Teams-Transkription ohne Aufzeichnung: was möglich ist und wer den Schalter hat

Ja, Microsoft Teams kann eine Besprechung transkribieren, ohne sie aufzuzeichnen. Transkription und Aufzeichnung sind zwei getrennte Vorgänge: Wer aufzeichnet, startet die Transkription mit, wer nur transkribiert, hinterlässt keine Aufzeichnung. Seit 2026 gibt es dafür zusätzlich eine eigene Besprechungsoption, „Transcribe only“, die der Organisator schon beim Planen setzt, sodass die Besprechung sich selbst transkribiert und keine Aufzeichnung entsteht. Entscheidend ist, wer den Schalter hat: Jeder dieser Wege gehört dem Organisator oder der Teams-Administration. Als Teilnehmer, Gast oder externer Berater kommen Sie an keinen davon heran.

Warum in Deutschland genau danach gesucht wird

In deutschen Unternehmen führt der Weg zu dieser Frage fast immer über zwei Hürden. Die erste ist die Mitbestimmung. Eine Aufzeichnung ist eine technische Einrichtung im Sinne von § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG: „Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen“. Die Formulierung „dazu bestimmt“ wird in der arbeitsgerichtlichen Praxis als objektive Eignung gelesen, es kommt also nicht darauf an, ob jemand tatsächlich überwachen will. Ein Transkript hält namentlich fest, wer wie viel und was gesagt hat, und ist damit genauso geeignet wie eine Tonspur. Der Verzicht auf die Audiodatei beendet die Mitbestimmung deshalb nicht.

Die zweite Hürde ist der Datenschutz. Ein Transkript besteht aus personenbezogenen Daten, es braucht eine Rechtsgrundlage, und die Teilnehmenden müssen darüber informiert werden. „Wir zeichnen ja nichts auf“ ist kein Ersatz für eine Einwilligung und auch kein Ersatz für die Information. Was der Verzicht auf die Aufzeichnung tatsächlich bringt, ist weniger Datenmaterial: weder Stimme noch Bild, und keinen Mitschnitt, den jemand Jahre später wieder abspielen kann. Zur Datenminimierung ist das ein gutes Argument, es betrifft aber das Wie viel und nicht das Ob.

Bevor Sie eine dieser Optionen einschalten, sprechen Sie deshalb mit Ihrer Datenschutzbeauftragten oder Ihrem Datenschutzbeauftragten, und wenn es einen Betriebsrat gibt, mit dem Gremium. Was dort typischerweise geregelt wird, steht in unserem Beitrag zu Mitbestimmung und KI-Transkription.

Die vier Zustände einer Teams-Besprechung

Zur Zeile „Nur transkribieren“ führen zwei Wege. Wer transkribieren darf, kann im laufenden Gespräch Transkription starten wählen, ohne Aufzeichnen und transkribieren anzurühren. Das gibt es seit Jahren. Der zweite Weg, bei dem der Organisator die Besprechung so plant, dass die Transkription von selbst startet und eine Aufzeichnung gar nicht erst vorgesehen ist, kam 2026 dazu, und genau den kennen die meisten Ratgeber zu dieser Frage noch nicht.

Was „Transcribe only“ ist

Microsoft hat die Funktion im Message-Center-Eintrag MC1283816 angekündigt (geprüft im September 2026): Targeted Release ab Ende April 2026, allgemeine Verfügbarkeit zwischen Anfang Mai und Anfang Juni 2026. Der Organisator wählt sie beim Planen aus, danach transkribiert die Besprechung automatisch, ohne dass eine Aufzeichnung entsteht. Microsofts eigene Begründung ist das Argument, das bei der Administration zieht: Barrierefreiheit und die KI-Funktionen, die auf dem Transkript aufsetzen, etwa Copilot und die intelligente Zusammenfassung, sollen auch dort funktionieren, wo Aufzeichnungen untersagt sind.

Zwei Bedingungen müssen erfüllt sein, damit die Option überhaupt auftaucht:

• Die Transkription muss per Richtlinie erlaubt sein. Das ist der Schalter Transkription im Teams Admin Center unter Besprechungen und Besprechungsrichtlinien, in PowerShell -AllowTranscription $true. Microsoft beschreibt ihn als Einstellung pro Organisator und pro Benutzer: „Damit Besprechungen und Ereignisse Transkripte enthalten, muss der Organisator diese Einstellung aktiviert haben. Der Benutzer, der die Aufzeichnung oder das Transkript startet, muss diese Einstellung ebenfalls aktiviert haben.“
• Die Besprechungsoption dafür, wer aufzeichnen und transkribieren darf, darf nicht auf „No one“ stehen. Microsoft formuliert es so: Steht die Option „Who can record and transcribe“ auf „No one“, werden alle automatischen Transkriptionsoptionen einschließlich „Transcribe only“ zwingend deaktiviert. Dieser Schalter legt die Funktion ausgerechnet dort lahm, wo sie am meisten gebraucht wird, denn „niemand“ sieht für eine Administration, die Aufzeichnungen unterbinden soll, nach der sicheren Voreinstellung aus.

