Teams, Teamleitungen und Kostenstellen
Teams in der Kalima Console anlegen, Teamleitungen bestimmen, verstehen, wer Team-Arbeitsbereiche sieht, und Kostenstellen festlegen.
Teams sind die Abteilungen Ihrer Firma. Eine Person kann in mehreren Teams sein. Jedes Team hat in der App einen gemeinsamen Arbeitsbereich, kann Teamleitungen haben und eine Kostenstelle tragen. Öffnen Sie Teams in der Console.
Ein Team anlegen
Die Liste zeigt jedes Team mit Teamleitung, Zahl der Personen und Kostenstelle.
Personen und Teamleitungen
Auf der Seite eines Teams:
- Person hinzufügen: Wählen Sie eine aktive Person Ihrer Firma, die noch nicht im Team ist. Mit Als Teamleitung wird sie gleich Teamleitung.
- Zur Teamleitung machen und Teamleitung abgeben im Aktionsmenü einer Person.
- Aus dem Team nehmen: Die Person bleibt in der Firma. Was nur mit dem Team geteilt ist, sieht sie nicht mehr.
- Bearbeiten: Name und Beschreibung ändern.
- Team löschen: Die Personen bleiben in der Firma und behalten ihre Aufnahmen. Was mit dem Team geteilt war, öffnet sich für das Team nicht mehr.
Teamleitungen können aus der App heraus Personen in ihr eigenes Team einladen. Ist kein Platz frei, wird daraus eine Platzanfrage.
Der gemeinsame Arbeitsbereich
Jedes Team hat in der App einen eigenen Arbeitsbereich. Was Personen aus dem Team dorthin verschieben, sehen alle, die gerade im Team sind. Wer das Team verlässt, verliert den Zugang.
Inhaber und Administratoren sehen den Arbeitsbereich eines Teams nur, wenn sie selbst im Team sind. Beachten Sie: Inhaber und Administratoren können sich selbst zu jedem Team hinzufügen und dann alles in dessen Arbeitsbereich öffnen. Das Team wird darüber nicht benachrichtigt, aber das Audit-Log hält fest, wer wen wann zu welchem Team hinzugefügt hat.
Wie viele Aufnahmen im Arbeitsbereich liegen, zeigt die Teamseite erst, wenn das Team mindestens 5 Personen hat. Die Aufnahmen selbst zeigt sie nie.
Kostenstelle
Die Kostenstelle ist ein freies Textfeld je Team für die interne Verrechnung, etwa die Nummer aus Ihrer Buchhaltung. Wählen Sie auf der Teamseite unter Kostenstelle die Schaltfläche Festlegen oder Ändern. Erlaubt sind höchstens 40 Zeichen; ein leeres Feld entfernt die Kostenstelle.
Die Kostenstelle erscheint in der Teamliste, neben dem Team im CSV-Export unter Nutzung und im Firmenexport unter Datenschutz. Auf Rechnungen erscheint sie nicht.
Wer Teams ändern darf
- Inhaber und Administratoren legen Teams an, benennen sie um, löschen sie, setzen Kostenstellen und ändern, wer im Team ist.
- Mitglieder-Admins ordnen Personen Teams zu.
- Im Enterprise-Plan legt eine eigene Rolle mit Teams verwalten Teams an, benennt sie um, löscht sie und pflegt Kostenstellen. Wer zu einem Team gehört, ändert man mit Mitglieder verwalten.
Nutzen Sie SCIM, werden Gruppen aus Ihrem Identitätsanbieter zu Teams. Name und Mitglieder eines solchen Teams ändern Sie nicht in der Console, die Teamleitungen bestimmen Sie aber weiterhin in Kalima.