Transkriptionssoftware im Vergleich: 16 Programme, geprüft am 22. September 2026

Die beste Transkriptionssoftware gibt es nicht, es gibt nur die beste für die Grenze, an die Sie tatsächlich stoßen: eine dreistündige Sitzung, die bei den meisten Gratistarifen abbricht, ein Budget, das nach Stunden und nicht nach Arbeitsplätzen gerechnet wird, eine Sprache, die kaum jemand ordentlich beherrscht, oder eine Vorgabe dazu, wo die Aufnahme verarbeitet werden darf. Diese Seite vergleicht 16 Programme genau an diesen Grenzen. Jeder Preis und jedes Limit stammt von der Preisseite des Anbieters, abgerufen am 22. September 2026.

Herausgeber der Liste ist Kalima, Kalima steht selbst in der Tabelle, und eine Rangfolge gibt es nicht. Ein eigener Abschnitt nennt die Fälle, in denen Kalima die falsche Wahl ist.

So ist diese Liste entstanden

Wichtiger als das Ergebnis ist hier die Methode, denn fast jeder Vergleich in diesem Bereich stammt von einem Anbieter, der sich selbst auf Platz eins gesetzt hat.

• Geprüft wurde je Programm: der Einstiegspreis mit Abrechnungseinheit, das Gratis-Limit in Minuten samt Obergrenze pro Aufnahme, die Zahl der Sprachen, ob etwas als Teilnehmer im Gespräch erscheint, ob es Live-Übersetzung gibt, die Aussage zum Serverstandort im Wortlaut des Anbieters und ob es eine Desktop-Anwendung gibt.
• Geprüft wurde auf: der Preisseite des Anbieters, verlinkt auf dem Namen in der Tabelle. Nichts stammt aus Bewertungsportalen, Verzeichnissen oder Blogbeiträgen von Mitbewerbern.
• Geprüft wurde am: 22. September 2026. Dieses Datum steht in jeder Zeile, denn sechs dieser Anbieter haben im vergangenen Jahr Preise geändert oder eine neue Aufnahmeart eingeführt.
• „Nicht angegeben“ heißt: die Preisseite sagt dazu nichts. Es heißt nicht, dass das Programm es nicht kann. Fireflies.ai lädt seine Preise per JavaScript nach und lieferte keine Zahlen, deshalb bleiben die Preisfelder dort leer statt geraten.
• Nicht umgerechnet wurden Währungen, weil Kurse sich bewegen und eine Umrechnung schnell veraltet. Auch die Steuer unterscheidet sich: Kalima weist Euro-Preise inklusive Mehrwertsteuer aus, Sally rechnet zuzüglich Mehrwertsteuer, die US-Anbieter nennen Nettopreise.

Was heise und Scribbr offenlassen

Zwei deutsche Seiten dominieren diese Suche zu Recht. Der heise-Vergleich behandelt acht Programme und wurde laut eigener Angabe zuletzt im September 2025 überarbeitet. Live-Übersetzung kommt dort nur am Rand vor. Die Scribbr-Übersicht richtet sich an Abschlussarbeiten, vergleicht vier Werkzeuge und trägt den Stand „Aktualisiert am 6. Dezember 2021“. Beide betrachten Transkription als Dateiarbeit.

Drei Dinge kommen auf dieser Seite hinzu: Live-Transkription und Live-Übersetzung stehen in derselben Tabelle wie die Dateiverarbeitung, jede Zahl trägt Quelle und Prüfdatum, und die Limits sind ehrlich benannt, auch die von Kalima.

Die Vergleichstabelle

Angegeben ist jeweils der günstigste bezahlte Tarif. Beim Gratistarif steht zuerst das Kontingent, danach die Obergrenze pro Aufnahme, denn die stoppt Sie in der Praxis zuerst.

Zu den sieben Programmen, die am häufigsten neben Kalima geprüft werden, gibt es jeweils eine datierte Einzelgegenüberstellung: Otter.ai, Fireflies.ai, Fathom, Notta, Sonix, Tactiq und Zoom AI Companion. Alle Limits von Kalima stehen vollständig auf der Preisseite.

