Richtlinien der Firma in der Kalima Console

Unter Richtlinien legen Sie fest, was für alle in Ihrer Firma gilt: wie Aufnahmen entstehen, wann sie gelöscht werden, welche KI-Funktionen Mitglieder nutzen, wie sie nach außen teilen und was sie exportieren und verbinden dürfen. Die Richtlinien gelten für die Firmenkonten Ihrer Firma. Private Kalima-Konten sind nie betroffen.

Mitglieder sehen die Regeln, die für sie gelten, in der App unter Einstellungen, Ihre Organisation.

Wer Richtlinien ändern darf

• Inhaber und Administratoren ändern jeden Abschnitt.
• Prüfer und eigene Rollen mit Richtlinien lesen sehen die Seite, ändern aber nichts.
• Im Enterprise-Plan ändert eine eigene Rolle mit Richtlinien ändern Aufnahme, KI, Export, Integrationen und das Teilen von Projekten. Löschen und Externe Freigaben ändern nur Inhaber und Administratoren.

Die Seite hat diese Abschnitte, in dieser Reihenfolge.

Aufnahme

Änderungen gelten ab der nächsten Aufnahme.

• Aufnahmehinweis vor jeder Aufnahme: Vor jeder Aufnahme sehen Mitglieder einen Hinweis und bestätigen ihn. Erst dann beginnt die Aufnahme. Das gilt in der Web-App, der Desktop-App, im Meeting-Fenster der Desktop-App und in der Handy-App. Unter Text des Hinweises schreiben Sie bei Bedarf einen eigenen Text (bis zu 500 Zeichen) und wählen Text speichern. Bleibt das Feld leer, zeigt Kalima seinen Standardtext.
• Erlaubte Quellen: Mikrofon, Systemaudio, Handy-App und Datei-Upload. Eine ausgeschaltete Quelle startet keine Aufnahme mehr; laufende Aufnahmen gehen weiter. Der Datei-Upload umfasst die App und die öffentliche API.
• Automatische Meeting-Erkennung: Ausgeschaltet bietet die Desktop-App für Online-Meetings keine Aufnahme mehr an und startet auch keine. Mitglieder starten Aufnahmen dann selbst.
• Höchstdauer einer Aufnahme: Keine Begrenzung oder eine Grenze von 15 Minuten bis 4 Stunden. Danach beendet Kalima die Aufnahme und speichert sie wie bei einem normalen Stopp. Fünf Minuten und eine Minute vorher sieht die Person einen Hinweis in der App.

Löschen

Hier stehen Aufnahmen automatisch löschen, Audio getrennt löschen und Zero Data Retention. Ändern können sie nur Inhaber und Administratoren. Erklärt sind sie unter Aufbewahrung und Legal Hold.

KI

Jede Regel hat einen Schalter und eine Auswahl unter Wie die Einstellung gilt:

• Voreinstellung: gilt für alle, die die Einstellung nicht selbst geändert haben. Mitglieder können sie in ihren Einstellungen ändern.
• Festgelegt: gilt für alle. Mitglieder sehen die Einstellung, können sie aber nicht ändern.

Externe Freigaben

Wie Mitglieder Aufnahmen außerhalb Ihrer Firma teilen. Ändern können das nur Inhaber und Administratoren. Wählen Sie zum Schluss Änderungen speichern.

• Öffentliche Links deaktivieren: sperrt Freigabelinks, die jeder ohne Anmeldung öffnen kann.
• Passwort verlangen: Links ohne Passwort lassen sich nicht öffnen.
• Ablaufdatum verlangen: Neue oder bearbeitete Links brauchen ein Ablaufdatum.
• Maximale Gültigkeit (Tage): wie weit in der Zukunft ein Link oder eine Freigabe ablaufen darf. 0 bedeutet keine Begrenzung.
• Zugelassene Einladungs-Domains: Nur diese E-Mail-Domains können eingeladen werden. Leer gelassen ist jede Domain erlaubt. Auch Gäste in Ihren Projekten brauchen dann eine Adresse aus diesen Domains.

Export

Export für Mitglieder legt fest, ob Mitglieder Transkripte im Export-Dialog der App kopieren oder herunterladen und über die API als Datei abrufen können. Ausgeschaltet bietet der Export-Dialog nichts an, und die API liefert keine Dateien. Was auf dem Bildschirm steht, lässt sich weiterhin markieren und kopieren.

Unter Erlaubte Formate wählen Sie, welche Formate angeboten werden: Für KI kopieren (Markdown), SRT-Untertitel, VTT-Untertitel, Text (TXT), JSON und Markdown-Zusammenfassung. Mindestens ein Format bleibt ausgewählt. Ist die Markdown-Zusammenfassung nicht erlaubt, senden Webhooks Zusammenfassungen ohne Text. Siehe Integrationen und Webhooks.

Integrationen

Welche Apps Mitglieder mit Kalima verbinden dürfen. Auch hier hat jede Regel Voreinstellung oder Festgelegt.

• KI-Apps und MCP: Claude, ChatGPT und andere KI-Apps über MCP verbinden. Ausgeschaltet lässt sich keine neue Verbindung herstellen, und bestehende Verbindungen bekommen keine Daten mehr. Siehe KI-Assistenten.
• Zapier und die öffentliche API: Zapier, Make und n8n verbinden und die öffentliche API nutzen. Ausgeschaltet lehnt die API jede Anfrage von Mitgliedern ab, auch über bestehende Verbindungen und API-Schlüssel. Auch die Webhooks der Firma senden dann nichts.
• API-Schlüssel: Mitglieder legen in ihren Einstellungen unter Integrationen eigene Schlüssel an. Ausgeschaltet lässt sich kein Schlüssel mehr anlegen, und bestehende Schlüssel funktionieren nicht mehr. Solange die öffentliche API aus ist, wirken API-Schlüssel ohnehin nicht.

Projekte teilen

Wie die Projekte der Firma innerhalb der Firma geteilt werden dürfen. Eine Änderung gilt für neue Freigaben; wer ein Projekt schon nutzt, behält den Zugang.

• Mit wem Projekte geteilt werden dürfen: In der ganzen Firma oder Nur mit Personen aus gemeinsamen Teams. Bei der zweiten Wahl teilt eine Person ein Projekt nur mit jemandem, mit dem sie in mindestens einem Team ist, und fügt nur Teams hinzu, in denen sie selbst ist.
• Ganze Teams zu einem Projekt hinzufügen: Eigentümer und Administratoren eines Projekts können ein ganzes Team hinzufügen. Alle, die gerade im Team sind, sehen das Projekt; wer das Team verlässt, verliert den Zugang.

Verarbeitung

Dieser Abschnitt dient nur der Information. Er gilt für alle Kunden von Kalima, ohne Einstellung:

• Server: Deutschland.
• KI-Anbieter: nur Rechenzentren in der EU, ohne Speicherung beim Anbieter.
• Spracherkennung: Live-Audio speichert der Anbieter nicht, hochgeladene Dateien löscht Kalima nach der Transkription.
• Training von KI-Modellen: nie mit Ihren Daten.

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