Wer darf auf das Besprechungstranskript zugreifen? Die Rechtelage 2026

Bei Zoom, Microsoft Teams, Google Meet und GoTo Meeting gehört das Transkript dem Konto, das die Besprechung organisiert oder aufgezeichnet hat. Sie kommen nur heran, wenn diese Person oder deren Administration es erlaubt. Webex ist die Ausnahme: Dort dürfen auch Teilnehmende die Untertitel herunterladen, die sie selbst eingeschaltet haben, solange die Besprechung noch läuft und die Website-Verwaltung das zulässt. Slack-Huddles bilden einen weiteren Sonderfall: Sobald eine externe Person oder ein Gast dabei ist, stehen die AI-Notizen überhaupt nicht zur Verfügung.

Jede dieser Regeln hat sich 2026 mindestens einmal geändert, und kein Anbieter dokumentiert die der anderen. Die Tabelle stellt sie nebeneinander, danach folgt ein kurzer Abschnitt je Plattform.

Wer darf das Transkript bekommen, Plattform für Plattform

Alle Angaben am 22. September 2026 in der Dokumentation der Anbieter geprüft.

Die Tabelle sagt im Kern eine Sache: Auf sechs von sieben Plattformen ist das Transkript ein Vermögenswert des einladenden Kontos. Dabei gewesen zu sein und den größten Teil gesprochen zu haben, begründet keinen Anspruch.

Bei Zoom entscheidet die Cloud-Aufzeichnung des Hosts

Zoom transkribiert ausschließlich Cloud-Aufzeichnungen, und zwar in Pro-, Business-, Education- oder Enterprise-Konten. Benachrichtigt wird per E-Mail, wem die Aufzeichnung gehört (Zoom, Audiotranskription für Cloud-Aufzeichnungen, geprüft am 22. September 2026). Eine lokale Aufzeichnung auf dem Rechner des Hosts erzeugt überhaupt kein Transkript.

Wer eine Kopie behalten darf, ist eine Kontoeinstellung mit fünf Stufen: nur Host, Host und Co-Hosts, alle Teilnehmenden, die keine Gäste sind, Teilnehmende mit bestimmten IP-Adressen, und alle Teilnehmenden. Wer von außerhalb des Host-Kontos beitritt, gilt als Gast. Die dritte Stufe, die in Unternehmen am häufigsten eingestellt ist, schließt Sie damit aus.

Die größere Änderung kam Ende Mai 2026. Zwischen dem 24. und dem 26. Mai hat Zoom Untertitel und Transkript getrennt: Untertitel laufen weiter live mit, lassen sich danach aber nicht mehr behalten, speichern oder herunterladen. Wer einen Text braucht, muss das Transkript aktivieren (Zoom, KB0085668, geprüft am 22. September 2026). Die Untertiteldatei am Ende des Gesprächs zu sichern, funktioniert nicht mehr.

Mehr dazu: Zoom-Transkript nicht verfügbar und ein Zoom-Meeting transkribieren, das Sie nicht selbst leiten.

In Teams entscheidet das OneDrive des Organisators

In Teams hängt die Transkription an zwei Richtlinien gleichzeitig, an der des Organisators und an der der Person, die den Knopf drückt (Microsoft, Transkription und Untertitel verwalten, geprüft am 22. September 2026). Eingegrenzt wird das Ganze über die Besprechungsoption „Wer kann aufzeichnen und transkribieren“ mit den Werten „Organisatoren und Mitorganisatoren“, „Organisatoren, Mitorganisatoren und Referenten“ und „Niemand“.

Die Rechte ergeben sich aus dem Speicherort. Bei geplanten und Ad-hoc-Besprechungen landen Aufzeichnung und Transkript im OneDrive des Organisators, unabhängig davon, wer aufgezeichnet hat. Microsofts eigene Rechtetabelle ist dazu eindeutig: Organisator und Mitorganisatoren dürfen bearbeiten und teilen, alle übrigen aus derselben Organisation haben nur Lesezugriff ohne Freigabe- und Downloadrecht, und externe Teilnehmende haben gar keinen Zugriff, solange der Organisator die Datei nicht ausdrücklich mit ihnen teilt (Microsoft, Speicherung und Berechtigungen, geprüft am 22. September 2026). Ab 250 Teilnehmenden verlieren außerdem manche internen Personen ihre automatischen Rechte.

Neu ist 2026 die Besprechungsoption „Wer hat Zugriff auf die Aufzeichnung und das Transkript“ mit den Werten „Jeder“, „Organisatoren und Mitorganisatoren“ und „Bestimmte Personen“. Ändern dürfen sie nur Organisator und Mitorganisatoren, sie setzt eine Copilot- oder Teams-Premium-Lizenz voraus, und für Kanalbesprechungen und Ad-hoc-Besprechungen gibt es sie nicht (Microsoft, Zugriff auf Aufzeichnung und Transkript anpassen, geprüft am 22. September 2026).

Mehr dazu: Teams-Transkription ausgegraut und ein Teams-Transkript ohne Aufzeichnung.

