Gesprächsnotizen und Folgeaufgaben in Pipedrive
Wenn Sie Kalima mit Pipedrive verbinden, landet jedes aufgenommene Verkaufsgespräch an seinem Deal: Die KI-Zusammenfassung erscheint als Notiz, und jeder zugesagte nächste Schritt wird zu einer Pipedrive-Aktivität am selben Deal.
Die Desktop-App von Kalima nimmt den Ton direkt auf Ihrem Rechner auf. Das funktioniert mit dem Telefonie- oder Videotool, das Sie ohnehin nutzen, und kein Bot sitzt im Termin mit Ihrem Interessenten.
Ein Deal, der sich an das Gespräch erinnert
In Pipedrive dreht sich alles um die nächste Aktivität am Deal. Nach einem Tag mit vielen Telefonaten fehlt genau die oft: Der Deal steht in seiner Phase, nichts ist geplant, und was der Interessent konkret wissen wollte, ist am nächsten Morgen nur noch vage in Erinnerung.
Kalima schreibt das Gespräch mit und gliedert es in Überblick, Entscheidungen, offene Fragen und Aufgaben. Zapier sucht den Deal anhand seines Titels, hinterlegt dort die Zusammenfassung als Notiz und legt die Folgeaktivität an. Der Deal hat seinen nächsten Schritt, bevor Sie die nächste Nummer wählen.
Warum Deals in Pipedrive einschlafen
Kleine Vertriebsteams verbringen den Tag am Telefon. Für das CRM bleibt, was vom Abend übrig ist.
Deals ohne geplante Aktivität
Ein Deal, an dem nichts geplant ist, kühlt langsam ab. Meist wurde der nächste Schritt im Gespräch sogar vereinbart, er ist nur nie in Pipedrive angekommen.
Notizen aus dem Gedächtnis
Wer ein Gespräch abends um sechs nachträgt, macht aus vierzig Minuten drei Zeilen. Der Einwand zu den Lieferzeiten fällt dabei als Erstes weg.
Übergaben ohne Hintergrund
Übernimmt eine Kollegin einen Deal, sind die Notizen ihre einzige Einweisung. Stehen dort nur Stichworte, muss sie dem Kunden dieselben Fragen ein zweites Mal stellen.
So kommen Gesprächszusammenfassungen nach Pipedrive
Die folgenden Schritte beschreiben Zapier. In n8n oder Make verbinden Sie Kalima über einen API-Schlüssel und richten die Pipedrive-Schritte dort selbst ein.
Jede Aufnahme nach ihrem Deal benennen
Sammeln Sie Verkaufsgespräche in einem Kalima-Projekt, etwa Akquise, und geben Sie jeder Aufnahme den Titel des zugehörigen Pipedrive-Deals, zum Beispiel Kessler Haustechnik Wartungsvertrag. Umbenennen können Sie eine Aufnahme in Kalima noch während des Gesprächs oder danach.
New AI Summary als Auslöser einstellen
Öffnen Sie in Kalima die Einstellungen, dann Integrationen, und wählen Sie auf der Karte von Zapier Zu Zapier. Nehmen Sie New AI Summary, wählen Sie unter Project Ihr Vertriebsprojekt und aktivieren Sie Only the First Summary of a Recording. Eine neu erzeugte Zusammenfassung legt dann keine zweite Notiz an.
Den Deal mit Find Deals in Pipedrive suchen
Find Deals durchsucht Deals nach einem beliebigen Feld. Suchen Sie im Deal-Titel nach dem Recording Name aus Kalima und geben Sie die Deal-ID an den nächsten Schritt weiter.
Die Zusammenfassung mit Create Note in Pipedrive ablegen
Verknüpfen Sie die Notiz mit dieser Deal-ID und füllen Sie den Notizinhalt mit Overview, Decisions, Open Questions und dem Recording Link. Der Notizinhalt in Pipedrive versteht HTML. Laufen die Felder ineinander, setzen Sie zwischen sie ein Tag für den Zeilenumbruch.
Folgeaktivitäten mit Create Activity planen
Ein zweiter Zap beginnt mit New Action Item von Kalima, wiederholt den Schritt Find Deals und endet mit Create Activity in Pipedrive. Task wird zum Betreff, und die Aktivität hängt am selben Deal. Owner und Due übergibt Kalima im gesprochenen Wortlaut, das genaue Datum legt der Vertrieb fest.
Welches Kalima-Feld in Pipedrive wohin gehört
Eine mögliche Zuordnung. Lassen Sie weg, was Ihr Team nicht im CRM haben möchte.
Recording Name als Suchbegriff
Nach dem Titel der Aufnahme sucht Find Deals. Stimmt er mit dem Deal-Titel überein, landet jede Notiz am richtigen Deal.
Overview und Decisions oben in der Notiz
Zwei oder drei Sätze dazu, worum es ging, darunter das Vereinbarte, ein Punkt pro Zeile, etwa ein Probebetrieb für zwei Heizungsanlagen ab dem kommenden Monat.
Open Questions für das nächste Gespräch
Was der Interessent noch klären wollte, zum Beispiel ob die Anfahrt im Preis enthalten ist, steht direkt darunter. So kann sich der Vertrieb auf die Antwort vorbereiten.
Action Items als Pipedrive-Aktivitäten
Aus jedem Action Item wird eine Aktivität mit Task als Betreff. Owner und Due kommen so an, wie sie gesagt wurden, etwa Jonas und nächsten Dienstag.
Recording Link zurück zur Quelle
Wer in Kalima Zugriff auf die Aufnahme hat, öffnet aus der Notiz heraus Transkript und Ton und hört nach, was der Kunde wirklich gesagt hat.
Wo kleine Vertriebsteams die Verbindung einsetzen
Drei typische Einrichtungen, jede mit eigenem Auslöser oder eigenem Projekt in Kalima.
Vor der Aufnahme
Kalima läuft auf Ihrem eigenen Gerät, deshalb sieht es im Meeting niemand. Gerade darum sollten Sie die Aufnahme ankündigen: Informieren Sie alle Beteiligten, bevor Sie starten, und holen Sie ihre Zustimmung ein. Setzen Sie Kalima im Unternehmen ein, stimmen Sie das vorher mit Ihrem Datenschutzbeauftragten und, falls es einen gibt, dem Betriebsrat ab.
Fragen zu Pipedrive
Was Vertriebsteams klären möchten, bevor sie Kalima mit Pipedrive verbinden.
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