Besprechungsergebnisse in Microsoft Teams posten
Ist die KI-Zusammenfassung einer Besprechung fertig, postet Zapier sie in den Kanal von Microsoft Teams, den Sie gewählt haben: Überblick, Entscheidungen und Aufgaben, mit Link zum Transkript für alle, die nicht dabei sein konnten.
Die Desktop-App von Kalima erkennt Teams-Besprechungen von selbst und nimmt den Ton auf Ihrem Computer auf, auch wenn Ihnen die Transkription in Teams nicht zur Verfügung steht.
Das Ergebnis dort, wo das Projekt ohnehin spricht
In vielen Unternehmen lebt ein Projekt in einem Teams-Kanal: mit seinen Dateien, Unterhaltungen und Rückfragen. Die Besprechung, in der der nächste Schritt entschieden wird, findet in derselben App statt. Im Kanal kommt ihr Ergebnis trotzdem nur an, wenn jemand es hinterher aufschreibt.
Kalima schreibt die Zusammenfassung aus der Aufnahme, Zapier postet sie. Wer gerade in einem anderen Termin festsaß, liest die Entscheidungen genau dort, wo sonst die Rückfrage gekommen wäre.
Warum Besprechungsergebnisse den Kanal nicht erreichen
Teams hat die Besprechung und den Kanal. Der Schritt dazwischen bleibt Handarbeit.
Die Transkription in Teams ist nicht immer an
Ob Teams transkribiert, hängt von der Organisation der Besprechung, von Lizenzen und von Richtlinien der Administration ab. Als Gast oder ohne besondere Rolle in der Besprechung können Sie sie oft nicht einschalten.
Notizen landen im Besprechungschat
Was während einer geplanten Besprechung getippt wird, steht meist im eigenen Chat dieser Besprechung und nicht im Projektkanal, in dem über die Arbeit gesprochen wird.
Die Zusammenfassung wartet auf eine Person
Jemand muss posten, was vereinbart wurde. An vollen Tagen passiert das nie, und der Kanal arbeitet ohne die Entscheidung weiter.
So kommen Zusammenfassungen von Kalima nach Teams
Die Schritte mit Zapier. Mit n8n oder Make erledigen deren Module für Microsoft Teams dasselbe mit einem API-Schlüssel von Kalima.
Die Besprechung mit der Desktop-App aufnehmen
Kalima bemerkt eine Besprechung in Microsoft Teams und bietet die Aufnahme an, oder startet von selbst, wenn Sie das in den Einstellungen erlauben. Ordnen Sie die Besprechungen eines Projekts einem Kalima-Projekt zu.
New AI Summary als Auslöser wählen
Verbinden Sie Kalima über Einstellungen, Integrationen und auf der Karte von Zapier Zu Zapier, und beschränken Sie den Auslöser auf das Projekt, dessen Kanal informiert werden soll.
Send Channel Message von Microsoft Teams hinzufügen
Wählen Sie Team und Kanal. Melden Sie sich mit einem Geschäfts- oder Schulkonto an. In vielen Organisationen muss die Administration Zapier einmal freigeben, bevor gepostet werden kann.
Die Nachricht für Microsoft Teams aufbauen
Setzen Sie den Recording Name in die erste Zeile, darunter Overview, Decisions und Action Items, und den Recording Link ans Ende. Stellen Sie Message Text Format auf HTML, wenn Sie fette Überschriften oder eine Erwähnung mit @ möchten.
Einschalten
Ab dann erscheint jede neue Zusammenfassung aus dem Projekt kurz nach ihrer Fertigstellung im Kanal. Wie schnell, hängt davon ab, wie oft Ihr Zapier-Tarif nach neuen Daten sieht.
Was im Kanal ankommt
Ein Vorschlag für eine Nachricht aus den Feldern von Kalima.
Recording Name als Überschrift
Alle sehen auf einen Blick, um welche Besprechung es geht, etwa Produktabstimmung, Donnerstag.
Overview und Decisions
Ein paar Sätze dazu, was besprochen wurde, und eine Liste dessen, was vereinbart ist, ein Punkt pro Zeile.
Action Items mit Person und Frist
Jede Aufgabe so, wie sie in der Besprechung verteilt wurde, etwa Briefing zum Start verschicken (Anna, Freitag). So sieht die genannte Person sie im Kanal.
Recording Link für die Einzelheiten
Transkript und Ton in Kalima, einen Klick entfernt für alle, die Zugriff auf die Aufnahme haben.
So nutzen Teams Kalima mit Microsoft Teams
Drei Einrichtungen mit unterschiedlichen Auslösern und Teams-Aktionen.
Vor der Aufnahme
Kalima läuft auf Ihrem eigenen Gerät, deshalb sieht es im Meeting niemand. Gerade darum sollten Sie die Aufnahme ankündigen: Informieren Sie alle Beteiligten, bevor Sie starten, und holen Sie ihre Zustimmung ein. Setzen Sie Kalima im Unternehmen ein, stimmen Sie das vorher mit Ihrem Datenschutzbeauftragten und, falls es einen gibt, dem Betriebsrat ab.
Fragen zu Microsoft Teams
Häufige Fragen zum Posten von Zusammenfassungen aus Kalima in Microsoft Teams.
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