Europäische Alternativen zu Otter.ai und Fireflies: EU-gehostete, bot-freie Optionen im Vergleich

Hat die Rechts- oder Einkaufsabteilung Otter.ai oder Fireflies ausgeschlossen, muss der Ersatz zwei getrennte Prüfungen bestehen, und die meisten Vergleichsseiten laufen nur eine davon durch. Die erste ist, wo die Daten physisch liegen. Die zweite ist, welcher Staat das Unternehmen, das sie hält, zur Herausgabe zwingen kann, eine andere Frage mit einer anderen Antwort.

Die Tabelle unten prüft beides für neun Optionen. Jede Anbieterangabe darin wurde am 22. September 2026 von der eigenen Seite des Anbieters abgelesen, die URL steht in der Tabelle. Fehlt eine Angabe, sagt die Zelle das, statt zu raten: „nicht angegeben“ bedeutet, die Angabe fehlt auf der Seite, nicht, dass die Antwort Nein lautet.

Die Spalten, die hier entscheiden, und warum sie schwer zu finden sind

Anbieterübersichten vergleichen Preis, Sprachenzahl und Qualität der Zusammenfassung. Eine Datenschutzbeauftragte, die ein Tool freigibt, stellt andere Fragen, deren Antworten meist über Impressum, Datenschutzerklärung, Sicherheitsseite und Trust Center verstreut sind:

• Firmensitz und Muttergesellschaft. Welches Unternehmen ist Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter, und nach welchem Landesrecht besteht es.
• Speicherregion. Wo Transkripte und etwaiger Ton liegen.
• Verarbeitungsregion. Wo Spracherkennung und Sprachmodell tatsächlich laufen. Das ist oft eine andere Region als die Speicherung, und die Spalte, die Anbieter am seltensten ausfüllen.
• Eine öffentliche Unterauftragsverarbeiter-Liste. Art. 28 Abs. 2 und 4 DSGVO machen Unterauftragsverarbeitung zur Vertragssache. Ein Anbieter, der die Liste veröffentlicht, hat die halbe Frage schon beantwortet.
• Ob irgendetwas dem Meeting beitritt. Ein Tool, das sich ins Gespräch einwählt, ist ein zweiter Auftragsverarbeiter im Raum und ein sichtbarer Teilnehmer, den jemand zulassen muss.
• Ob Host- oder Admin-Rechte nötig sind. Das entscheidet, ob Sie das Tool überhaupt in einem Gespräch nutzen können, das Sie nicht organisiert haben.

Wer die Daten hält, und wo

Fakten, abgelesen von der verlinkten Seite am 22. September 2026.

Zwei Zellen dieser Tabelle lohnen einen zweiten Blick. Otters veröffentlichte Unterauftragsverarbeiter-Liste, Stand 31. März 2026, nennt Amazon Web Services, Google Cloud Platform, Crusoe, Anthropic und OpenAI, und gibt für alle die USA als Land an. Das ist keine Kritik an Otter, das die Liste genau deshalb veröffentlicht, damit Käuferinnen und Käufer sie sehen können. Es ist schlicht die Tatsache, an der eine Übermittlungsprüfung hängt. Und Kalimas eigene Zeile hat eine Lücke: Die Kategorien der Auftragsverarbeiter sind veröffentlicht, die namentliche Liste nicht, weniger als Otter, Fireflies, Jamie und Sally heute bieten.

Wie jedes Tool ins Meeting gelangt

EU-Hosting ist nicht dasselbe wie EU-Zuständigkeit

Das ist der Unterschied, den die meisten „EU-Alternative“-Seiten auslassen, und genau der, der entscheidet, ob ein Tool eine Übermittlungsprüfung besteht.

Nach 18 U.S.C. § 2713, eingeführt durch den CLOUD Act im März 2018, muss ein Anbieter elektronischer Kommunikations- oder Datenverarbeitungsdienste, der US-Zuständigkeit unterliegt, einer Anordnung zur Sicherung oder Herausgabe von Kommunikation und Daten in seinem „possession, custody, or control“ nachkommen, „regardless of whether such communication, record, or other information is located within or outside of the United States“. Das Gesetz stellt ausdrücklich klar, dass der physische Speicherort nicht das entscheidende Kriterium ist. Entscheidend ist, ob das Unternehmen, das die Daten hält, US-Zuständigkeit unterliegt.

Die praktische Folge für eine Shortlist: „unsere Daten liegen in Frankfurt“ sagt etwas über Latenz und über die Übermittlungsmechanik nach Art. 44 DSGVO. Es sagt für sich genommen nichts darüber, ob eine ausländische Behörde die Herausgabe erzwingen kann. Dafür brauchen Sie die erste Spalte der Tabelle, Firmensitz und Muttergesellschaft, und Sie müssen prüfen, ob ein EU-gebrandetes Produkt eine Tochtergesellschaft einer US-Gruppe ist.

