Was macht ein Archiv für Besprechungsaufnahmen sicher?
In einem Archiv von Besprechungsaufnahmen sammelt sich einiges vom Vertraulichsten, was in einem Unternehmen laut gesagt wird. Hier sind die sieben Stellschrauben, die über die Sicherheit entscheiden, die Fragen an jeden Anbieter und Kalimas Antworten darauf, einschließlich dessen, was Kalima nicht bietet.
Kurz gesagt: Ein sicheres Archiv für Besprechungsaufnahmen ist standardmäßig privat, lässt Sie pro Aufnahme festlegen, wer sie öffnen darf, versieht Links nach außen mit Passwort und Ablaufdatum, löscht Aufnahmen nach Plan, hält die Administration von den Inhalten fern, unterstützt Single Sign-on und protokolliert jede Änderung. Kalima deckt alle sieben Punkte ab: Aufnahmen sind privat, bis Sie sie teilen, Teams teilen über Arbeitsbereiche und Projekte mit Rollen, externe Links lassen sich mit Passwort und Ablaufdatum versehen, Firmen können Aufnahmen nach 30 bis 365 Tagen automatisch löschen, die Admin-Console zeigt nie Inhalte von Aufnahmen, Enterprise ergänzt SSO und SCIM, und jede Änderung der Administration landet im Audit-Log. Die Server stehen in Deutschland, die KI-Verarbeitung läuft in EU-Rechenzentren, und Aufnahmen werden nie zum Training von KI-Modellen verwendet. Eine Zertifizierung nach SOC 2 oder ISO 27001 hat Kalima nicht.
Sieben Stellschrauben und wie Kalima sie umsetzt
| Stellschraube | Frage an jeden Anbieter | Kalima |
|---|---|---|
| Standard-Sichtbarkeit | Wer sieht eine neue Aufnahme? | Nur Sie, bis Sie sie teilen |
| Teamzugriff | Kann ich mit einem Team teilen, ohne mit allen zu teilen? | Team-Arbeitsbereiche für die aktuellen Teammitglieder und Projekte mit den Rollen Betrachter, Bearbeiter und Admin |
| Externe Links | Kann ein Link ablaufen oder ein Passwort verlangen? | Freigabelinks nur zum Lesen, optional mit Passwort und Ablaufdatum. Administratoren einer Firma können öffentliche Links abschalten, Passwort und Ablauf vorschreiben und Einladungen auf bestimmte Domains beschränken |
| Löschung | Lassen sich Aufnahmen automatisch löschen? | Sie können jederzeit löschen. Firmenkonten löschen Aufnahmen oder nur den Ton automatisch nach 30, 90, 180 oder 365 Tagen |
| Einblick der Administration | Kann ein Admin alle Aufnahmen öffnen? | Die Admin-Console zeigt nie Inhalte oder Titel von Aufnahmen. Administratoren lesen nur, was mit ihnen geteilt wurde oder in einem Team liegt, dem sie selbst angehören |
| Anmeldung | SSO, SCIM, Zwei-Faktor? | Zwei-Faktor-Anmeldung und Passkeys für jedes Konto. Single Sign-on per SAML 2.0 oder OIDC, SCIM und erlaubte Netzwerke bei Enterprise |
| Audit | Wird jede Änderung der Administration protokolliert? | Ein Audit-Log, das sich nicht ändern lässt, mit Export als CSV oder JSON. Bei Enterprise auch als Datenstrom an einen HTTPS-Endpunkt oder Splunk |
Wo die Aufnahmen liegen
- Standort: Kalimas Server stehen in Deutschland. KI und Spracherkennung laufen in EU-Rechenzentren.
- Training: Aufnahmen und Transkripte werden nie zum Training von KI-Modellen verwendet.
- Schlüssel: Bei Firmenkonten sind die Schlüssel, die Aufnahmen schützen, mit einem eigenen Schlüssel pro Firma gesichert. Kalima verwaltet ihn, und er wird vernichtet, wenn die Firma gelöscht wird.
- Aufbewahrungspflicht: Bei Enterprise verhindert eine Sperre für rechtliche Aufbewahrung („Legal Hold“), dass Aufnahmen endgültig gelöscht werden, solange ein Rechtsstreit oder eine Untersuchung läuft.
Was Kalima nicht hat
Wer das vorher weiß, spart sich eine Runde mit dem Einkauf:
- Keine Zertifizierung nach SOC 2 oder ISO 27001.
- Keine vom Kunden verwalteten Schlüssel. Die Schlüssel verwaltet Kalima.
- Keine Funktion, mit der ein Admin private Aufnahmen eines Mitglieds liest, und keine Übergabe der Aufnahmen ausscheidender Personen an andere. Aufnahmen bleiben, wo sie sind, mit dem Zugriff, den sie vorher hatten.
Häufige Fragen
Tritt ein Bot der Besprechung bei, um aufzuzeichnen?
Nein. Kalima nimmt den Besprechungston am eigenen Rechner auf, es tritt also nichts der Besprechung bei. Informieren Sie die anderen Teilnehmenden, dass Sie aufzeichnen.
Kann eine Firma festlegen, welche Formate Mitglieder exportieren?
Ja. Bei Firmenkonten entscheidet die Administration in der Console, ob Mitglieder überhaupt exportieren dürfen und welche Formate erlaubt sind.
Welcher Tarif hat welche Stellschraube?
Private Aufnahmen, Zwei-Faktor-Anmeldung und Passkeys gibt es bei jedem Konto. Firmenregeln für Freigaben und Export, automatisches Löschen und das Audit-Log gehören zu Firmenkonten mit Team und Enterprise. SSO, SCIM, erlaubte Netzwerke, Legal Hold und das Audit-Streaming gibt es bei Enterprise. Mehr unter Preise.
Weiterführend
- Transkriptionswerkzeuge mit SSO und Sicherheit: die Anmeldung im Detail.
- Wer darf auf das Besprechungstranskript zugreifen?: dieselbe Frage für Zoom, Teams, Meet, Webex und Slack.
- Trust Center: Datenstandort, Unterauftragsverarbeiter und Sicherheitsmaßnahmen.
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