Mitglieder & Rollen
Laden Sie Personen in Ihre Organisation ein und verwalten Sie deren Rollen und Zugriffsrechte.
Eine Organisation ist ein gemeinsames Zuhause für Ihr Unternehmen oder Team, und ihre Mitglieder sind die Personen, die dazugehören. Auf dieser Seite erfahren Sie, wie Sie Mitglieder einladen, was die einzelnen Organisationsrollen jeweils dürfen, wie Sie Personen befördern oder entfernen und welche Rollen auf Ihre abrechenbaren Sitze angerechnet werden.
Alles Folgende verwalten Sie im Tab Mitglieder Ihrer Organisation. Das ist die Self-Service-Administration Ihrer eigenen Organisation. Es gibt nichts Technisches einzurichten, und Sie behalten die Kontrolle darüber, wer dazugehört und was diese Person tun darf.
Die vier Organisationsrollen
Jede Person in einer Organisation hat genau eine Rolle. Rollen bestimmen, was jede Person sehen und verwalten kann, und sie legen außerdem fest, ob die Person einen abrechenbaren Sitz belegt.
| Rolle | Was sie tun darf | Belegt einen Sitz? |
|---|---|---|
| Eigentümer | Alles, was ein Admin kann, plus die Organisation löschen und die Eigentümerschaft übertragen. Wird automatisch erstellt, wenn Sie die Organisation anlegen. | Ja |
| Admin | Mitglieder einladen und verwalten, Teams erstellen und verwalten sowie die Abrechnungsrichtlinie konfigurieren. | Ja |
| Mitglied | Grundlegender Zugriff auf die Organisation und die mit ihr geteilten Inhalte. | Ja |
| Betrachter | Nur-Lese-Zugriff auf die Mitgliederliste. | Nein |
Es gibt genau einen Eigentümer pro Organisation, nämlich die Person, die sie erstellt hat. Der Eigentümer ist eine geschützte Rolle: Sie kann nicht entfernt werden, und nur der Eigentümer kann die Eigentümerschaft auf jemand anderen übertragen. In der Rollen- & Berechtigungsreferenz finden Sie die vollständige Fähigkeitsmatrix für Organisationen, Teams, Projekte und geteilte Sitzungen.
Mitglieder einladen
Admins und der Eigentümer können jede Person per E-Mail einladen. Die eingeladene Person erhält eine E-Mail mit einem Link zum Annehmen, und sobald sie annimmt, erscheint sie in Ihrer Mitgliederliste mit der von Ihnen gewählten Rolle.
Der Einladungslink ist genau an die E-Mail-Adresse gebunden, an die Sie ihn gesendet haben. Die empfangende Person muss ihn annehmen, während sie mit genau dieser E-Mail-Adresse angemeldet ist. Ein Annehmen über ein anderes Konto funktioniert nicht.
Wissenswertes zu Einladungen
- Einladungen verfallen nach 7 Tagen. Danach wird die Einladung als abgelaufen markiert und Sie müssen eine neue versenden.
- Sie können nicht zwei offene Einladungen für dieselbe E-Mail-Adresse haben. Wenn für diese Adresse bereits eine Einladung aussteht, senden Sie erst dann eine neue, wenn Sie die bestehende widerrufen haben, oder warten Sie, bis die empfangende Person sie annimmt.
- Sie können Personen einladen und gleichzeitig einem Team zuweisen. Beim Einladen können Sie das neue Mitglied direkt in eines Ihrer Teams einordnen.
- Sie vergeben beim Einladen Mitglied oder Admin. Die Eigentümerrolle wird nie per Einladung vergeben; sie gehört der erstellenden Person und wechselt nur über eine ausdrückliche Übertragung der Eigentümerschaft.
Bestehende Mitglieder verwalten
Im Tab Mitglieder sehen Sie alle Personen in Ihrer Organisation mit Name, E-Mail-Adresse und einem Rollen-Badge. Admins und der Eigentümer können von dort aus die Rolle einer Person ändern, ein Mitglied sperren oder reaktivieren, ein Mitglied entfernen und (sofern es der Eigentümer ist) die Eigentümerschaft übertragen.
Die Rolle einer Person ändern
Um ein Mitglied zu befördern oder herabzustufen, öffnen Sie den Tab Mitglieder, suchen Sie die Person und ändern Sie deren Rollen-Badge auf die neue Rolle. Die Beförderung eines Mitglieds zum Admin gibt ihm die Möglichkeit, andere Mitglieder, Teams und die Abrechnung zu verwalten. Das ist nützlich, wenn Sie Unterstützung bei der Leitung einer größeren Organisation wünschen.
Der Eigentümer ist geschützt. Ein Admin, der nicht der Eigentümer ist, kann den Eigentümer weder ändern noch entfernen; nur der Eigentümer kann die Eigentümerrolle ändern oder die Eigentümerschaft übertragen. Wenn Sie sich aus einer von Ihnen erstellten Organisation zurückziehen müssen, übertragen Sie zuerst die Eigentümerschaft auf ein anderes Mitglied und verlassen Sie die Organisation anschließend.