Wie lang eine einzelne Aufnahme sein darf

An dieser Stelle scheitern die meisten Kaufentscheidungen, und genau sie fehlt in fast jedem Vergleich. Ein Monatskontingent nützt nichts, wenn das Programm eine Ratssitzung in Minute 91 abschneidet. Eine Dreistundenvorlesung, ein Experteninterview von zwei Stunden und ein Workshop-Tag fallen in dieselbe Falle.

Auch Kalima hat Grenzen, und die gehören offen benannt statt hinter dem Wort „unbegrenzt“ versteckt. Hochgeladene Dateien sind in jedem Tarif knapper begrenzt als Live-Sitzungen, und keine einzelne Datei darf fünf Stunden überschreiten, auch nicht im Enterprise-Tarif. Für eine dreistündige Sitzung brauchen Sie also Kalima Pro, Otter Business oder Notta Pro.

Noch eine Angabe, die ein Monatsvergleich verzerrt: die wöchentliche Rückstellung. Das enthaltene Kontingent gilt pro Kalenderwoche und wird jeden Montag um 00:00 UTC zurückgesetzt. Es wird nicht übertragen. Zehn Stunden pro Woche sind deshalb nicht dasselbe wie 43 Stunden pro Monat: Wer in einer Woche 30 Stunden aufnimmt und drei Wochen nichts, bekommt zehn, nicht 43. Wenn Ihre Arbeit in Schüben anfällt, etwa in einer Konferenzsaison oder einer Erhebungsphase, rechnen Sie entsprechend gegen ein Monatskontingent oder kaufen Sie Zeit dazu, die nicht verfällt. Bei gleichmäßiger Auslastung arbeitet die Wochenlogik für Sie, weil sie sich pro Abrechnungszeitraum vier- bis fünfmal auffüllt.

Was eine Stunde Transkription wirklich kostet

Veröffentlichter Preis geteilt durch veröffentlichtes Kontingent, mehr steckt nicht dahinter. Alle Zahlen vom 22. September 2026.

Drei Einschränkungen gehören dazu.

Erstens ist die kleinste Zahl in der Tabelle nicht das günstigste Angebot. Fathom nennt im Gratistarif „Unlimited recordings + transcriptions“ zu 0 USD. Das ist kein Testzeitraum und kein Lockpreis, und kein Stundenpreis schlägt das. Wenn unbegrenztes Aufnehmen die ganze Anforderung ist, endet der Vergleich dort. Notta Business und Otter Business nennen ebenfalls unbegrenzte Transkription, zu 27,78 USD beziehungsweise 30 USD je Nutzer und Monat. Ab etwa 60 Stunden im Monat kostet Otter Business damit weniger pro Stunde als Otter Pro.

Zweitens setzen die niedrigen Kalima-Werte voraus, dass Sie das Wochenkontingent auch jede Woche weitgehend ausschöpfen. Bei schubweiser Nutzung liegt der reale Wert höher.

Drittens sagt ein Stundenpreis nichts darüber, ob das Transkript in Ihrer Sprache brauchbar ist, ob das Programm Ihre Tonquelle überhaupt erfasst und ob es die Aufnahme rechtlich halten darf. Diese drei Fragen entscheiden häufiger als der Preis.

Kostenlos und lokal: noScribe, aTrain und Whisper

Zwei Programme, die deutschsprachige Hochschulen empfehlen, passen nicht in die Tabelle, weil sie keine Dienste mit Preisseite sind. Die Universität Mannheim stellt sie in einem Beitrag vom 28. Oktober 2025 als DSGVO-konforme Transkriptionswerkzeuge vor.

