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Mitglieder in der Kalima Console verwalten

Personen per E-Mail, CSV oder Link einladen, Mitglieder sperren und abmelden, das Ausscheiden abwickeln sowie Console-Rollen und eigene Rollen vergeben.

Der Bereich Mitglieder listet alle Personen Ihrer Firma mit Rolle, Teams, Status, Anmeldeart und Zwei-Faktor-Status. Betrachter und gesperrte Konten belegen keinen Platz.

Die Mitgliederliste

Ansichten: Alle, Aktiv, Eingeladen, Gesperrt und Betrachter, jeweils mit Anzahl.
Suche: nach Name, E-Mail-Adresse oder Team.
Spalten: Name, Rolle, Teams, Status, Anmeldung (Passwort, Google oder Apple), Zwei-Faktor und ob die Person einen Platz belegt.
Schaltflächen oben: Gäste, Platzanfragen, Beitrittsanfragen (wenn eine bestätigte Domain den Beitritt vorschlägt), Eigene Rollen und Mitglieder einladen.

Die Rollen in der App heißen Inhaber, Administrator, Mitglied und Betrachter. Administratoren verwalten Mitglieder, Teams, Abrechnung und Einstellungen. Mitglieder nehmen auf, arbeiten mit Aufnahmen und belegen einen Platz. Betrachter können nur lesen und belegen keinen Platz.

Personen einladen

Wählen Sie Mitglieder einladen und einen der drei Wege.

Per E-Mail einladen

Wählen Sie Per E-Mail einladen.

Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, wählen Sie eine Rolle (Administrator, Mitglied oder Betrachter) und bei Bedarf ein Team.

Wählen Sie Einladung senden. Die Person bekommt eine E-Mail mit einem Link, der 7 Tage gilt.

Ihre Firma kann höchstens 50 offene Einladungen gleichzeitig haben. Sind alle Plätze belegt oder durch Einladungen reserviert, können Sie weiterhin Betrachter einladen. Administratoren einladen können nur Inhaber und Administratoren.

Aus CSV-Datei einladen

Wählen Sie Aus CSV-Datei einladen und dann CSV-Datei wählen, oder fügen Sie die Zeilen ein. Vorlage herunterladen liefert eine Datei mit den passenden Spalten.

Spalten: E-Mail, Vorname, Nachname, Rolle, Team. Die erste Zeile darf die Spaltennamen enthalten. Komma, Semikolon oder Tabulator trennen die Spalten.
Rolle: Administrator, Mitglied oder Betrachter. Leer heißt Mitglied.
Team: der Name eines vorhandenen Teams oder leer.
Grenze: höchstens 500 Zeilen pro Datei.

Wählen Sie zuerst Prüfen. Sie sehen dann für jede Zeile, ob sie passt; gesendet wird noch nichts. Zeilen mit Fehler werden übersprungen, die übrigen bekommen die übliche Einladungs-E-Mail.

Einladungslinks

Einladungslinks sind Inhabern und Administratoren vorbehalten. Über einen Link fordern Personen selbst eine Einladung an: Sie geben ihre E-Mail-Adresse ein, bekommen die übliche Einladungs-E-Mail und legen damit ein neues Firmenkonto an. Ein bestehendes privates Kalima-Konto tritt über einen Link nie bei.

Unter Link erstellen legen Sie fest:

Gilt für: die ganze Firma oder ein Team. Mit einem Team kommt jede Person, die beitritt, in dieses Team.
Rolle: Mitglied oder Betrachter. Administratoren laden Sie immer einzeln per E-Mail ein.
Höchstzahl: 1 bis 500 Einladungen. Davon dürfen höchstens 10 gleichzeitig offen sein.
Gültig für: 1, 7, 30 oder 90 Tage.
Nur diese Domains (optional): bis zu 20 Domains. Dann können nur Adressen mit genau diesen Domains eine Einladung anfordern.

Den Link sehen Sie nur einmal. Kopieren Sie ihn sofort; geht er verloren, ziehen Sie ihn zurück und erstellen einen neuen. Link zurückziehen zieht auch die offenen Einladungen zurück, die über ihn angefordert wurden. Wer schon beigetreten ist, bleibt Mitglied.

Sperren, abmelden, wieder freischalten

Öffnen Sie das Aktionsmenü einer Person oder ihre Mitgliederseite.

Sperren: Die Person wird auf allen Geräten abgemeldet und kann sich nicht mehr anmelden. Ihre Aufnahmen bleiben in der Firma. Der Platz wird frei.
Sperre aufheben: Das Konto ist wieder aktiv, sofern ein Platz frei ist.
Abmelden auf allen Geräten (auf der Mitgliederseite, Schaltfläche Abmelden): beendet die Anmeldungen in Browser, Desktop-App, Handy-App und Console sofort. Eine laufende Aufnahme wird vorher beendet und gespeichert. Danach kann sich die Person gleich wieder anmelden.
Einladung zurückziehen und Einladung erneut senden bei offenen Einladungen. Mit einer neuen Einladung funktioniert der alte Link nicht mehr.

Sich selbst können Sie nicht sperren, und einen Inhaber ändert nur ein Inhaber. Personen, die über SCIM verwaltet werden, sperren Sie bei Ihrem Identitätsanbieter, nicht in der Console.