Der Übermittlungsweg in die andere Richtung ist eine offene Rechtsfrage, keine abgeschlossene. Der Angemessenheitsbeschluss der Kommission zum EU-US Data Privacy Framework wurde vom Gericht der Europäischen Union in der Rechtssache Latombe/Kommission, T-553/23, am 3. September 2025 bestätigt, das Urteil wurde im Oktober 2025 beim Gerichtshof angefochten. Der Angemessenheitsbeschluss gilt, während das Rechtsmittel anhängig ist, eine Übermittlung an einen DPF-zertifizierten US-Anbieter hat also heute eine Rechtsgrundlage. Ob Sie eine Beschaffungsentscheidung für drei Jahre auf einen Mechanismus unter Berufung stützen wollen, ist eine Abwägung für Ihre eigene Datenschutzbeauftragte, nicht für einen Anbieter-Blog. Prüfen Sie den aktuellen Eintrag jedes Anbieters selbst auf der offiziellen Data-Privacy-Framework-Liste, statt einer Tabelle zu vertrauen, auch dieser hier.

Ein Tool, das nie beitritt, braucht trotzdem eine Einwilligung

Den Bot zu entfernen entfernt einen sichtbaren Teilnehmer. Es entfernt nicht die Rechtsfrage. Ein Gespräch aufzuzeichnen und zu transkribieren ist die Verarbeitung personenbezogener Daten aller Sprechenden, und in den meisten europäischen Rechtsordnungen braucht das eine Rechtsgrundlage und in der Praxis die Zustimmung der Beteiligten.

In Deutschland stellt § 201 StGB es unter Strafe, das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen unbefugt aufzunehmen. Das entscheidende Wort ist „unbefugt“: Einwilligung beseitigt die Strafbarkeit. Andere Länder ziehen die Grenze anders, und die Nutzungsbedingungen Ihrer Meeting-Plattform können eine eigene Regel obendrauf setzen.

Die praktische Version, die einen Satz kostet: Sagen Sie zu Beginn, dass Sie mitschreiben, sagen Sie, was mit dem Transkript geschieht, und stoppen Sie, wenn jemand widerspricht. Ein Tool, das nicht in der Teilnehmerliste erscheint, ist kein Weg, dieses Gespräch zu umgehen, und ein Anbieter, der es Ihnen so verkauft, verkauft Ihnen ein Problem. Mehr dazu in ist es legal, ein Meeting aufzunehmen, Ihre eigene Datenschutzbeauftragte ist diejenige, die es absegnet.

Wenn nichts das Gerät verlassen darf

Drei Kategorien werden in diesem Markt gerade vermischt, obwohl sie nicht austauschbar sind:

1. Ein Bot tritt dem Meeting bei. Otter, Sally, und Fireflies im Standardmodus. Am einfachsten teamweit auszurollen, für alle im Gespräch sichtbar, und darauf angewiesen, dass die Plattform weiterhin fremde Teilnehmer zulässt.
2. Bot-frei, in der Cloud verarbeitet. Jamie, Bliro, Kalima, und Fireflies über die Erweiterung. Nichts tritt dem Gespräch bei, aber Ton oder Transkript gehen trotzdem an einen Anbieter, dessen Zuständigkeit und Unterauftragsverarbeiter also weiterhin zählen. Um diese Kategorie geht es in diesem Artikel überwiegend.
3. Vollständig lokal. Meetily ist das klarste Beispiel: Open Source unter MIT-Lizenz, Installer für macOS und Windows, Linux aus dem Quellcode, und die Angabe, dass die Verarbeitung auf dem Gerät stattfindet. Nichts erreicht einen Anbieter überhaupt.

Steht in der Anforderung Ihrer Rechtsabteilung wörtlich „kein Ton und kein Transkript darf das Gerät verlassen“, erfüllt Kategorie zwei das nicht, und kein Maß an EU-Hosting ändert daran etwas. Gehen Sie zu Kategorie drei und akzeptieren Sie den Tausch: Sie betreiben die Software, Sie verwalten die Updates, Sie bekommen keinen geteilten Arbeitsbereich, keine Live-Übersetzung für die Person im Raum, die die Sprache nicht spricht, und die Transkriptionsqualität ist, was auf Ihren Laptop passt.

Wo Kalima steht, und was ihm fehlt

Kalima ist Kategorie zwei: bot-frei, in der EU verarbeitet, nicht lokal. Betrieben wird es von der ByteHawk GmbH, einem deutschen Unternehmen mit Sitz in Düsseldorf. Ton läuft über verschlüsselte Verbindungen, wird in der EU gespeichert und nie zum Training von Modellen verwendet. Sie können Ihre Daten selbst exportieren und Ihr Konto selbst löschen, Teilen ist aus, bis Sie es einschalten. Die Erfassung läuft auf dem Gerät, das Sie ohnehin nutzen, Mikrofon, Systemton oder beides gemischt, es erscheint also niemand in der Teilnehmerliste, und Sie brauchen keine Host- oder Admin-Rechte im Gespräch. Es transkribiert 60+ Sprachen mit automatischer Erkennung und übersetzt live, während das Gespräch läuft, einseitig in eine Sprache oder zweiseitig zwischen zwei Sprachen nebeneinander. Preise starten bei 14,99 EUR im Monat, es gibt einen kostenlosen Tarif, die aktuellen Zahlen stehen unter /pricing.