Ebenso wichtig ist, was die Funktion nicht kostet. Weder ein Zusatzprodukt noch ein Upgrade ist nötig, die in Microsoft 365 E3 und E5 enthaltene Transkription genügt. Teams Premium und Copilot bezahlen andere Dinge, nämlich übersetzte Liveuntertitel und übersetzte Livetranskription sowie die nachträgliche Steuerung, wer eine Aufzeichnung oder ein Transkript öffnen darf. Letzteres können nur Organisatoren und Co-Organisatoren ändern, und bei Kanalbesprechungen und spontanen Besprechungen fehlt es ganz.

Warum ein Teilnehmer nichts davon auslösen kann

An diesem Punkt entscheidet sich, was Sie als Nächstes tun. Microsofts Dokumentation ist eindeutig: „Die Transkription ist eine Richtlinieneinstellung pro Organisator und Benutzer.“ Beide Schlösser müssen offen sein, und in einem fremden Mandanten liegt keiner der Schlüssel bei Ihnen.

Dazu kommen die Rollen. Starten und beenden dürfen die Transkription der Organisator, die Co-Organisatoren und, sofern der Organisator es in den Besprechungsoptionen freigegeben hat, die Referenten. Teilnehmende nicht. Noch weiter außen stehen Gäste und Externe: Ein externer Gast kann das Transkript nach der Besprechung nicht herunterladen, und wer anonym über den Link beigetreten ist, sieht nicht einmal die laufende Livetranskription.

Die Person, die diese Frage am häufigsten stellt, ist damit ohne Antwort: die Beraterin, der Lieferant oder die Bewerberin im Teams-Mandanten eines anderen Unternehmens, mit einer vertraglichen Zusage, nicht aufzuzeichnen. Für sie gibt es keinen eingeschränkten nativen Weg. Es gibt gar keinen.

„Ohne Aufzeichnung“ meint drei verschiedene Dinge

Klären Sie vorher, welche Anforderung wirklich gilt. „Transcribe only“ erfüllt genau eine davon.

1. Es darf keine Audio- oder Videodatei entstehen. So steht es in den meisten Richtlinien und Betriebsvereinbarungen, und dafür ist die Option gemacht, sofern der Organisator sie setzt.
2. Zur Besprechung soll nichts im Unternehmensspeicher liegen. Hier hilft sie nicht. Das Transkript landet im OneDrive des Organisators, ist durchsuchbar, unterliegt den Aufbewahrungsrichtlinien des Mandanten und hält namentlich fest, wer wie viel gesagt hat. Eine leichtere Variante der Aufzeichnung ist es damit nicht.
3. Sie selbst brauchen den Text. Ein Transkript, das im OneDrive des Organisators liegt und nie geteilt wird, ist für Sie so gut wie nicht vorhanden. Dafür bietet die Plattform nichts an.

Wer das weiß, führt das Gespräch mit dem Organisator oder der Administration deutlich kürzer.

Den Ton auf dem eigenen Gerät mitschreiben

Wenn die Besprechung in einem fremden Mandanten stattfindet oder die Richtlinie aus ist und ein Ticket drei Wochen dauert, bleibt der Weg über das eigene Gerät: den Ton transkribieren, den Ihr Rechner ohnehin wiedergibt. Genau das macht Kalima. Es verbindet sich nicht mit Teams, es tritt kein Bot als Teilnehmer bei, in der Teilnehmerliste erscheint niemand Zusätzliches, und es braucht keine Lizenz in irgendeinem Mandanten. Weil Teams nicht beteiligt ist, landet im OneDrive des Organisators auch nichts.

Eine Einschränkung gehört dazu. Kalima speichert den Ton der Sitzung in Ihrem eigenen Konto, damit Sie die Besprechung nachhören und im Transkript auf ein Wort tippen können, um an diese Stelle zu springen. Die Daten liegen in der EU, sie bleiben privat, bis Sie selbst etwas freigeben, sie werden nicht zum Training von Modellen verwendet, und Sie können die Sitzung jederzeit löschen. Wenn Ihre Vorgabe lautet, dass nirgends eine Tonaufnahme entstehen darf, auch nicht im eigenen Konto, dann trägt auch dieser Weg nicht, und es bleibt allein bei der Option, die der Organisator setzt.

Mit der Desktop-App

Im Browser

Öffnen Sie Kalima in einem unterstützten Browser, stellen Sie die Tonquelle auf Desktop-Audio und starten Sie die Aufnahme. Der Browser fragt, was geteilt werden soll, und zeigt ein Kästchen für die Tonfreigabe, das gesetzt sein muss. Ohne dieses Häkchen wird nur das Bild geteilt und nichts transkribiert. Mit Mikrofon einbeziehen mischen Sie Ihre eigene Stimme in dasselbe Transkript. Manche Browser geben nur den Ton eines einzelnen Tabs frei, nicht den des ganzen Systems. Läuft Teams im Desktop-Client statt im Browser, nehmen Sie deshalb die Desktop-App.

