Platzanfragen von Teamleitungen
Wie Teamleitungen Personen in ihr Team einladen, was passiert, wenn kein Platz frei ist, und wie Sie Platzanfragen freigeben, ablehnen oder automatisieren.
Teamleitungen können Personen in ihr eigenes Team einladen, ohne einen Administrator zu fragen, solange ein Platz frei ist. Sind alle Plätze belegt oder durch Einladungen reserviert, kommt die Einladung stattdessen als Platzanfrage in der Console an.
So laden Teamleitungen ein
In der Kalima-App öffnet die Teamleitung die Einstellungen, dann Ihre Organisation, und wählt unter Teamleitung den Punkt Personen einladen. Die Person bekommt eine Einladung per E-Mail und kommt nach dem Annehmen als Mitglied ins Team. Ist kein Platz frei, wird die Einladung je nach Einstellung unten zur Anfrage.
Wo Anfragen erscheinen
Öffnen Sie Mitglieder und wählen Sie Platzanfragen. Die Schaltfläche zeigt die Zahl der offenen Anfragen. Personen mit der Rolle Abrechnung erreichen dieselbe Seite über Abrechnung. Auch die Liste Zu erledigen in der Übersicht zeigt wartende Anfragen.
Jede offene Anfrage zeigt Adresse, Team, wer sie gestellt hat, wann und wann sie abläuft.
Wer entscheidet
Freigeben und ablehnen können Inhaber, Administratoren, Mitglieder-Admins und Personen mit der Rolle Abrechnung. Im Enterprise-Plan außerdem eigene Rollen mit Platzanfragen entscheiden.
- Freigeben: Die Person bekommt die übliche Einladungs-E-Mail und kommt nach dem Annehmen als Mitglied ins Team. Die offene Einladung reserviert sofort einen Platz und gilt 7 Tage.
- Ablehnen: Sie können eine Notiz für die Teamleitung (freiwillig) mitgeben. Die Teamleitung sieht die Ablehnung in der App. Eine E-Mail bekommt niemand.
Zum Freigeben braucht es einen freien Platz. Mehr Plätze kommen aus Ihrem Plan, nicht aus einer Anfrage. Siehe Abrechnung und Plätze.
Wenn kein Platz frei ist
Der Abschnitt Wenn kein Platz frei ist legt fest, was passiert. Ändern können ihn nur Inhaber und Administratoren.
| Einstellung | Was passiert |
|---|---|
| Freigabe von Hand | Die Teamleitung stellt eine Anfrage. Sie wartet, bis jemand sie freigibt oder ablehnt, und läuft nach 30 Tagen ab. |
| Automatisch freigeben bis zu einer Obergrenze | Kalima gibt eine Anfrage frei, sobald ein Platz frei ist und danach nicht mehr Plätze belegt oder reserviert sind als Ihre Obergrenze (Höchstens belegte oder reservierte Plätze). Kalima prüft beim Eingang einer Anfrage, beim Speichern der Einstellung und alle sechs Stunden. Bis dahin können Sie selbst freigeben. Mehr Plätze, als der Plan hat, gibt Kalima nie frei. |
| Keine Anfragen | Die Teamleitung kann niemanden einladen, bis wieder ein Platz frei ist. Offene Anfragen bleiben stehen, bis jemand entscheidet oder sie nach 30 Tagen ablaufen. |
Verlauf
Abgeschlossen in den letzten 30 Tagen listet freigegebene, abgelehnte, zurückgezogene und abgelaufene Anfragen mit Datum und der Person, die entschieden hat. Eine offene Anfrage bewahrt Kalima höchstens 30 Tage auf, eine entschiedene noch 30 Tage nach der Entscheidung.