• noScribe, GPL-3.0, laut Projektseite „runs completely locally on your computer“, auf Basis von Whisper, unterscheidet Sprecherinnen und Sprecher und versteht rund 60 Sprachen. Für Windows, macOS und Linux.
• aTrain, AGPL-3.0, entwickelt am Business Analytics and Data Science-Center der Universität Graz, „processes the provided speech recordings completely offline on your own device and does not send recordings or transcriptions to the internet“, ebenfalls Whisper-basiert und mit Sprechererkennung über pyannote.audio.

Beide sind kostenlos, beide verarbeiten Dateien und nicht laufende Gespräche, und beide brauchen Geduld sowie einen halbwegs kräftigen Rechner. Für ein einzelnes Interview zur Abschlussarbeit ist das die richtige Antwort, und keine Software mit Abo kommt dagegen an. Geprüft am 22. September 2026.

Wenn Sie X brauchen, sehen Sie sich Y an

Möglichst viel umsonst: Fathom. Unbegrenzte Aufnahmen und Transkripte im dauerhaft kostenlosen Tarif, wahlweise mit Bot oder ohne, die bot-freie Variante als Beta für Mac. In dieser Disziplin hat das Feld nichts Gleichwertiges.

Möglichst viele Anbindungen: Fireflies.ai. Die Preisseite gab ihre Zahlen nicht her, die Positionierung ist aber die Breite an Anbindungen zu Konferenzsystemen und nachgelagerten Werkzeugen. Wenn das Transkript automatisch im CRM landen soll, ist das Fireflies' Argument, und Kalima hat es nicht: Es gibt eine REST-Schnittstelle und einen MCP-Zugang, aber keinen Katalog fertiger Anbindungen.

Aufgezeichnete Dateien statt laufender Gespräche: Sonix, Amberscript, Transkriptor. Datei rein, Text raus. Amberscript nennt EU-Server für die Dateispeicherung und bietet zusätzlich menschliche Transkription an, Sonix nennt 54+ Sprachen samt Übersetzung aus demselben Stundenkontingent. Wer einen Ordner voller Interviews hat und nichts live braucht, fährt mit Stunden meist günstiger als mit Arbeitsplätzen.

Deutsche Anbieter mit Serveraussage: Sally, tucan.ai, Bliro, Amberscript. Sally schreibt „All data is hosted on EU servers in Germany“, tucan.ai nennt Hetzner in Nürnberg und bietet zusätzlich Betrieb auf eigener Infrastruktur an, Bliro nennt EU-Server, Amberscript EU-Server für die Dateispeicherung. Alle vier arbeiten mit einem Bot im Gespräch, außer Amberscript, das rein dateibasiert ist, und Bliro, das die Aufnahme auf dem Gerät beschreibt.

Eine dreistündige Sitzung live mitschreiben: Kalima Pro, Otter Business oder Notta Pro. Nur diese Tarife nennen Obergrenzen, die drei Stunden sicher überschreiten. Bei Kalima sind das 300 Minuten je Live-Sitzung, der Text erscheint während des Sprechens, und bei Bedarf läuft eine Live-Übersetzung in eine oder zwei Sprachen mit.

Gemischtsprachige Besprechungen: Kalima, Notta, Transkriptor. Alle drei nennen Übersetzung auf der Preisseite. Als Funktion während des Sprechens nennen sie nur Kalima und Notta. Kalima erkennt die Sprache automatisch aus 60 und kommt auch damit zurecht, wenn mitten im Satz gewechselt wird.

Ton, der gar kein Meeting ist: Kalima. Alles in der Tabelle, was dem Gespräch beitritt, kann auch nur das Gespräch mitschreiben. Eine Vorlesung im Hörsaal, ein Vortrag auf einer Tagung, ein Video im Browser oder ein Gespräch am Tisch sind keine Termine, zu denen man einen Bot einladen kann. Die Kalima-Desktop-Anwendung erfasst das Mikrofon, den Systemton oder beides gemischt, unter Windows, macOS und Linux.

