Gesprächsnotizen in Salesforce ablegen
Nach einem Vertriebsgespräch landet die KI-Zusammenfassung von Kalima als Notiz an der Salesforce-Opportunity, zu der sie gehört. Jeder vereinbarte nächste Schritt wird zur Salesforce-Aufgabe, mit Person und Frist so, wie sie gesagt wurden.
Aufgenommen wird mit der Desktop-App von Kalima. Sie nimmt den Ton auf Ihrem Computer auf, mit jedem Gesprächstool und ohne Bot im Meeting Ihres Kunden.
Die Opportunity erzählt den ganzen Verlauf
Forecast-Runden stützen sich auf das, was in Salesforce steht. Wenn die letzten drei Gespräche mit einem Interessenten nur im Kopf des Vertriebs existieren, sind Phase, nächster Schritt und Risiko der Opportunity geschätzt, und die Vertriebsleitung muss im Einzelgespräch erfragen, was längst im Datensatz stehen sollte.
Kalima macht aus dem Gespräch eine gegliederte Zusammenfassung. Zapier sucht die Opportunity heraus und hängt die Zusammenfassung als Notiz an. Der Datensatz ist aktuell, bevor der nächste Termin beginnt.
Wo Salesforce-Datensätze hinterherhinken
Im Vertrieb wird zuerst verkauft und später gepflegt, wenn noch Zeit bleibt.
Lücken in der Aktivitätenhistorie
Der Datensatz zeigt, dass ein Termin stattfand, aber nicht, was der Interessent zu Budget, Zeitplan oder dem anderen Anbieter gesagt hat, mit dem er ebenfalls spricht.
Zusagen ohne Zuständigkeit
Versprochen waren ein Sicherheitsfragebogen und eine Preisübersicht. Ohne Aufgabe an der Opportunity hängt das an einem Haftzettel.
Deal-Reviews aus zweiter Hand
Die Vertriebsleitung coacht nach der Nacherzählung eines Gesprächs, nicht nach dem, was der Kunde tatsächlich gesagt hat.
So kommen Gesprächszusammenfassungen nach Salesforce
Die Schritte mit Zapier. n8n und Make bauen denselben Ablauf mit ihren eigenen Salesforce-Modulen und einem API-Schlüssel von Kalima.
Vertriebsgespräche in einem Projekt sammeln
Legen Sie in Kalima ein Projekt wie Vertrieb an und benennen Sie jede Aufnahme nach der Opportunity oder dem Account, etwa Brightwater Logistics Verlängerung. Nach diesem Namen wird in Salesforce gesucht.
New AI Summary als Auslöser wählen
Verbinden Sie Kalima über Einstellungen, Integrationen und auf der Karte von Zapier Zu Zapier. Beschränken Sie den Auslöser auf das Vertriebsprojekt und schalten Sie Only the First Summary of a Recording ein, damit eine überarbeitete Zusammenfassung keine zweite Notiz anlegt.
Den Datensatz mit Find Record von Salesforce suchen
Wählen Sie Opportunity oder Account als Objekt und suchen Sie im Feld Name nach dem Recording Name aus Kalima.
Die Zusammenfassung mit Create Note in Salesforce anhängen
Setzen Sie die ID aus der Suche als übergeordneten Datensatz ein, den Recording Name als Titel und Overview, Decisions, Open Questions sowie den Recording Link als Inhalt. Arbeitet Ihre Organisation mit den neueren Notizen in Lightning, nehmen Sie stattdessen Create Enhanced Note.
Optional: Aufgaben aus New Action Item
Ein zweiter Zap beginnt mit New Action Item von Kalima, nutzt denselben Schritt Find Record und danach Create Record auf dem Objekt Task. So hängt jeder nächste Schritt an derselben Opportunity, mit der Aufgabe als Betreff.
Welches Kalima-Feld in Salesforce wohin gehört
Ein Vorschlag für die Zuordnung. Jedes Feld ist optional, Sie bestimmen also, wie viel vom Gespräch im CRM steht.
Recording Name als Titel der Notiz
Die Notiz heißt wie das Gespräch, aus dem sie stammt, zum Beispiel Brightwater Logistics Verlängerung, und steht zwischen den übrigen Aktivitäten des Datensatzes.
Overview, Decisions und Open Questions als Inhalt
Jede Liste kommt mit einem Punkt pro Zeile an. Der Inhalt liest sich wie ein kurzer Gesprächsbericht: was besprochen wurde, was vereinbart ist und was der Interessent noch braucht.
Action Items als Salesforce-Aufgaben
Task wird zum Betreff. Owner und Due kommen im gesprochenen Wortlaut an, etwa Lena und bis Donnerstag. Die meisten Teams schreiben beides in die Beschreibung und setzen das Fälligkeitsdatum selbst.
Recording Link als Weg zurück
Wer in Kalima Zugriff auf die Aufnahme hat, öffnet aus der Notiz heraus Transkript und Ton und kann den genauen Wortlaut einer Zusage nachprüfen.
So nutzen Vertrieb und Kundenbetreuung die Verbindung
Drei Einrichtungen, jede mit eigenem Auslöser und eigenem Salesforce-Objekt.
Vor der Aufnahme
Kalima läuft auf Ihrem eigenen Gerät, deshalb sieht es im Meeting niemand. Gerade darum sollten Sie die Aufnahme ankündigen: Informieren Sie alle Beteiligten, bevor Sie starten, und holen Sie ihre Zustimmung ein. Setzen Sie Kalima im Unternehmen ein, stimmen Sie das vorher mit Ihrem Datenschutzbeauftragten und, falls es einen gibt, dem Betriebsrat ab.
Fragen zu Salesforce
Was Teams wissen wollen, bevor sie Kalima mit Salesforce verbinden.
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