Aufbewahrung, Zero Data Retention und Legal Hold
Aufnahmen der Firma oder nur ihr Audio automatisch löschen, gelöschte Aufnahmen binnen einer Minute entfernen und Aufnahmen per Legal Hold aufbewahren.
Von sich aus bleibt eine Aufnahme bestehen, bis jemand sie löscht. Kalima löscht selbst nur leere Sitzungen ohne Inhalt. In der Console können Sie Regeln ergänzen, die Aufnahmen oder ihr Audio nach einer Frist löschen, gelöschte Aufnahmen schneller entfernen und Aufnahmen für einen Rechtsstreit oder eine Prüfung aufbewahren.
Die Löschregeln stehen unter Richtlinien im Abschnitt Löschen. Ändern können sie nur Inhaber und Administratoren, und die Console fragt erneut nach Ihrem zweiten Faktor, wenn Ihre letzte Bestätigung länger als 15 Minuten zurückliegt. Eigene Rollen und die Admin-API ändern diese Regeln nie.
Aufnahmen automatisch löschen
Wählen Sie Nie oder eine Frist von 30, 90, 180 oder 365 Tagen. Kalima löscht dann jede Nacht die Aufnahmen der Firmenkonten, die vor mehr als so vielen Tagen endeten.
- Die Frist zählt ab dem Ende einer Aufnahme. Bearbeiten, Verschieben oder Teilen verlängert sie nicht.
- Eine strengere Frist beginnt 7 Tage nach dem Speichern. Bis dahin gilt die bisherige Regel, und Sie können die Änderung zurücknehmen. Bevor Sie mit Frist festlegen bestätigen, zeigt die Console, wie viele Aufnahmen die erste Nacht betreffen würde.
- Gelöschte Aufnahmen kommen in den Papierkorb und werden nach 30 Tagen endgültig entfernt, mit Zero Data Retention binnen einer Minute.
- Laufende Aufnahmen und Transkriptionen bleiben unberührt. Private Konten sind nie betroffen.
Audio getrennt löschen
Audio getrennt löschen entfernt nach 30, 90, 180 oder 365 Tagen nur das Audio. Transkript und Zusammenfassung bleiben. Voreingestellt ist Mit der Aufnahme: Das Audio bleibt, solange die Aufnahme besteht.
- Es gelten derselbe Beginn nach 7 Tagen und dieselbe Zählweise wie oben.
- Eine Kopie des Audios auf einem Gerät löscht die App, sobald die Aufnahme dort das nächste Mal geöffnet wird.
- Aufnahmen unter einem Legal Hold behalten ihr Audio.
- Kalima entfernt das Audio endgültig; es lässt sich nicht wiederherstellen.
Zero Data Retention
Ohne Zero Data Retention bewahrt Kalima gelöschte Aufnahmen noch 30 Tage auf und entfernt sie danach endgültig. Ist Zero Data Retention eingeschaltet, entfernt Kalima gelöschte Aufnahmen binnen einer Minute endgültig: Audio, Transkript, Zusammenfassungen und Suchindex. Läuft noch eine Transkription, direkt nach ihrem Ende. Wiederherstellen lässt sich dann nichts mehr.
Schalten Sie es mit Einschalten ein, wird auch alles, was in den letzten 30 Tagen gelöscht wurde, binnen weniger Stunden endgültig entfernt. Datenbank-Sicherungen werden spätestens nach 7 Tagen überschrieben.
Zum Einschalten von Zero Data Retention braucht es einen laufenden Enterprise-Plan. Ausschalten geht immer, und es bleibt eingeschaltet, wenn der Plan endet oder wechselt.
Legal Hold (Enterprise)
Ein Legal Hold bewahrt Aufnahmen für einen Rechtsstreit oder eine Prüfung auf. Solange er gilt, löscht Kalima die erfassten Aufnahmen nicht endgültig: nicht nach einer Aufbewahrungsfrist, nicht aus dem Papierkorb und nicht mit Zero Data Retention. Auch ihr Audio bleibt erhalten.
Einen Legal Hold anlegen
Was ein Legal Hold bewirkt
- Löscht jemand eine erfasste Aufnahme, verschwindet sie wie gewohnt für diese Person und alle anderen. Kalima bewahrt sie auf, bis der Legal Hold aufgehoben ist.
- Verlangt eine Person, die ein Legal Hold nennt oder deren Aufnahmen er erfasst, die Löschung ihres Kontos, wartet die Löschung, bis der Legal Hold aufgehoben ist. Die Firma lässt sich nicht löschen, solange ein Legal Hold gilt.
- Eine Aufnahme bleibt erfasst, auch wenn sie verschoben oder ihr Projekt gelöscht wird.
Was ein Legal Hold nie tut
Ein Legal Hold verschiebt, übergibt oder zeigt keine Aufnahme, auch Ihnen nicht. Die betroffenen Personen bekommen keine Nachricht.
Wer ihn anlegt und aufhebt
Nur Inhaber legen einen Legal Hold an und heben ihn auf. Die Console fragt nach dem zweiten Faktor, wenn die letzte Bestätigung länger als 15 Minuten zurückliegt. Beides steht im Audit-Log. Zum Anlegen braucht es den Enterprise-Plan; einen bestehenden Legal Hold aufheben geht immer. Nach Aufheben gelten wieder die normalen Regeln. Was eine Frist, der Papierkorb oder Zero Data Retention in der Zwischenzeit gelöscht hätte, löscht Kalima beim nächsten Durchlauf.