Wo Kalima die falsche Wahl ist

• Sie wollen unbegrenzt aufnehmen, ohne zu zahlen. Fathoms Gratistarif ist unbegrenzt, der von Kalima liegt bei zwei Stunden pro Woche. An dieser Anforderung verliert Kalima, daran ändert keine Formulierung etwas.
• Sie kaufen nach Anbindungen. Zapier-Anwendung, fertige CRM-Anbindung, Kalenderdienst, der Termine für Sie betritt: alles drei fehlt bei Kalima. Fireflies und Read AI sind darauf gebaut.
• Sie schreiben eine Abschlussarbeit und haben ein einziges Interview. Installieren Sie noScribe oder aTrain, lassen Sie es über Nacht laufen, zahlen Sie nichts.
• Sie brauchen einen Markennamen, den Ihr Einkauf bereits kennt. Otter ist im englischsprachigen Raum der Standardname dieser Kategorie. Wenn interne Vertrautheit entscheidet, ist das ein legitimer Grund.
• Sie müssen Telefonie aufzeichnungspflichtig mitschneiden. Aufzeichnung von Telefonanlagen mit regulatorischer Aufbewahrung ist eine andere Produktkategorie mit anderen Pflichten. Kalima leistet das nicht.
• Sie wollen eine App aus dem Store. Kalima installiert sich als progressive Web-App, nicht über den App Store oder Google Play.

Zwei Fragen, die in den meisten Vergleichen fehlen

Ob etwas dem Gespräch beitritt

Die Hälfte der Programme in der Tabelle arbeitet so, dass ein zusätzlicher Teilnehmer den Termin betritt. Dieser Teilnehmer steht in der Liste, alle sehen ihn, und zunehmend ist das eine Governance-Frage und keine Funktionsfrage: Administratoren sperren Notiz-Bots namentlich, und einzelne Plattformen schicken unbekannte Bots inzwischen in eine Freigabewarteschlange.

Kalima geht den anderen Weg. Die Aufnahme läuft auf Ihrem eigenen Gerät, deshalb erscheint in der Teilnehmerliste niemand Zusätzliches und es besteht keine Verbindung zu Zoom, Teams oder Meet. Das ist eine Aussage über die Technik, keine Einladung zum heimlichen Mitschneiden. Sagen Sie den anderen Beteiligten, dass Sie mitschreiben, und prüfen Sie Rechtslage und Nutzungsbedingungen vorab: In Deutschland schützt § 201 StGB die Vertraulichkeit des Wortes, und die Einwilligung aller Anwesenden ist der sichere Weg. Wie die Aufnahme auf dem Gerät genau funktioniert, steht in der ausführlichen Erklärung dazu.

Wo die Aufnahme verarbeitet wird

Sechs der 16 machen auf ihrer Preisseite eine Aussage zum Ort, Kalima eingerechnet, und die Aussagen sind unterschiedlich belastbar. Sally schreibt „All data is hosted on EU servers in Germany“, tucan.ai nennt Hetzner in Nürnberg, Bliro schreibt „All data is processed on servers in the EU“, Jamie „Hosted in EU & GDPR compliant“, Amberscript nennt EU-Server für die Dateispeicherung. Notta nennt AWS ohne Region. Alle übrigen sagen an dieser Stelle nichts, was kein Vorwurf ist, sondern nur eine Beobachtung dazu, was dort steht, wo Kaufende hinsehen.

Die Aussage von Kalima im Wortlaut: Die primäre Verarbeitung läuft auf Servern in der EU, und wo Daten die EU verlassen müssen, gelten Standardvertragsklauseln oder gleichwertige Garantien. Entwickelt und betrieben wird Kalima von der ByteHawk GmbH in Düsseldorf. Aufnahmen und Transkripte werden nicht zum Training von Modellen verwendet, und Sie können Ihre Daten selbst exportieren oder löschen. Was das für eine Datenschutzprüfung bedeutet, steht auf der Seite zu Datenschutz und Sicherheit. Behandeln Sie jede Anbieteraussage hier als Ausgangspunkt für Ihre eigene Prüfung, nicht als Ersatz dafür.

