtig ist, dass die Frist neben dem Lebenslauf auch Tonaufnahme, Transkript, Zusammenfassung und Freigabelinks erfasst.

Darf ich ein Videointerview aufzeichnen und später im Team ansehen?

Das ist der Fall mit dem größten Eingriff. Vertretbar ist er, wenn das Format ihn erfordert, etwa bei einem zeitversetzten Interview, wenn der Kreis der Zuschauenden vorab benannt ist und die Aufzeichnung nach der Entscheidung gelöscht wird. Sonst leistet ein Transkript dasselbe mit deutlich weniger Aufwand.

Darf ein Werkzeug aus dem Transkript eine Bewertung ableiten?

Eine Emotions- oder Stimmungsauswertung am Arbeitsplatz ist nach Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe f der KI-Verordnung seit dem 2. Februar 2025 verboten. Eine Bewertung oder Rangfolge von Bewerberinnen und Bewerbern ist nicht verboten, macht das System aber nach Anhang III Nummer 4 Buchstabe a zu einem Hochrisikosystem, dessen Pflichten ab dem 2. Dezember 2027 gelten. Beides sollten Sie vor der Auswahl eines Werkzeugs klären.

Darf ich als Bewerber das Gespräch selbst aufnehmen?

Nur mit dem Einverständnis aller Beteiligten. § 201 StGB gilt unabhängig davon, auf welcher Seite des Tisches Sie sitzen, und eine heimliche Aufnahme ist in einem späteren Verfahren regelmäßig nicht verwertbar. Fragen Sie stattdessen offen nach einer Kopie des Transkripts, falls das Unternehmen selbst aufzeichnet.

Weiterführend

• Ist es zulässig, ein Meeting aufzuzeichnen?: der allgemeine Rahmen für Besprechungen, Kundentermine und Videokonferenzen.
• Formulierungen für die Einwilligung zur Aufzeichnung: Sätze für die Einladung und für die erste Minute des Gesprächs.
• KI-Transkription und Mitbestimmung: was der Betriebsrat entscheidet und was in eine Betriebsvereinbarung gehört.
• Datenschutz und Sicherheit bei Kalima: Speicherort, Freigaben, Export und Löschung.
• Kalima für Teams: gemeinsame Arbeitsbereiche, Rollen und Freigaben für mehrere Personen.