Google Meet legt ein Dokument im Drive des Organisators ab

Google Meet legt das Transkript als Google-Dokument im Drive des Organisators ab, im Ordner „Google Meet“, und hängt es an den Kalendertermin. Organisator, Co-Organisatoren und wer die Transkripte gestartet hat, bekommen eine automatische E-Mail, und alle Eingeladenen aus der Organisation des Organisators können den Anhang im Kalender öffnen (Google, Transkripte in Google Meet verwenden, geprüft am 22. September 2026).

Zwei Grenzen überraschen regelmäßig. Ab 200 Eingeladenen aus der Organisation des Organisators kommen nur noch Organisator, Co-Organisatoren und die startende Person an die Datei. Und externe Gäste sind von der automatischen Verteilung überhaupt nicht erfasst, sie brauchen eine ausdrückliche Freigabe der Drive-Datei, die die Administration zusätzlich erlauben muss.

Zwei weitere Einschränkungen: Transkripte laufen auf Computer, Laptop oder Android-Gerät, nicht unter iOS, und die Funktion deckt acht Sprachen ab, Deutsch inbegriffen.

Mehr dazu: Transkriptions-Schaltfläche in Google Meet fehlt und wer das Google-Meet-Transkript bekommt.

Webex ist die einzige Plattform mit Download für Teilnehmende

Webex weicht als einzige Plattform von diesem Muster ab. Gastgeber und Mitgastgeber können den Cisco AI Assistant starten, alle übrigen Teilnehmenden können aber ebenso die Untertitel einschalten und dann oben im Untertitelbereich auf Herunterladen klicken. Cisco schreibt ausdrücklich, dass das jederzeit vor dem Ende der Besprechung geht (Cisco, Transkript einer Webex-Besprechung speichern, geprüft am 22. September 2026).

Zwei Bedingungen gelten: Die Besprechung muss auf der Webex Suite Meeting-Plattform laufen, und die Website-Verwaltung muss das Speichern von Transkripten erlauben. Die Datei enthält außerdem nur das, was ab dem Einschalten der Untertitel erfasst wurde. Wer sie in Minute vierzig aktiviert, bekommt die letzten zwanzig Minuten und davor nichts. Nach dem Ende der Besprechung gibt es für Teilnehmende keinen Download mehr.

Mehr dazu: Webex-Transkription nicht verfügbar.

Slack-Huddles sind intern offen und mit Externen gesperrt

Die AI-Notizen von Slack fassen ein Huddle in einem Canvas im Huddle-Thread zusammen, das Transkript steckt in diesem Canvas. Lesen kann es jeder, der das Canvas sieht, was Huddles für interne Gespräche zur offensten Plattform in dieser Liste macht.

Zwei Einschränkungen zählen. Die AI-Notizen gibt es nur in bezahlten Tarifen, und Slack schreibt selbst: „Es ist nicht möglich, AI-Notizen in Huddles mit externen Personen oder Gästen zu verwenden“ (Slack, Mit AI Notizen zu Huddles erstellen, geprüft am 22. September 2026). Damit fallen genau die Huddles heraus, die man festhalten möchte: die mit Kundschaft, Dienstleistern oder Partnern. Die Administration kann die Funktion zusätzlich sperren, und das Transkript taucht in der Slack-Suche nicht auf.

Mehr dazu: Transkript eines Slack-Huddles.

GoTo Meeting und RingCentral in Kurzform

GoTo erzeugt Transkripte aus aufgezeichneten Besprechungen und legt sie im Besprechungsverlauf des Kontos ab, wo man sie durchsuchen und kopieren kann (GoTo, Transkriptionen für Onlinebesprechungen, geprüft am 22. September 2026). Die Sprachliste ist kurz, GoTo nennt neben Englisch unter anderem Spanisch, Italienisch und Deutsch, dazu eine automatische Erkennung der gesprochenen Sprache (GoTo, Produktneuerungen, geprüft am 22. September 2026). Das Transkript folgt der Aufzeichnung, also dem aufzeichnenden Konto.

RingCentral zeigt die Live-Transkription als Untertitel und erlaubt den Export als TXT, DOCX, PDF oder SRT (RingCentral, AI transcription, geprüft am 22. September 2026). Dass alle Teilnehmenden denselben Mitschnitt erhalten, steht so auf der Produktseite, ist aber eine Werbeaussage und keine dokumentierte Rechteregel. Fragen Sie im Zweifel Ihre IT.

Und in Deutschland? Mitbestimmung und § 201 StGB

Zwei Punkte kommen in deutschen Organisationen zu den Herstellerregeln hinzu, unabhängig davon, wem das Transkript technisch gehört.

Erstens die Mitbestimmung. Eine Transkriptionsfunktion ist eine technische Einrichtung, die dazu geeignet ist, Verhalten und Leistung von Beschäftigten zu überwachen. Damit fällt ihre Einführung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG unter die Mitbestimmung des Betriebsrats, wo einer besteht. In der Praxis regelt eine Betriebsvereinbarung dann oft auch, wer ein Transkript speichern und wie lange es aufbewahrt werden darf, und diese Regel geht der Plattformeinstellung vor.