Häufige Fragen

Welche Transkriptionssoftware ist die beste?

Diese Frage hat keine allgemeine Antwort, weil sich die Programme weniger in der Qualität unterscheiden als in ihren Grenzen. Entscheiden Sie nach der Grenze, die Sie trifft: Fathom, wenn unbegrenztes kostenloses Aufnehmen zählt, Sonix oder Amberscript, wenn Sie Stunden statt Arbeitsplätze kaufen, noScribe oder aTrain, wenn nichts den Rechner verlassen darf, Kalima, wenn Sie live mitlesen oder übersetzen wollen und niemand Zusätzliches im Gespräch erscheinen soll.

Welche Transkriptionssoftware ist DSGVO-konform?

Keine Software ist von sich aus DSGVO-konform, konform ist immer eine konkrete Verarbeitung in einem konkreten Betrieb. Prüfbar ist, was der Anbieter zusagt: Sally und tucan.ai nennen Server in Deutschland, Bliro und Jamie Server in der EU, Amberscript EU-Server für die Dateispeicherung, Kalima primäre Verarbeitung in der EU mit Standardvertragsklauseln für Ausnahmen. noScribe und aTrain verlassen den Rechner gar nicht. Klären Sie Auftragsverarbeitung, Löschfristen und Rechtsgrundlage anschließend mit Ihrer Datenschutzbeauftragten.

Gibt es kostenlose Transkriptionssoftware, die wirklich taugt?

Für Dateien gibt es sie: noScribe und aTrain kosten nichts, laufen offline und kennen keine Minutengrenze. Bei den Diensten nennt Fathom unbegrenzte Aufnahmen im Gratistarif. Die übrigen Gratistarife sind klein: Otter 300 Minuten im Monat bei 30 Minuten je Gespräch, Notta 120 Minuten bei 3 Minuten je Gespräch, Read AI fünf Transkripte, Jamie zehn Notizen bei 30 Minuten Dauer, Tactiq zehn Transkripte, Kalima zwei Stunden pro Woche bei 45 Minuten je Sitzung.

Womit transkribiere ich ein zweistündiges Experteninterview?

Als Datei: noScribe oder aTrain kostenlos und offline, Amberscript für 10 EUR die Stunde ohne Abo, Sonix für 10 USD die Stunde. Achten Sie bei Kalima auf die Uploadgrenzen, 30 Minuten im Gratistarif und 180 Minuten bei Plus, für zwei Stunden brauchen Sie also mindestens Plus. Wie Sie aus einer vorhandenen Aufnahme Text machen, steht in der Anleitung dazu.

Kann ich eine dreistündige Vorlesung live mitschreiben lassen?

Ja, aber nur mit einem Tarif, dessen Obergrenze pro Aufnahme drei Stunden überschreitet, denn die meisten Programme beenden die Aufnahme, statt sie später zu kürzen. In dieser Tabelle sind das Kalima Pro mit 300 Minuten je Sitzung, Otter Business mit vier Stunden je Termin und Notta Pro mit fünf Stunden je Aufnahme. Im Hörsaal greift zusätzlich, dass kein Bot beitreten kann, weil es keinen Termin gibt, dem er beitreten könnte.

Welches Programm hat den niedrigsten Preis pro Stunde?

Unter den Tarifen mit ausgewiesenem Kontingent liegt Kalima Pro mit rund 0,13 EUR je enthaltener Stunde vorn (293,88 EUR im Jahr für 42 Stunden pro Woche), danach Transkriptor Pro im Jahrestarif mit 0,21 USD. Rechnet man rein auf die aufgenommene Stunde, schlägt Fathoms unbegrenzter Gratistarif alles. Alle Zahlen von den Preisseiten der Anbieter, geprüft am 22. September 2026.

Weiterführend

• Alle Einzelvergleiche
• Warum niemand Zusätzliches Ihrem Gespräch beitritt
• Aufnahme vorhanden, Transkript fehlt
• Live-Übersetzung für Besprechungen
• Tarife und Limits