Besprechungsprotokolle in Google Docs
Sobald Kalima die KI-Zusammenfassung einer Besprechung geschrieben hat, kopiert Zapier Ihre Protokollvorlage in Google Docs und füllt sie aus: Überblick, Kernpunkte, Entscheidungen, Aufgaben und offene Fragen, jeweils im eigenen Abschnitt, mit Link zur Aufnahme.
Layout, Logo und Überschriften bleiben die Ihrer Vorlage. Kalima liefert nur den Inhalt.
Protokolle, die wie Ihre Protokolle aussehen
Viele Teams haben in Google Docs eine Protokollvorlage, die ab der dritten Woche niemand mehr ausfüllt. Die Überschriften stimmen, die Besprechung hat stattgefunden, aber aus verstreuten Notizen ein sauberes Dokument zu machen, kostet eine halbe Stunde, die zwischen zwei Terminen fehlt.
Kalima schreibt den Inhalt aus dem Transkript, Google Docs behält das Format, auf das Sie sich geeinigt haben. Vorstand, Kunde oder Projektakte bekommen nach jeder Besprechung dieselbe Art Dokument.
Warum Protokolle irgendwann nicht mehr geschrieben werden
Die Vorlage gibt es. Sie auszufüllen, übernimmt niemand freiwillig.
Wer protokolliert, redet kaum mit
Die protokollierende Person verbringt die Besprechung mit Tippen und kann am wenigsten zur Diskussion beitragen.
Jedes Dokument sieht anders aus
Die eine Kollegin schreibt Stichpunkte, der andere ganze Absätze. Wer zwei Monate Besprechungen vergleichen will, muss sich in zwei Stile einlesen.
Das Protokoll kommt Tage später
Bis das Dokument verteilt ist, haben alle längst nach ihrer eigenen Erinnerung an die Beschlüsse gehandelt.
So füllt Kalima eine Vorlage in Google Docs
Die Schritte mit Zapier. In n8n oder Make erledigen deren Google-Docs-Module dasselbe mit einem API-Schlüssel von Kalima.
Die Vorlage in Google Docs vorbereiten
Legen Sie Ihr Protokoll-Layout einmal an und setzen Sie überall dort, wo Inhalt hingehört, einen Platzhalter in doppelte geschweifte Klammern, etwa {{zusammenfassung}}, {{entscheidungen}}, {{aufgaben}} und {{link}}: ohne Leerzeichen darin, als normaler Text ohne Fett oder Kursiv.
New AI Summary als Auslöser wählen
Verbinden Sie Kalima über Einstellungen, Integrationen und auf der Karte von Zapier Zu Zapier. Wählen Sie dann das Projekt, dessen Besprechungen ein Protokoll bekommen sollen. Schalten Sie Only the First Summary of a Recording ein, wenn eine korrigierte Zusammenfassung kein zweites Dokument anlegen soll.
Create Document From Template von Google Docs hinzufügen
Wählen Sie Ihre Vorlage, geben Sie dem neuen Dokument einen Namen, zum Beispiel den Recording Name, und legen Sie den Drive-Ordner fest, in dem es gespeichert wird.
Die Felder von Kalima den Platzhaltern zuordnen
Zapier zeigt jeden Platzhalter der Vorlage als eigenes Feld. Setzen Sie Overview, Key Points, Decisions, Action Items, Open Questions und den Recording Link in die passenden ein. Fehlt ein Platzhalter, klicken Sie auf Refresh fields.
Mit einer echten Aufnahme testen
Starten Sie den Test mit einer aktuellen Besprechung, öffnen Sie das neue Dokument in Google Docs und prüfen Sie das Layout, bevor Sie den Zap einschalten.
Wie die Felder von Kalima Ihre Vorlage füllen
Ein Vorschlag für die Zuordnung in einem klassischen Protokoll.
Recording Name als Dokumentname
Jedes Dokument heißt wie seine Besprechung. Stellen Sie das Datum aus Created At davor, dann sortiert sich der Ordner von selbst nach Datum.
Overview und Key Points unter der Zusammenfassung
Zwei oder drei Sätze dazu, worum es ging, darunter die wichtigsten Punkte, jeder in einer eigenen Zeile.
Decisions, Action Items und Open Questions in eigenen Abschnitten
Aufgaben behalten Person und Frist so, wie sie genannt wurden, zum Beispiel Briefing zum Start verschicken (Anna, Freitag).
Recording Link am Ende
Wer dabei war, kann ein Detail nachprüfen, wer gefehlt hat, kann die Stelle nachhören. Voraussetzung ist der Zugriff auf die Aufnahme in Kalima.
So nutzen Teams Kalima mit Google Docs
Drei Einrichtungen, jede mit einer anderen Aktion von Google Docs.
Vor der Aufnahme
Kalima läuft auf Ihrem eigenen Gerät, deshalb sieht es im Meeting niemand. Gerade darum sollten Sie die Aufnahme ankündigen: Informieren Sie alle Beteiligten, bevor Sie starten, und holen Sie ihre Zustimmung ein. Setzen Sie Kalima im Unternehmen ein, stimmen Sie das vorher mit Ihrem Datenschutzbeauftragten und, falls es einen gibt, dem Betriebsrat ab.
Fragen zu Google Docs
Häufige Fragen zu Protokollen von Kalima in Google Docs.
Verwandte Integrationen
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