Am Ende haben Sie ein durchsuchbares Transkript mit Sprecherzuordnung, eine KI-Zusammenfassung mit Entscheidungen und Aufgaben, Exporte als PDF, SRT, VTT, JSON oder Text und einen Lesezugriff-Link für alle, die nicht dabei waren. Besprechungston aufzunehmen funktioniert in jedem Tarif, auch im kostenlosen. Wochenminuten, Sitzungslänge und KI-Kontingente unterscheiden sich, nachzulesen unter Preise.

Sagen Sie, dass Sie mitschreiben

Weil Kalima auf Ihrem eigenen Rechner läuft, kann Teams es nicht ankündigen. Der Hinweis, den Teams bei eigener Transkription allen Teilnehmern zeigt, erscheint also nicht. Das ist ein Grund, es selbst zu sagen, und kein Grund zu schweigen. § 201 StGB schützt das nichtöffentlich gesprochene Wort, und der sichere Weg ist, dass alle Bescheid wissen und einverstanden sind. Dazu kommen im beruflichen Umfeld die Vorgaben des Arbeitgebers und, falls vorhanden, die Betriebsvereinbarung. Ein Satz zu Beginn genügt, und gegen Notizen, die sie anschließend bekommen, hat selten jemand etwas.

Häufige Fragen

Kann man eine Teams-Besprechung transkribieren, ohne sie aufzuzeichnen?

Ja. Wer in Teams die Transkription startet, startet keine Aufzeichnung, und seit Mitte 2026 kann ein Organisator eine Besprechung zusätzlich so planen, dass die Transkription automatisch läuft und nie eine Aufzeichnung entsteht. Beide Wege setzen voraus, dass die Transkriptionsrichtlinie im Mandanten des Organisators eingeschaltet ist.

Können Teilnehmer oder Gäste die Transkription in Teams starten?

Nein. Nur der Organisator, die Co-Organisatoren und, wenn der Organisator es in den Besprechungsoptionen freigegeben hat, die Referenten können transkribieren. Teilnehmende, Gäste und externe Personen können es nicht, und wer anonym über den Link beigetreten ist, sieht die Livetranskription nicht einmal.

Braucht „Transcribe only“ Teams Premium oder eine Copilot-Lizenz?

Nein. Microsoft schreibt ausdrücklich, dass keine zusätzliche Lizenz nötig ist und die in Microsoft 365 E3 und E5 enthaltene Transkription ausreicht. Teams Premium und Copilot werden für andere Funktionen gebraucht, etwa übersetzte Liveuntertitel und die nachträgliche Steuerung, wer ein Transkript öffnen darf.

Warum fehlt „Transcribe only“ in meinen Besprechungsoptionen?

Entweder ist die Richtlinie Transkription für Sie ausgeschaltet, oder die Besprechungsoption dafür, wer aufzeichnen und transkribieren darf, steht für dieses Meeting auf „No one“, was alle automatischen Transkriptionsoptionen deaktiviert. Beides liegt bei der Administration oder beim Organisator. Die übrigen Ursachen stehen in unserer Anleitung zur ausgegrauten Teams-Transkription.

Kann ich Liveuntertitel speichern, statt zu transkribieren?

Nein. Teams speichert keine Untertitel. Sie erscheinen während der Besprechung auf dem Bildschirm und sind danach weg. Das ist eine bewusste Abgrenzung zur Transkription und kein Fehler, weshalb auch die Anleitung zu nicht funktionierenden Liveuntertiteln nicht mit „einfach herunterladen“ enden kann.

Ersetzt ein Transkript ohne Aufzeichnung die Einwilligung der Teilnehmenden?

Nein. Ein Transkript enthält personenbezogene Daten und braucht eine Rechtsgrundlage, außerdem müssen die Teilnehmenden informiert werden. Weniger Daten sind ein gutes Argument gegenüber dem Betriebsrat und der Datenschutzaufsicht, aber sie ersetzen weder Information noch Rechtsgrundlage. Lassen Sie den konkreten Fall von Ihrer Datenschutzbeauftragten oder Ihrem Datenschutzbeauftragten prüfen.

Weiterführend

• Teams-Transkription ausgegraut oder nicht verfügbar?: die Ursachen, wenn die Schaltfläche selbst deaktiviert ist.
• Mitbestimmung und KI-Transkription: was der Betriebsrat prüft und was in eine Betriebsvereinbarung gehört.
• Wer darf auf das Besprechungstranskript zugreifen?: dieselbe Frage für Zoom, Teams, Meet, Webex und Slack.
• Microsoft-Teams-Besprechungen in Echtzeit transkribieren: der vollständige Ablauf mit Kalima.
• Desktop-App herunterladen: Windows, macOS und Linux, mit nativer Aufnahme des Besprechungstons.