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Datenschutz, AVV und Informationen für den Betriebsrat

Kontaktpersonen, Annahme des AVV, Unterauftragsverarbeiter, Verschlüsselung je Firma, die Übersicht für den Betriebsrat, Firmenexport und Löschen der Firma.

Im Bereich Datenschutz finden Sie die Kontaktpersonen Ihrer Firma, den Auftragsverarbeitungsvertrag, die Liste der Unterauftragsverarbeiter und Angaben zur Verschlüsselung. Hier exportiert und löscht der Inhaber auch die Firma. Inhaber und Administratoren sehen den Bereich; Prüfer und im Enterprise-Plan eigene Rollen mit Datenschutz lesen können ihn lesen.

Die Abschnitte, der Reihe nach:

Kontaktpersonen

Tragen Sie ein, wer in Ihrer Firma für Datenschutz, IT-Sicherheit, Technik und Abrechnung zuständig ist: Name, E-Mail-Adresse und auf Wunsch eine Telefonnummer. Wählen Sie Änderungen speichern. Kalima schreibt diese Personen derzeit nicht an.

Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Der AVV nach Art. 28 DSGVO ist Teil der Nutzungsbedingungen und gilt ohne gesonderte Unterschrift. AVV lesen öffnet die aktuelle Fassung; die technischen und organisatorischen Maßnahmen sind als Anlage 2 verlinkt.

Möchten Sie die Annahme für Ihre Unterlagen festhalten, geben Sie Ihren Namen und Ihre Funktion ein, bestätigen Sie, dass Sie für die Firma handeln dürfen, und wählen Sie Annahme festhalten. Name, Funktion und Zeitpunkt werden gespeichert und erscheinen im Audit-Log. Erscheint eine neue Fassung des AVV, können Sie Erneut festhalten wählen.

Unterauftragsverarbeiter und Verarbeitungsort

Dieser Abschnitt zeigt Anlage 1 des AVV: welche Anbieter im Auftrag von Kalima Daten verarbeiten, wofür, wo und mit welcher Garantie. Vollständige Liste mit Namen und Anschriften öffnet die ganze Liste. Bevor Kalima einen Unterauftragsverarbeiter hinzunimmt oder ersetzt, schreibt Kalima den Inhabern der Kundenkonten mindestens 14 Tage vorher per E-Mail.

Verschlüsselung

Die Schlüssel der Aufnahmen Ihrer Firma sind mit einem eigenen Schlüssel der Firma verschlüsselt, der selbst nur verschlüsselt gespeichert ist. Der Abschnitt zeigt, ob dieser Schlüssel besteht, seine Version und die letzte Rotation. Wird die Firma gelöscht, vernichtet Kalima diesen Schlüssel. Die Schlüssel verwaltet Kalima.

Informationen für Ihren Betriebsrat

Übersicht öffnen zeigt ein druckbares Blatt: was die Verwaltung über Personen mit Firmenkonto sieht, wer es sieht und wie lange Kalima es aufbewahrt. Mit Drucken oder als PDF speichern geben Sie es weiter. Das Blatt behandelt unter anderem:

Was die Verwaltung nicht sieht: Titel, Audio, Transkripte und Zusammenfassungen von Aufnahmen (außer was mit ihr geteilt ist oder im Arbeitsbereich eines Teams liegt, dem sie angehört), wer eine Aufnahme gemacht hat, Zahlen zu einzelnen Personen, Redeanteile oder Ranglisten.
Was sie sieht, mit Aufbewahrungsdauer: etwa die Mitgliederliste, den Anmeldeverlauf der letzten 90 Tage, das Audit-Log, die Nutzung nach Teams und Legal Holds.
Was andere Mitglieder sehen, welche Regeln Ihre Firma festlegen kann und welche Rollen es in der Verwaltung gibt, samt Ihren eigenen Rollen.

Das Blatt beschreibt, was Kalima heute technisch tut. Es ersetzt keine Betriebsvereinbarung und keine Rechtsberatung.

Legal Hold

Inhaber sehen hier den Link Legal Holds verwalten. Siehe Aufbewahrung und Legal Hold.

Firma exportieren

Export herunterladen liefert eine ZIP-Datei mit den Verwaltungsdaten Ihrer Firma, ohne Inhalte. Herunterladen kann sie nur der Inhaber, die Console fragt vorher unter Umständen nach Ihrem zweiten Faktor, und jeder Export erscheint im Audit-Log.

Enthalten: die Mitgliederliste (Name, E-Mail, Rolle, Status, Teams), die Teams mit Kostenstellen, die eigenen Rollen mit ihren Rechten und Personen, die Richtlinien, die Anmelderegeln, bestätigte Domains, die Kontaktpersonen und die Annahme des AVV, die Zusammenfassungsvorlagen mit ihren Standards, das Audit-Log im Zeitraum Ihres Plans (bis zu 10.000 Einträge), die Live-Aufnahmezeit nach Teams wie unter Nutzung und die Rechnungsdaten.
Nicht enthalten: Transkripte, Audio, Zusammenfassungen, Titel von Aufnahmen und jede Nutzung oder Aktivität einzelner Personen.

Firma löschen

Nur der Inhaber kann die Firma löschen.

Wählen Sie Firma löschen … und tippen Sie zur Bestätigung den Namen der Firma genau so ein, wie er angezeigt wird.

Wählen Sie Löschung beantragen. Gelöscht wird noch nichts. Die Löschung beginnt frühestens 14 Tage später.

Bis dahin kann der Inhaber mit Löschung zurücknehmen abbrechen, hier oder in der Kalima-App auf der Seite Ihrer Firma.

Nach den 14 Tagen löscht Kalima alle Aufnahmen der Firma mit Transkripten, Zusammenfassungen, Freigabelinks und Audio, außerdem Projekte, Vorlagen, Vokabular, Teams, Einladungen und alle Firmenkonten. Auch das Audit-Log wird gelöscht, bis auf einen Eintrag, dass die Löschung stattgefunden hat. Danach vernichtet Kalima die Schlüssel der Firma.

Erhalten bleiben der Name der Firma sowie Rechnungen und Abrechnungsdaten, die Kalima nach § 147 AO acht Jahre aufbewahren muss. Private Konten, die Mitglied der Firma waren, bleiben bestehen und verlieren nur die Mitgliedschaft. Mit dem Antrag verlängert sich ein online gebuchter Plan nicht mehr.

Solange ein Legal Hold gilt, lässt sich die Firma nicht löschen.