Die Mitgliederseite

Mit Details öffnen kommen Sie auf die Seite einer Person. Sie zeigt:

Rolle und Teams, mit der Möglichkeit, die Rolle zu ändern.
Console-Rollen und Eigene Rollen (siehe unten).
Anmeldung: Anmeldeart und Zwei-Faktor-Status.
Sitzungen und Anmeldeverlauf: Nach Anzeigen sehen Sie die aktiven Sitzungen und Geräte sowie die Anmeldeversuche der letzten 90 Tage mit Zeitpunkt, Anmeldeart, Ergebnis, Gerät, Land und vollständiger IP-Adresse, auch fehlgeschlagene Versuche mit Grund. Das Öffnen wird im Audit-Log vermerkt.

Den Anmeldeverlauf eines Inhabers sieht nur ein Inhaber, den von Administratoren nur Inhaber und Administratoren.

Ausscheiden aus der Firma

Verlässt jemand die Firma, sperren Sie zuerst das Konto. Auf der Mitgliederseite erscheint dann Ausscheiden aus der Firma mit zwei Schritten. Inhaber und Administratoren führen sie aus.

Zugänge prüfen. Die Liste zeigt, was noch offen ist: Anmeldungen in der Console, Handys, die Benachrichtigungen des Kontos bekommen, verbundene KI-Apps, API-Schlüssel und geteilte Links zu Aufnahmen. Wählen Sie Entziehen für einzelne Einträge oder Alle entziehen. Entzogene API-Schlüssel kommen nicht zurück, auch wenn Sie die Sperre später aufheben.

Mitgliedschaft beenden. Mit Konto gesperrt lassen bleibt das Konto bestehen und belegt keinen Platz; die Sperre können Sie später aufheben. Mit Firmenkonto löschen werden auch die eigenen Vorlagen und Einstellungen der Person gelöscht. Das lässt sich nicht rückgängig machen.

Das Firmenkonto lässt sich nicht löschen, solange die Person noch Aufnahmen, Projekte oder Arbeitsbereiche in der Firma hat oder ein Legal Hold sie erfasst. Das Konto bleibt dann gesperrt.

Hinweis

Aufnahmen werden nie an eine andere Person übergeben. Sie bleiben in der Firma, für alle, die sie vorher öffnen konnten.

Console-Rollen

Console-Rollen geben zusätzliche Rechte in der Console, unabhängig von der Rolle in der App. Inhaber und Administratoren vergeben sie auf der Mitgliederseite unter Console-Rollen. Inhaber und Administratoren haben ohnehin jedes Recht, das eine Console-Rolle geben kann.

Rolle	Was sie darf	Platz
Mitglieder-Admin	Lädt Personen als Mitglied oder Betrachter ein, sperrt Mitglieder und hebt die Sperre auf, ordnet sie Teams zu, meldet sie auf allen Geräten ab, beendet ihre Verbindungen zu Apps und entscheidet über Platzanfragen. Inhaber, Administratoren und Personen mit Console-Rolle sind ausgenommen.	Belegt einen Platz, die Person braucht also die Rolle Mitglied
Abrechnung	Sieht Plan, Plätze und Rechnungen im Bereich Abrechnung, pflegt die Rechnungsdaten, verwaltet die Zahlung und entscheidet über Platzanfragen. Andere Bereiche außer der Übersicht sieht die Person nicht.	Kein Platz, solange die Person Betrachter ist
Prüfer	Liest Mitgliederliste, Richtlinien, Nutzung, Audit-Log und den Bereich Datenschutz und kann Nutzung und Audit-Log exportieren. Ändern kann die Person nichts.	Kein Platz, solange die Person Betrachter ist

Wer eine Console-Rolle hat, braucht für die Console die Zwei-Faktor-Anmeldung. Gesperrte Personen bekommen keine neue Console-Rolle; bestehende Rollen gelten wieder, sobald die Sperre aufgehoben ist.

Eigene Rollen (Enterprise)

Im Enterprise-Plan stellen Sie eigene Console-Rollen aus einzelnen Rechten zusammen. Wählen Sie oben in der Mitgliederliste Eigene Rollen, dann Rolle anlegen, geben Sie einen Namen ein und wählen Sie die Rechte. Vergeben wird die Rolle auf der Mitgliederseite einer Person.

Diese Rechte stehen zur Wahl:

Mitglieder: Mitgliederliste lesen, Mitglieder verwalten, Platzanfragen entscheiden
Teams: Teams lesen, Teams verwalten
Richtlinien: Richtlinien lesen, Richtlinien ändern
Anmeldung & Sicherheit: Anmeldung & Sicherheit lesen (nur lesen)
Vokabular & Vorlagen: Vokabular pflegen, Vorlagen verwalten
Nutzung: Nutzung ansehen (nach Teams, nie je Person)
Abrechnung: Abrechnung lesen, Abrechnung verwalten
Audit-Log & Datenschutz: Audit-Log lesen, Datenschutz lesen

Eine Firma kann bis zu 20 eigene Rollen haben. Eine Rolle mit Mitglieder verwalten belegt einen Platz. Nur Inhaber und Administratoren legen eigene Rollen an und vergeben sie.

Nie wählbar sind: die Firma übergeben oder löschen, der Firmenexport, Legal Hold, das Löschen unter Richtlinien (Aufbewahrung und Zero Data Retention), Änderungen an Anmeldung und Sicherheit (darunter SSO, erlaubte Netzwerke und Audit-Streaming), Kalima-Support freigeben, API-Schlüssel, Webhooks, externe Freigaben und Gäste, Rollen vergeben und Inhalte von Aufnahmen.

Verlässt Ihre Firma den Enterprise-Plan, bleiben eigene Rollen gespeichert, geben aber keine Rechte, bis die Firma wieder Enterprise nutzt. Löschen und entziehen können Sie sie weiterhin.