Was fehlt, wichtig für alle, die speziell Fireflies ersetzen:

• Keine CRM- oder Workflow-Integrationen. Kein Salesforce, kein HubSpot, keine Zapier-App, kein automatisches Einspielen in Notion oder Slack. Es gibt eine REST-API und einen MCP-Server zum Lesen der eigenen Transkripte, mehr nicht. War der Grund für Fireflies der CRM-Abgleich, ist Kalima auf dieser Achse eine Verschlechterung, und das sollten Sie ehrlich abwägen.
• Keine Kalenderintegration, die automatisch beitritt. Die Desktop-App kann ein Gespräch auf dem eigenen Rechner erkennen und die Aufnahme anbieten, aber nichts liest den Kalender, und nichts erscheint in Ihrem Namen in einem Meeting.
• Keine native mobile App. Es gibt eine installierbare Web-App auf dem Smartphone, das ist nicht dasselbe wie eine native iOS- oder Android-App.
• Keine namentliche Unterauftragsverarbeiter-Liste, wie die Tabelle oben zeigt. Kategorien der Auftragsverarbeiter sind veröffentlicht, die Liste der Namen nicht.

Wer den direkten Vergleich statt der Shortlist sucht: Kalima im Vergleich zu Otter.ai und Kalima im Vergleich zu Fireflies.ai gehen jede Funktion einzeln durch.

Häufige Fragen

Ist Otter.ai DSGVO-konform?

Das ist keine Frage, die ein Wettbewerber für Sie beantworten sollte, und sie hat abstrakt keine Ja-oder-Nein-Antwort. Nachprüfbar ist: Otter.ai, Inc. ist ein Unternehmen aus Delaware mit Sitz in Mountain View, die veröffentlichte Unterauftragsverarbeiter-Liste vom 31. März 2026 nennt für praktisch jeden Eintrag die USA, und die Datenschutzerklärung erklärt eine Selbstzertifizierung unter dem EU-US Data Privacy Framework. Ob eine Übermittlung auf dieser Grundlage für Ihre Verarbeitung akzeptabel ist, entscheiden Ihr Verantwortlicher und Ihre Datenschutzbeauftragte, dokumentiert in einer Übermittlungsprüfung.

Löst Datenspeicherung in der EU das CLOUD-Act-Problem?

Nicht für sich allein. 18 U.S.C. § 2713 gilt für Daten im „possession, custody or control“ eines Anbieters, „regardless of whether“ sie innerhalb oder außerhalb der USA liegen. Der Serverstandort ist ein Faktor. Die Zuständigkeit über das Unternehmen, einschließlich einer europäischen Tochter einer US-Muttergesellschaft, ist der andere.

Welches dieser Tools funktioniert in einem Gespräch, das ich nicht organisiert habe?

Alles in der bot-freien Spalte: Jamie, Bliro, Kalima und Meetily zeichnen vom eigenen Gerät auf, es gibt also keinen Teilnehmer, den die veranstaltende Person zulassen müsste. Fireflies' Chrome-Erweiterung tut dasselbe. Ein bot-basiertes Tool braucht jemanden mit Host-Rechten, der es einlässt, was im Gespräch eines Kunden oder Lieferanten nicht Ihre Entscheidung ist.

Ist ein bot-freies Tool automatisch datenschutzfreundlicher?

Nein. Es entfernt einen sichtbaren Teilnehmer und eine Integration, eine echte Reduktion der Exposition. Es ändert nicht, wo der Ton verarbeitet wird, wer die Unterauftragsverarbeiter sind, oder welches Land Zugriff auf das Unternehmen hat. Das sind die Spalten der ersten Tabelle, und ein bot-freies US-Tool sitzt in genau derselben Zuständigkeit wie ein bot-basiertes.

Was sollten wir einen Anbieter vor der Unterschrift fragen?

Sechs Dinge, schriftlich: die juristische Einheit und ihre Muttergesellschaft, die Speicherregion, die Verarbeitungsregion sowohl für Spracherkennung als auch für ein etwaiges Sprachmodell, die namentliche Unterauftragsverarbeiter-Liste, ob Kundendaten zum Training von Modellen verwendet werden, und die Löschfrist nach einer Kündigung. Will ein Anbieter nicht alle sechs schriftlich geben, ist das selbst eine Antwort.

Bleiben diese Preise und Fakten aktuell?

Nein. Sechs der neun Anbieter in der Tabelle haben im letzten Jahr die Preise geändert oder einen bot-freien Modus eingeführt. Jede Angabe hier trägt das Prüfdatum, 22. September 2026, und die Quell-URL. Prüfen Sie die für Ihre Entscheidung relevanten Angaben erneut, bevor Sie sich darauf verlassen.

Weiterführend

• Kalima im Vergleich zu Otter.ai
• Kalima im Vergleich zu Fireflies.ai
• Warum kein Bot Ihrem Meeting beitritt
• Beste Transkriptionssoftware für Meetings im Team
• Wie Kalima mit Ihren Daten umgeht