Zweitens der Schutz des Wortes. § 201 StGB stellt es unter Strafe, das nichtöffentlich gesprochene Wort unbefugt auf einen Tonträger aufzunehmen. Ein reines Text-Transkript ist kein Tonträger, die meisten Werkzeuge nehmen aber zugleich Audio auf. Der sichere Weg ist deshalb immer derselbe: Sie sagen zu Beginn, dass mitgeschrieben wird, und holen die Zustimmung aller ein. Für konkrete Fälle klären Sie das bitte mit Ihrer Rechtsabteilung oder Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Die eine Zeile, die Sie selbst bestimmen

Alle Regeln oben beruhen auf derselben Annahme, nämlich dass die Plattform das Transkript erzeugt und es deshalb in irgendeinem fremden Konto liegt. Kalima nimmt stattdessen den Ton auf, den Ihr Rechner bereits ausgibt, direkt auf Ihrem eigenen Gerät, und transkribiert ihn live. Es besteht keine Verbindung zu Zoom, Teams, Meet, Webex oder Slack, es tritt also niemand zusätzlich dem Gespräch bei und in der Teilnehmerliste erscheint nichts Neues.

Damit ändert sich die Rechtefrage vollständig. Die Sitzung gehört Ihnen: Sie bearbeiten den Text im Studio, benennen die Sprecher um, erzeugen eine Zusammenfassung und exportieren als PDF, SRT, VTT, JSON oder reinen Text. Wenn andere mitlesen sollen, schalten Sie die Freigabe ein und legen fest, wer hineindarf, vom offenen Link bis zu einer einzelnen benannten Person, wahlweise mit Passwort und Ablaufdatum.

Liegt die Besprechung bereits hinter Ihnen und haben Sie eine Aufnahme, laden Sie stattdessen die Datei hoch. Kalima transkribiert sie im Hintergrund.

Sagen Sie, dass Sie mitschreiben

Ein Mitschnitt auf dem eigenen Gerät ist für die anderen nicht sichtbar, und genau deshalb gehört er angesagt. Die Rechtslage unterscheidet sich von Land zu Land, und vielerorts ist die Zustimmung aller Beteiligten nötig. In Deutschland schützt § 201 StGB das nichtöffentlich gesprochene Wort. Dazu kommen die Regeln Ihres Arbeitgebers und die Nutzungsbedingungen der Besprechung. Ein Satz zu Beginn genügt.

Häufige Fragen

Wem gehört ein Zoom-Transkript?

Dem Konto des Hosts, denn es entsteht aus dessen Cloud-Aufzeichnung. Welche Teilnehmenden eine Kopie behalten dürfen, ist eine Kontoeinstellung mit fünf Stufen, und Gäste von außerhalb sind in der gängigsten Stufe ausgeschlossen.

Bekomme ich ein Teams-Transkript als externer Gast?

Nicht automatisch. Microsoft hält ausdrücklich fest, dass externe Teilnehmende keinen Zugriff haben und der Organisator die Datei einzeln teilen muss. Bitten Sie also den Organisator darum, oder führen Sie ein eigenes Transkript.

Dürfen Teilnehmende ein Webex-Transkript herunterladen?

Ja, und Webex ist hier die einzige Plattform, bei der das ohne Gastgeberrechte geht. Untertitel einschalten, dann oben im Untertitelbereich auf Herunterladen klicken, und zwar vor dem Ende der Besprechung. Die Website-Verwaltung muss das Speichern erlauben.

Warum sieht niemand das Google-Meet-Transkript?

Meist, weil mehr als 200 Personen aus der Organisation des Organisators eingeladen waren. Dann bleibt das Transkript bei Organisator, Co-Organisatoren und der startenden Person. Der zweite häufige Grund: Sie sind externer Gast, und dann erreicht Sie der Kalenderanhang nicht.

Gibt es ein Transkript, wenn niemand aufgezeichnet hat?

Bei Teams und Webex ja, dort läuft die Transkription auch ohne Aufzeichnung. Bei Zoom und GoTo nein, weil das Transkript aus der Aufzeichnung entsteht. Deshalb sind „Wurde aufgezeichnet?“ und „Gibt es ein Transkript?“ zwei verschiedene Fragen.

Darf ich selbst mitschreiben, wenn der Betriebsrat nichts geregelt hat?

Das Fehlen einer Regelung ist keine Erlaubnis. Wenn in Ihrem Unternehmen ein Betriebsrat besteht, unterliegt der Einsatz solcher Werkzeuge nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG seiner Mitbestimmung. Sprechen Sie das an, bevor Sie eine Gewohnheit daraus machen.

Weiterführend

• Zoom-Transkript nicht verfügbar: die Einstellungen hinter einem fehlenden Transkript.
• Teams-Transkription ausgegraut: warum die Schaltfläche gesperrt ist.
• Transkriptions-Schaltfläche in Google Meet fehlt: die Bedingungen in Workspace.
• Webex-Transkription nicht verfügbar: die Einstellungen, die den Download verbergen.
• Ein Zoom-Meeting transkribieren, das Sie nicht selbst leiten: der Weg für Teilnehmende.