Ein Mitglied sperren oder entfernen
- Sperren setzt den Zugriff eines Mitglieds aus, ohne es zu löschen. Das ist praktisch bei einer vorübergehenden Abwesenheit oder während Sie Zugriffsfragen klären. Sie können das Mitglied jederzeit reaktivieren.
- Entfernen nimmt die Person vollständig aus der Organisation heraus. Alle, die das Unternehmen verlassen haben, sollten entfernt werden, damit sie keinen Sitz mehr belegen.
- Mitglieder können von sich aus austreten. Ein Mitglied, das nicht mehr dazugehören muss, kann sich selbst aus der Organisation entfernen.
Sitze: Welche Rollen zählen
Organisationen rechnen bei den sitzbasierten Tarifen pro Sitz ab. Ein Sitz ist ein abrechenbarer Mitgliedschaftsplatz, und nicht jede Rolle belegt einen.
Nur aktive Rollen als Eigentümer, Admin und Mitglied zählen auf Ihre abrechenbaren Sitze. Die Rolle Betrachter mit Nur-Lese-Zugriff auf die Mitgliederliste belegt keinen Sitz, sodass Sie Personen Nur-Lese-Einblick geben können, ohne dafür zu zahlen. Gesperrte Mitglieder belegen keinen aktiven Sitz. Ein vollständiges Bild davon, wie geteilte Guthaben und die Finanzierungsreihenfolge neben den Sitzen funktionieren, finden Sie unter Abrechnung & Sitze.
Verwenden Sie die Rolle Betrachter für Beteiligte, die nur sehen müssen, wer in der Organisation ist, und reservieren Sie kostenpflichtige Sitze als Mitglied und Admin für Personen, die tatsächlich Sitzungen erstellen oder die Organisation verwalten.
Tariflimits für Mitglieder
Wie viele Personen eine Organisation aufnehmen kann, hängt von Ihrem Tarif ab. Im Tarif Team kann eine Organisation bis zu 50 Mitglieder haben; bei Enterprise ist die Mitgliederzahl unbegrenzt. Um Organisationen überhaupt erstellen und besitzen zu können, benötigen Sie einen kostenpflichtigen Tarif. Unter Organisationen im Überblick erfahren Sie, wer wie viele Organisationen besitzen kann.
Sollten Sie jemals ein Mitgliederlimit erreichen, wird Ihnen ein Hinweis zum Upgrade Ihres Tarifs angezeigt. Das Entfernen von Mitgliedern, die ausgeschieden sind, schafft Platz und gibt Sitze frei.
Häufig gestellte Fragen
Mitglied hat grundlegenden Zugriff (und zählt als Sitz). Admin kann Mitglieder einladen und verwalten, Teams erstellen und verwalten sowie die Abrechnung konfigurieren. Eigentümer, also die erstellende Person, kann alles, was ein Admin kann, plus die Organisation löschen und die Eigentümerschaft übertragen. Es gibt außerdem eine Rolle Betrachter mit Nur-Lese-Zugriff auf die Mitgliederliste, die keinen abrechenbaren Sitz belegt.
Organisationseinladungen verfallen nach 7 Tagen. Danach wird die Einladung als abgelaufen markiert und Sie müssen eine neue versenden.
Häufige Gründe sind: Für diese E-Mail-Adresse steht bereits eine Einladung aus, Sie haben versucht, sich selbst oder den Eigentümer einzuladen, die E-Mail-Adresse ist ungültig, oder Sie haben ein Tariflimit erreicht. Die Meldung auf dem Bildschirm sagt Ihnen, welcher Fall zutrifft. Widerrufen Sie eine bestehende ausstehende Einladung, bevor Sie erneut versenden.
Der Einladungslink ist genau an die E-Mail-Adresse gebunden, an die er gesendet wurde, und er kann abgelaufen sein (7-Tage-Frist) oder bereits verwendet worden sein. Stellen Sie sicher, dass sich die Person mit genau der E-Mail-Adresse anmeldet, an die die Einladung gesendet wurde. Wenn die Einladung abgelaufen ist oder bereits angenommen wurde, senden Sie eine neue.
Ja. Admins und der Eigentümer können die Rolle eines Mitglieds im Tab Mitglieder ändern, zum Beispiel ein Mitglied zum Admin befördern. Ihre eigene Rolle können Sie nicht ändern, und nur der Eigentümer kann den Eigentümer ändern.
Der Eigentümer der Organisation ist geschützt und kann nicht entfernt werden. Nur der Eigentümer kann die Eigentümerschaft übertragen. Um den Eigentümer zu ersetzen, muss der aktuelle Eigentümer die Eigentümerschaft zuerst auf ein anderes Mitglied übertragen.
Aktive Rollen als Eigentümer, Admin und Mitglied zählen jeweils als abrechenbarer Sitz. Die Rolle Betrachter ist kostenlos und belegt keinen Sitz. Einzelheiten finden Sie unter Abrechnung & Sitze.
Ja. Jedes Mitglied kann sich selbst aus der Organisation entfernen. Der Eigentümer kann auf diesem Weg nicht austreten; er muss zuerst die Eigentümerschaft übertragen.